PAGE職業(yè)健康檔案保存制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)健康檔案管理，確保員工職業(yè)健康信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效預(yù)防、控制和消除職業(yè)病危害，保障員工的職業(yè)健康權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有員工職業(yè)健康檔案的建立、保存、使用、更新及銷毀等管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)職業(yè)健康管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：職業(yè)健康檔案應(yīng)如實記錄員工的職業(yè)健康狀況、職業(yè)病危害接觸史、健康檢查結(jié)果等信息，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.安全保密原則：妥善保管職業(yè)健康檔案，防止信息泄露，保護員工的隱私和個人信息安全。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工職業(yè)健康狀況的變化和公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的調(diào)整，及時更新職業(yè)健康檔案信息，實現(xiàn)動態(tài)管理。二、職業(yè)健康檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.職業(yè)信息：所在部門、崗位、工種、入職時間、從事接觸職業(yè)病危害作業(yè)情況等。（二）職業(yè)健康監(jiān)護檔案1.上崗前職業(yè)健康檢查報告：記錄員工上崗前的健康檢查結(jié)果，包括各項生理指標(biāo)、職業(yè)病相關(guān)檢查項目等，以確定員工上崗時的健康狀況，為后續(xù)健康監(jiān)護提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.在崗期間定期職業(yè)健康檢查報告：按照國家規(guī)定的周期，對接觸職業(yè)病危害因素的員工進(jìn)行定期健康檢查，詳細(xì)記錄每次檢查的結(jié)果，包括癥狀詢問、體格檢查、實驗室檢查等各項內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)明確記錄異常指標(biāo)及相關(guān)診斷結(jié)論。3.離崗時職業(yè)健康檢查報告：員工離職時進(jìn)行的職業(yè)健康檢查報告，用于評估員工在離職時的健康狀況，判斷是否存在與職業(yè)接觸相關(guān)的健康損害。4.應(yīng)急職業(yè)健康檢查報告：當(dāng)員工在工作中遭受急性職業(yè)病危害事故或疑似職業(yè)病危害事故時，及時安排應(yīng)急職業(yè)健康檢查，并記錄檢查結(jié)果。（三）職業(yè)病診斷與鑒定資料1.職業(yè)病診斷證明書：若員工被診斷為職業(yè)病，應(yīng)保存職業(yè)病診斷機構(gòu)出具的診斷證明書原件及相關(guān)診斷資料，包括診斷過程中涉及的各項檢查報告、專家會診意見等。2.職業(yè)病鑒定申請書及鑒定結(jié)果：員工或用人單位對職業(yè)病診斷結(jié)果有異議時，申請職業(yè)病鑒定的相關(guān)資料，包括鑒定申請書、提交的證據(jù)材料、鑒定機構(gòu)出具的鑒定結(jié)論等。（四）職業(yè)健康培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)計劃：公司制定的年度職業(yè)健康培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、時間安排等。2.培訓(xùn)教材：用于職業(yè)健康培訓(xùn)的教材、講義、課件等資料。3.培訓(xùn)簽到表：記錄每次培訓(xùn)的參加人員名單，確保培訓(xùn)覆蓋應(yīng)參加的員工范圍。4.培訓(xùn)考核記錄：對員工職業(yè)健康培訓(xùn)效果進(jìn)行考核的記錄，包括考核方式、考核題目、成績等，以評估員工對職業(yè)健康知識和技能的掌握程度。（五）職業(yè)健康宣傳教育資料1.宣傳海報、手冊：公司制作的職業(yè)健康宣傳海報、宣傳手冊等資料，內(nèi)容涵蓋職業(yè)病防治知識、職業(yè)健康保護措施、個人防護用品使用方法等，用于向員工普及職業(yè)健康知識。2.宣傳活動記錄：組織職業(yè)健康宣傳活動的相關(guān)記錄，如活動時間、地點、參與人員、活動形式、活動效果評估等，以展示公司在職業(yè)健康宣傳教育方面的工作成效。（六）職業(yè)健康防護用品配備與使用記錄1.防護用品配備清單：詳細(xì)記錄為員工配備的各類職業(yè)健康防護用品的名稱、型號、數(shù)量、發(fā)放時間等信息。2.使用記錄：員工領(lǐng)用職業(yè)健康防護用品后的使用記錄，包括領(lǐng)用日期、使用期限、使用情況反饋等，以監(jiān)督防護用品的正確使用。（七）職業(yè)健康管理相關(guān)文件與記錄1.職業(yè)健康管理制度：公司制定的職業(yè)健康管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件，明確職業(yè)健康管理的各項要求和工作流程。2.職業(yè)健康管理工作記錄：如職業(yè)健康檢查組織安排記錄、職業(yè)病危害因素監(jiān)測與評價記錄、職業(yè)健康管理工作會議記錄等，反映公司職業(yè)健康管理工作的開展情況。三、職業(yè)健康檔案的建立與歸檔（一）建立流程1.信息收集：人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工基本信息，安全管理部門負(fù)責(zé)收集員工職業(yè)信息及接觸職業(yè)病危害因素相關(guān)情況。職業(yè)健康管理部門組織開展職業(yè)健康檢查工作，并負(fù)責(zé)收集檢查報告等相關(guān)資料。2.資料整理：各相關(guān)部門將收集到的資料進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。職業(yè)健康管理部門對整理后的資料進(jìn)行審核，剔除不符合要求的信息，并補充完善缺失的內(nèi)容。3.檔案錄入：將整理好的職業(yè)健康檔案信息錄入電子管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時，按照檔案管理要求，將紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立紙質(zhì)檔案。（二）歸檔要求1.分類歸檔：職業(yè)健康檔案應(yīng)按照員工基本信息、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病診斷與鑒定資料、職業(yè)健康培訓(xùn)記錄、職業(yè)健康宣傳教育資料、職業(yè)健康防護用品配備與使用記錄、職業(yè)健康管理相關(guān)文件與記錄等類別進(jìn)行分類歸檔，便于查找和管理。2.編號管理：為每份職業(yè)健康檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號等信息，確保檔案編號的系統(tǒng)性和規(guī)范性。例如，員工基本信息檔案編號為“JBG[年份][順序號]”，職業(yè)健康監(jiān)護檔案編號為“JHJ[年份][順序號]”等。3.標(biāo)識清晰：在紙質(zhì)檔案封面和電子檔案目錄中，應(yīng)明確標(biāo)注檔案的類別、員工姓名、檔案編號、建檔日期等關(guān)鍵信息，以便快速識別和查閱。四、職業(yè)健康檔案的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的職業(yè)健康檔案檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)職業(yè)健康檔案進(jìn)行妥善保管。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案：采用安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，對職業(yè)健康檔案進(jìn)行電子存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案。（二）保存期限1.員工離職后：員工離職后，其職業(yè)健康檔案應(yīng)繼續(xù)保存[X]年。在保存期限內(nèi)，如遇勞動糾紛、職業(yè)病診斷與鑒定等情況，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求提供檔案資料。2.職業(yè)病患者：對于被診斷為職業(yè)病的員工，其職業(yè)健康檔案應(yīng)永久保存。（三）檔案保管人員職責(zé)1.檔案接收與登記：負(fù)責(zé)接收各部門移交的職業(yè)健康檔案資料，對檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行核對，并做好詳細(xì)的登記工作。2.檔案整理與歸檔：按照檔案管理要求，對接收的檔案資料進(jìn)行分類整理、編號裝訂，及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子管理系統(tǒng)中。3.檔案保管與維護：定期檢查紙質(zhì)檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失；對電子檔案進(jìn)行定期維護，檢查數(shù)據(jù)的完整性和安全性，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況。4.檔案查閱與借閱管理：嚴(yán)格按照檔案查閱與借閱制度，為授權(quán)人員提供檔案查閱和借閱服務(wù)，并做好記錄。對查閱和借閱后的檔案進(jìn)行及時歸還和清點，確保檔案的安全。5.檔案銷毀管理：按照檔案銷毀制度，對達(dá)到銷毀期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好銷毀記錄。五、職業(yè)健康檔案的使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱職業(yè)健康檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)健康檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至職業(yè)健康管理部門。職業(yè)健康管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。2.外部查閱：因勞動糾紛、職業(yè)病診斷與鑒定、政府部門監(jiān)管檢查等特殊情況需要向公司外部提供職業(yè)健康檔案資料的，應(yīng)按照法律法規(guī)要求，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)對提供的檔案資料進(jìn)行審核和整理，確保提供的資料符合要求且不涉及員工隱私和公司商業(yè)機密。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱職業(yè)健康檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)健康檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案保管人員應(yīng)對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）使用記錄與跟蹤1.使用記錄：對每次職業(yè)健康檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時間、人員、內(nèi)容、用途等信息，以便對檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.跟蹤管理：職業(yè)健康管理部門應(yīng)定期對檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解查閱和借閱檔案的部門或人員是否按照規(guī)定使用檔案，是否存在違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行糾正，并記錄處理情況。六、職業(yè)健康檔案的更新與維護（一）定期更新1.健康檢查結(jié)果更新：根據(jù)員工在崗期間定期職業(yè)健康檢查結(jié)果，及時更新職業(yè)健康監(jiān)護檔案中的相關(guān)信息。如發(fā)現(xiàn)員工健康狀況發(fā)生變化，應(yīng)詳細(xì)記錄變化情況及相關(guān)診斷結(jié)論，并將更新后的檔案資料及時歸檔。2.職業(yè)信息更新：隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的調(diào)整和員工崗位變動，及時更新員工職業(yè)信息，包括所在部門、崗位、工種、從事接觸職業(yè)病危害作業(yè)情況等，確保職業(yè)健康檔案信息與員工實際情況相符。3.管理制度與文件更新：當(dāng)公司職業(yè)健康管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件發(fā)生修訂時，及時將修訂后的文件納入職業(yè)健康檔案，并對相關(guān)記錄進(jìn)行更新，以保證檔案內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。（二）動態(tài)維護1.日常管理維護：檔案保管人員應(yīng)定期對職業(yè)健康檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換；對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和清理，保證數(shù)據(jù)的安全和可用。2.信息溝通與協(xié)調(diào)：職業(yè)健康管理部門應(yīng)加強與各部門之間的信息溝通與協(xié)調(diào)，及時了解員工職業(yè)健康狀況的變化和公司職業(yè)健康管理工作的進(jìn)展情況，以便及時更新和維護職業(yè)健康檔案。例如，安全管理部門在日常檢查中發(fā)現(xiàn)員工接觸職業(yè)病危害因素的情況發(fā)生變化時，應(yīng)及時通知職業(yè)健康管理部門進(jìn)行檔案信息更新。3.數(shù)據(jù)分析與利用：定期對職業(yè)健康檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解員工職業(yè)健康狀況的總體趨勢、職業(yè)病危害因素的接觸情況及對員工健康的影響等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)職業(yè)健康管理工作中存在的問題和不足，為制定針對性的職業(yè)健康管理措施提供依據(jù)，實現(xiàn)職業(yè)健康檔案的動態(tài)維護和有效利用。七、職業(yè)健康檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保存期限屆滿：對于保存期限已滿且無繼續(xù)保存價值的職業(yè)健康檔案，經(jīng)檔案保管人員核對無誤后，可提出銷毀申請。2.檔案損壞或遺失：因不可抗力等原因?qū)е侣殬I(yè)健康檔案損壞無法修復(fù)，或檔案遺失且無法找回的，經(jīng)相關(guān)部門核實后，可對該部分檔案進(jìn)行銷毀處理。3.法律法規(guī)允許銷毀：根據(jù)國家法律法規(guī)規(guī)定，某些職業(yè)健康檔案資料在特定情況下可以進(jìn)行銷毀的，按照規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。（二）銷毀程序1.鑒定申請：檔案保管人員填寫《職業(yè)健康檔案銷毀鑒定申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，提交至職業(yè)健康管理部門。2.鑒定審核：職業(yè)健康管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，審核檔案是否符合銷毀條件。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保存期限、重要性、涉及員工隱私等因素進(jìn)行綜合評估，確保銷毀檔案不會對公司和員工造成不利影響。3.審批備案：經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，由職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將銷毀檔案的相關(guān)信息進(jìn)行備案，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。4.銷毀實施：按照審批確定的銷毀方式，對職業(yè)健康檔案進(jìn)行銷毀處理。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對