PAGE機(jī)關(guān)檔案管理制度分析一、總則（一）目的本機(jī)關(guān)檔案管理制度旨在加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國(guó)家和機(jī)關(guān)的安全與利益。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)公眾提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是機(jī)關(guān)檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷(xiāo)毀和處置工作。3.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)檔案管理人員各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)整理，定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)檔案的收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件，如黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)召開(kāi)的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本機(jī)關(guān)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、調(diào)查研究報(bào)告等。5.本機(jī)關(guān)的人事檔案，包括干部任免、考核獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等方面材料。6.本機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.本機(jī)關(guān)的基建檔案，包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。8.本機(jī)關(guān)的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等方面的文件材料。9.本機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。1室的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等方面的文件材料。9.本機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案損失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。整理工作應(yīng)按照以下原則進(jìn)行：1.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)。2.同一事由的文件材料應(yīng)集中整理，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。3.按照文件材料的重要程度和保存價(jià)值進(jìn)行排列，便于查閱和利用。4.編制清晰、準(zhǔn)確的檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，為檔案檢索提供便利。（四）整理方法1.分類(lèi)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。年度分類(lèi)以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能進(jìn)行分類(lèi)；保管期限分類(lèi)按照檔案的保存價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.編號(hào)對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。案卷編號(hào)采用年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）+流水號(hào)的方式，卷內(nèi)文件編號(hào)采用順序號(hào)的方式。3.編目編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄應(yīng)包括案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、備份等功能。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，一般為每月或每季度備份一次。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）實(shí)物檔案保管1.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)登記，建立實(shí)物檔案臺(tái)賬，記錄實(shí)物檔案的名稱(chēng)、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等信息。2.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的陳列室或庫(kù)房?jī)?nèi)，陳列室或庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保實(shí)物檔案不受損壞。3.定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)實(shí)物檔案有損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀(guān)公正、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，準(zhǔn)確判定檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來(lái)源、作用和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合檔案的實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。3.征求機(jī)關(guān)各部門(mén)及相關(guān)人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀(guān)性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案鑒定小組編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。3.按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和指標(biāo)體系，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和可比性。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，通過(guò)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立健全檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱的范圍、程序和要求。機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.綜合檔案室應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員