PAGE政府檔案保管管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案的保管管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)及所屬事業(yè)單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案保管管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)真實(shí)反映政府工作活動(dòng)的全過程，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理和保管政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便政府工作人員及社會(huì)公眾對檔案的利用。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)設(shè)置政府設(shè)立專門的檔案保管機(jī)構(gòu)，如檔案局（館），負(fù)責(zé)集中保管政府各部門的檔案。各部門應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。（二）檔案局（館）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案保管管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管政府各部門移交的檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.對政府各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.開發(fā)利用檔案資源，開展檔案編研工作，為政府決策、社會(huì)發(fā)展和公眾需求提供檔案信息服務(wù)。（三）部門檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本部門檔案保管管理的具體實(shí)施辦法，明確檔案管理工作流程和崗位職責(zé)。2.組織開展本部門檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.建立健全本部門檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全保管。4.定期對本部門檔案進(jìn)行清查核對，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。向檔案局（館）移交到期應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好交接手續(xù)。5.積極配合檔案局（館）開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，接受檔案局（館）對本部門檔案工作的考核評估。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映政府職能活動(dòng)、行政管理、社會(huì)事務(wù)管理等方面的文件材料，包括各類公文、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.政府重大決策、重要項(xiàng)目建設(shè)、重點(diǎn)工作推進(jìn)過程中形成的文件材料，如規(guī)劃方案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。涉及民生領(lǐng)域的政策文件、工作記錄、群眾來信來訪處理結(jié)果等。3.政府機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷過程中形成的文件材料，如機(jī)構(gòu)批復(fù)、人員編制文件、印章啟用和廢止文件等。4.政府工作人員在履行職責(zé)過程中形成的個(gè)人工作文件、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.政府對外交往活動(dòng)中形成的文件材料，如外事協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要、出國（境）審批文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如照片、音像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹、剪裁或偽造。對破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)載體安全。同時(shí)，應(yīng)定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)在拍攝或錄制后及時(shí)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年完成檔案的收集整理工作，并向本部門檔案管理部門移交。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的一個(gè)月內(nèi)完成收集整理，并及時(shí)移交。3.對于突發(fā)性事件形成的檔案，應(yīng)在事件處置結(jié)束后的一周內(nèi)完成收集整理，并向檔案管理部門報(bào)告。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成卷或冊。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄和元數(shù)據(jù)。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理工作流程和方法，確保整理后的檔案符合規(guī)范要求。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的內(nèi)容、編號(hào)、日期等信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.對于不同載體的檔案，應(yīng)分別進(jìn)行整理，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。4.檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案局（館）應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.各部門檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量和保管要求，設(shè)立相對獨(dú)立的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于搬運(yùn)和存放，能夠有效保護(hù)檔案的安全。3.檔案盒應(yīng)按照檔案整理分類要求進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映政府主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。5.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注。（五）檔案清查1.檔案局（館）和各部門檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、保管安全。2.清查工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。3.對于檔案的丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞政府工作中心，為政府決策、社會(huì)發(fā)展和公眾需求提供有力支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全保密，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱利用政府工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管機(jī)構(gòu)查閱。社會(huì)公眾查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱利用因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用利用者如需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案保管機(jī)構(gòu)印章，并注明出處。4.檔案編研成果利用檔案局（館）應(yīng)積極開展檔案編研工作，編輯出版檔案資料匯編、專題研究報(bào)告等編研成果，為利用者提供系統(tǒng)、全面的檔案信息服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.查閱利用手續(xù)政府工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效工作證件，填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管機(jī)構(gòu)查閱。檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。社會(huì)公眾查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有效身份證件，填寫查閱申請表，并按照規(guī)定繳納查閱費(fèi)用。檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)審核查閱申請表和身份證件，符合條件的，辦理查閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全。2.借閱利用手續(xù)借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容和范圍、借閱期限等信息，經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，并由借閱人和檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員簽字確認(rèn)。檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并對借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對。借閱期限屆滿，利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用手續(xù)利用者如需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制目的、內(nèi)容和范圍、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制申請表應(yīng)包括復(fù)制人姓名、單位、聯(lián)系方式、復(fù)制檔案名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并由復(fù)制人和檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員簽字確認(rèn)。檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)按照復(fù)制申請表的要求，對復(fù)制檔案進(jìn)行審核、登記，并按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案保管機(jī)構(gòu)印章，并注明出處。復(fù)制費(fèi)用應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定收取。（四）利用監(jiān)督1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督制度，對檔案利用過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。2.檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用現(xiàn)場的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正利用過程中存在的問題。3.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)制止，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織檔案局（館）應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組由檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。各部門檔案管理部門可根據(jù)本部門實(shí)際情況，成立檔案鑒定工作小組或指定專人負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管價(jià)值，包括對政府工作的查考利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值、憑證價(jià)值等。3.檔案的保管期限是否到期，是否符合相關(guān)規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、利用情況等因素，綜合分析判斷檔案的保管價(jià)值。3.專家論證法對于涉及重要領(lǐng)域、重大事件的檔案，可邀請相關(guān)專家進(jìn)行論證，確定其保管價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限及銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清冊應(yīng)報(bào)檔案局（館）或本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用效率，為政府工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.檔案局（館）和各部門應(yīng)配備必要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端等，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案數(shù)字化加工場所，配備數(shù)字化加工設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音錄像設(shè)備等，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。3.加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)管理，定期進(jìn)行檢查、維修和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案數(shù)字化1.按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤，圖像清晰、完整，元數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。3.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系，對數(shù)字化過程進(jìn)行全程質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（四）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.檔案局（館）應(yīng)建立檔案綜合管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理上傳、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定銷毀等全過程的信息化管理。2.各部門檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際情況，建立本部門的檔案管理信息系統(tǒng)，并與檔案局（館）的檔案綜合管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管