PAGE檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全公司檔案管理體系，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和清查，做好檔案的保管、保護(hù)和安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定為公司各部門及員工提供檔案服務(wù)，確保檔案的合理利用。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，配合綜合管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定使用檔案，并按時(shí)歸還。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料，稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、分析報(bào)告，營(yíng)銷策劃方案、活動(dòng)方案，客戶資料、銷售合同，廣告宣傳資料等。4.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度記錄，生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、記錄，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、檔案等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告，技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果，專利申請(qǐng)文件、技術(shù)合同等。6.物資采購(gòu)類：包括采購(gòu)計(jì)劃、訂單，供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同，物資驗(yàn)收記錄、庫(kù)存臺(tái)賬等。7.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量方針、目標(biāo)，質(zhì)量體系文件、認(rèn)證資料，質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，質(zhì)量事故處理記錄等。8.安全環(huán)保類：包括安全管理制度、操作規(guī)程，安全檢查記錄、隱患排查治理臺(tái)賬，環(huán)保監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境管理文件等。9.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件、合同審查記錄，合規(guī)管理制度、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，訴訟案件資料、仲裁文件等。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、重要文件的備份等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式編制，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每大類賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類：01財(cái)務(wù)審計(jì)類：02市場(chǎng)營(yíng)銷類：03生產(chǎn)管理類：04技術(shù)研發(fā)類：05物資采購(gòu)類：06質(zhì)量管理類：07安全環(huán)保類：08法務(wù)合規(guī)類：09其他類：103.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為：23010005。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循全面性、真實(shí)性和系統(tǒng)性的原則，對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等，均應(yīng)進(jìn)行收集。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案材料集中在一起。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料左側(cè)對(duì)齊，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的辦公區(qū)域，供檔案管理人員進(jìn)行檔案整理、查閱、借閱等工作，辦公區(qū)域應(yīng)與檔案庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案柜或貨架進(jìn)行存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在檔案柜或貨架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于查找和管理。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存放，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，并建立相應(yīng)的目錄清單，注明檔案的內(nèi)容、日期、來(lái)源等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司章程、制度、規(guī)定，重要會(huì)議紀(jì)要、決議，重大項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重要合同等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括一般性會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿，市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、分析報(bào)告，生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、記錄，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、檔案等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括一般性的文件材料備份，臨時(shí)性的工作計(jì)劃、總結(jié)，短期的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿，一般性的市場(chǎng)宣傳資料，臨時(shí)性的生產(chǎn)調(diào)度記錄等。（四）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷毀意見(jiàn)。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱機(jī)密檔案、重要檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否符合借閱條件。對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。逾期未歸還的，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提供單位介紹信或相關(guān)證明材料。2.公司綜合管理部門應(yīng)根據(jù)外單位的申請(qǐng)，進(jìn)行審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，外單位查閱或借閱檔案應(yīng)按照公司內(nèi)部人員查閱或借閱的規(guī)定辦理手續(xù)。3.外單位查閱或借閱檔案時(shí)，公司應(yīng)指定專人陪同，查閱或借閱人員不得擅自將檔案帶出公司。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.外單位查閱或借閱機(jī)密檔案、重要檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱或借閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次、利用效果等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按照規(guī)定報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和分析工作，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和核對(duì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（二）移交工作1.公司各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單上的檔案信息，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.檔案移交后，綜合管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，并妥善保管。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子檔案管理：建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、保管等環(huán)節(jié)的管理。電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理的責(zé)任和要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的