PAGE個人醫(yī)療檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織個人醫(yī)療檔案的管理，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，保障員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的個人醫(yī)療檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，確保個人醫(yī)療檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對員工個人醫(yī)療檔案信息予以嚴格保密，防止信息泄露。3.準確性原則：保證檔案內容真實、準確、完整，如實記錄員工的醫(yī)療信息。4.便捷性原則：在確保安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查詢、借閱等服務，滿足員工合理需求。二、檔案內容（一）基本信息包括員工姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、入職時間等。（二）健康體檢記錄1.入職體檢報告，涵蓋身體各系統(tǒng)的檢查結果，如身高、體重、血壓、血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、腎功能、血脂、血糖、心電圖、胸透等項目檢查結果。2.定期健康體檢報告，按照公司/組織規(guī)定的體檢周期進行體檢的相關報告，記錄每次體檢的身體狀況變化。（三）疾病診療記錄1.門診病歷，詳細記錄員工因疾病就診時醫(yī)生的診斷、治療方案、用藥情況、檢查檢驗結果等。2.住院病歷，包括住院病案首頁、入院記錄、病程記錄、手術記錄、麻醉記錄、出院小結等，全面反映員工住院期間的診療過程。3.特殊疾病診療記錄，如慢性?。ǜ哐獕骸⑻悄虿?、冠心病等）、重大疾?。ò┌Y、心臟病搭橋手術等）的診療情況，包括病情發(fā)展、治療措施調整等記錄。（四）疫苗接種記錄記錄員工各類疫苗的接種時間、疫苗種類、接種機構等信息。（五）過敏史記錄明確員工藥物、食物、環(huán)境等方面的過敏情況。（六）其他醫(yī)療相關記錄如職業(yè)病檢查記錄（適用于從事特定職業(yè)的員工）、康復治療記錄等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責收集員工填寫的個人醫(yī)療檔案信息表，要求員工如實填寫基本信息、既往病史、過敏史等內容。2.同時，通知新員工到指定的醫(yī)療機構進行入職體檢，并在體檢完成后及時收集體檢報告。3.將新員工填寫的信息表和體檢報告等相關資料整理后，移交至公司/組織的醫(yī)療檔案管理部門，建立個人醫(yī)療檔案。（二）在職員工檔案補充1.員工在工作期間進行定期健康體檢、疾病診療、疫苗接種后，應及時將相關報告或記錄提交至醫(yī)療檔案管理部門。2.醫(yī)療檔案管理部門負責對收到的資料進行審核，確保信息準確無誤后，更新員工個人醫(yī)療檔案。3.員工如有新增的過敏史、疾病診斷等重要醫(yī)療信息，應主動向醫(yī)療檔案管理部門報備，并提交相關證明材料，以便及時補充到檔案中。四、檔案保管（一）保管部門公司/組織設立專門的醫(yī)療檔案管理部門或指定專人負責個人醫(yī)療檔案保管工作。保管部門應具備安全、保密的檔案存放條件。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，按照員工姓名或工號順序排列，便于查找。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應安全可靠，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，對電子檔案設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。（三）保管期限1.員工在職期間，其個人醫(yī)療檔案應妥善保管。2.員工離職后，個人醫(yī)療檔案繼續(xù)保管[X]年，以滿足可能的查詢需求。保管期滿后，按照國家相關規(guī)定進行銷毀處理。（四）檔案安全與保密措施1.檔案保管場所應安裝必要的安全防護設施，如防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案安全。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管區(qū)域，檔案管理人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內容。3.對涉及員工隱私的醫(yī)療信息，如疾病診斷、治療方案等，應進行加密處理，防止信息被非法獲取。4.在檔案借閱、使用過程中，嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案使用過程中的安全和保密。五、檔案查詢與借閱（一）員工本人查詢1.員工有權查詢自己的個人醫(yī)療檔案。查詢時，應向醫(yī)療檔案管理部門提出書面申請，說明查詢目的。2.醫(yī)療檔案管理部門在收到申請后，應進行審核，確認申請符合規(guī)定后，安排專人陪同員工在指定地點進行查詢。3.員工查詢檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查詢結束后，應及時歸還檔案。（二）公司/組織內部相關部門查詢1.公司/組織內部因工作需要查詢員工個人醫(yī)療檔案的部門，如人力資源部門、安全管理部門等，應填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢內容、查詢期限等信息。2.申請表經部門負責人簽字、公司/組織主管領導審批后，提交至醫(yī)療檔案管理部門。3.醫(yī)療檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為相關部門提供必要的檔案信息，但不得提供原件，如需復印件，應按照規(guī)定進行復印并加蓋檔案管理部門印章。（三）外部機構查詢1.因司法機關、行政部門等外部機構依法需要查詢員工個人醫(yī)療檔案的，應出具相關法律文書或行政文件。2.醫(yī)療檔案管理部門在收到法律文書或行政文件后，應進行審核，確認其真實性和合法性。3.審核通過后，按照法律規(guī)定和相關部門要求，提供相應的檔案信息或協(xié)助進行查詢工作，但應嚴格控制查詢范圍和用途。（四）檔案借閱1.除上述查詢情況外，原則上不允許借閱員工個人醫(yī)療檔案。如有特殊情況確需借閱的，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經部門負責人簽字、公司/組織主管領導審批后，提交至醫(yī)療檔案管理部門。3.醫(yī)療檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等，確保檔案的完整性和安全性。六、檔案更新與維護（一）定期審核醫(yī)療檔案管理部門應定期對員工個人醫(yī)療檔案進行審核，檢查檔案內容的完整性、準確性和時效性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤或遺漏，應及時通知相關員工進行更正或補充。（二）信息變更1.員工個人基本信息、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時，應及時向人力資源部門報備，并由人力資源部門通知醫(yī)療檔案管理部門進行檔案信息更新。2.員工醫(yī)療信息發(fā)生變更，如疾病診斷變化、治療方案調整等，應在取得相關醫(yī)療證明后，及時提交至醫(yī)療檔案管理部門進行更新。（三）檔案整理與歸檔1.醫(yī)療檔案管理部門應定期對檔案進行整理，按照檔案內容的類別、時間順序等進行分類歸檔，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.對已超過保管期限或無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司/組織應建立個人醫(yī)療檔案信息系統(tǒng)，將紙質檔案中的信息進行電子化錄入，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對信息系統(tǒng)的訪問進行嚴格權限控制，只有經過授權的人員才能登錄系統(tǒng)進行操作，并記錄操作日志，以便進行審計和追溯。（三）系統(tǒng)維護與升級1.安排專人負責檔案信息系統(tǒng)的日常維護工作，及時處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)正常運行。2.根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案管理工作需要，定期對信息系統(tǒng)進行升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的適用性和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內部設立監(jiān)督機構，定期對個人醫(yī)療檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案建立與收集、保管、查詢與借閱、更新與維護等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案信息的準確性、完整性和安全性。（二）考核評價1.制定個人醫(yī)療檔案管理工作考核評價標準，對檔案管理部門及相關工作人員的工作進行考核評價。2.考核評價結果與績效掛鉤，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違反制度規(guī)定、工作失誤造成不良影響的部門和個