PAGE學(xué)校檔案閉關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則。應(yīng)確保檔案材料的齊全完整，全面反映學(xué)校工作的歷史面貌。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實體安全和信息安全。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極為學(xué)校各項工作提供檔案信息支持。5.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.負責對學(xué)校各部門、各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負責本部門、本單位各類檔案的收集、整理、初步分類，并定期向?qū)W校綜合檔案室移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、本單位檔案工作的日常管理，確保檔案工作的順利開展。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、黨員名冊、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作的各類文件、會議紀要、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、機構(gòu)設(shè)置與人員任免文件等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料、實習(xí)實訓(xùn)材料等。4.科學(xué)研究類：科研項目申報書、研究報告、論文著作、科研成果鑒定材料等。5.學(xué)生工作類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)檔案、物資設(shè)備采購與管理檔案等。8.外事工作類：外事活動文件、協(xié)議合同、外賓來訪記錄等。9.其他類：學(xué)校舉辦的各類重大活動檔案、校友檔案等。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料進行整理，按照檔案分類方案進行分類，確保文件材料齊全、完整、準確。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張優(yōu)良，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。如有破損應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進行排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.各部門、各單位應(yīng)定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機構(gòu)保管期限分類法。1.年度：按照文件形成的年度進行分類。2.機構(gòu)：按照學(xué)校內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類，同一機構(gòu)形成的文件集中在一起。3.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以學(xué)校為一個全宗，將學(xué)校各部門、各單位形成的檔案進行區(qū)分。2.分類：按照年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。3.排列：在每一類目內(nèi)，按照文件的時間順序或重要程度進行排列。4.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性。5.編目：編制卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄等檢索工具。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案的存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，標識清晰。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案的清點與檢查1.定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，如有無破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度。2.服務(wù)學(xué)校工作原則。檔案利用應(yīng)緊密圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作，為學(xué)校各項決策提供依據(jù)和支持。3.方便利用原則。簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.教職員工因教學(xué)、科研、個人工作等需要查閱檔案。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、成績查詢、就業(yè)等需要查閱檔案。4.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)查閱檔案，利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。2.校外單位查閱檔案，應(yīng)提前向?qū)W校綜合檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱檔案，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。（四）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案復(fù)制應(yīng)使用符合檔案保護要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋學(xué)校綜合檔案室檔案復(fù)制專用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定，確保檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立學(xué)校檔案鑒定工作小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，綜合檔案室負責人及相關(guān)部門負責人為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對每份檔案進行逐件審查，分析其保存價值。2.綜合分析。結(jié)合學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作重點、歷史沿革等因素，對檔案進行綜合分析，確定其保存價值。（四）鑒定標準1.永久保存的檔案：反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保存的檔案：在相當長的時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案。3.短期保存的檔案：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明，并永久保存檔案銷毀清冊。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)校各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機制，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和準確性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行分類存儲，