PAGE小學(xué)檔案日常管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等方面形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各副校長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)為：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。2.對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。3.定期審議學(xué)校檔案工作情況報(bào)告，為檔案工作提供必要的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等保障。（二）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員。檔案管理室的職責(zé)為：1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則和操作流程。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全完整。4.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、移交等工作。其職責(zé)為：1.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好本部門檔案資料的日常收集、積累工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，定期移交學(xué)校檔案管理室。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案利用工作，提供有關(guān)檔案資料的查詢線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.教育教學(xué)類包括學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材教案、教學(xué)研究、學(xué)生學(xué)籍管理、考試成績(jī)、教師業(yè)務(wù)檔案等方面形成的文件材料。各學(xué)科組、年級(jí)組、班級(jí)在教學(xué)活動(dòng)中形成的教案、試卷、學(xué)生作業(yè)等資料，由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，定期移交學(xué)校檔案管理室。4.學(xué)生管理類包括學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、畢業(yè)等學(xué)籍變動(dòng)材料，學(xué)生獎(jiǎng)懲、助學(xué)金發(fā)放、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等方面形成的文件材料。5.教師業(yè)務(wù)類包括教師個(gè)人基本情況、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、職稱評(píng)審材料、教學(xué)成果、科研論文、培訓(xùn)記錄等方面形成的文件材料。6.基建后勤類包括學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、固定資產(chǎn)管理等方面形成的文件材料。7.聲像實(shí)物類包括學(xué)校重大活動(dòng)、校園風(fēng)貌、師生風(fēng)采等方面形成的照片、錄音、錄像、實(shí)物等資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案信息。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件材料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、教師業(yè)務(wù)類、基建后勤類、聲像實(shí)物類等七大類。每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)采用年度保管期限分類號(hào)的編號(hào)方法。年度采用公元紀(jì)年，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分類號(hào)按照檔案分類方案進(jìn)行編制。例如：2023永久D1，表示2023年形成的永久保管的行政管理類檔案中的第一小類。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容聯(lián)系緊密的檔案資料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保檔案資料的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校檔案管理室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整可讀。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。4.建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全使用。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.學(xué)校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)查閱本校檔案資料的。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的借閱期限，及時(shí)提醒利用者歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)制費(fèi)用，并對(duì)復(fù)制的檔案資料進(jìn)行登記。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、拆卷等。2.未經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意，利用者不得擅自將檔案資料帶出學(xué)?；蜣D(zhuǎn)借他人。3.利用者查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。2.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、年度、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)學(xué)校現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技術(shù)，不斷提高信息化管理水平。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)更新和數(shù)據(jù)備