PAGE農(nóng)村公墓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村公墓檔案管理，確保公墓檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公墓建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)所有農(nóng)村公墓的檔案管理工作，包括公墓規(guī)劃建設(shè)、墓穴管理、祭祀活動(dòng)、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)村公墓檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公墓管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善農(nóng)村公墓檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)農(nóng)村公墓檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公墓管理決策、社會(huì)服務(wù)等提供檔案信息支持。5.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在公墓管理工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交檔案管理部門集中保管。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，按照要求及時(shí)歸檔，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公墓規(guī)劃建設(shè)方面包括公墓選址意見書、土地使用證、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、建設(shè)工程許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.墓穴管理方面墓穴銷售合同、墓穴使用證、墓位變更記錄、墓穴維護(hù)記錄等。3.祭祀活動(dòng)方面祭祀活動(dòng)方案、祭祀人員登記、祭祀用品管理記錄、祭祀期間安全保障記錄等。4.財(cái)務(wù)管理方面財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、收費(fèi)憑證、賬目明細(xì)、審計(jì)報(bào)告等。5.其他方面與農(nóng)村公墓管理相關(guān)的政策文件、會(huì)議記錄、工作總結(jié)、信訪處理記錄、媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將農(nóng)村公墓檔案分為規(guī)劃建設(shè)類、墓穴管理類、祭祀活動(dòng)類、財(cái)務(wù)管理類、綜合管理類等五大類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，規(guī)劃建設(shè)類檔案編號(hào)為“GHJSXXXX”，其中“GHJS”表示規(guī)劃建設(shè)類，“XXXX”為順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管涉及公墓規(guī)劃建設(shè)、土地使用、重大財(cái)務(wù)決策等重要文件材料，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他文件材料根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限為30年或10年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善存放。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.優(yōu)先滿足公墓管理決策、社會(huì)服務(wù)等工作需要，為解決實(shí)際問題提供檔案支持。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.復(fù)制對(duì)確需復(fù)制的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可出具檔案證明，證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.使用完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存意義，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。（二）銷毀程序1.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立農(nóng)村公墓檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公墓管理部門、相關(guān)單位和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類編號(hào)順序錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案目錄、保管期限、密級(jí)等信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等安全技術(shù)措施，保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致檔案信息損壞。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問范圍，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立農(nóng)村公墓檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督，定期開展自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案管理工作流程的落實(shí)情況，是否存在檔案積壓、丟失、泄密等問題。3.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，是否具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門