PAGE監(jiān)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)管檔案管理，確保監(jiān)管檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮監(jiān)管檔案在公司運(yùn)營管理、風(fēng)險防控及合規(guī)經(jīng)營中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在監(jiān)管活動中形成的各類檔案，包括但不限于監(jiān)管部門來文、公司上報監(jiān)管機(jī)構(gòu)的各類報告、與監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通交流的記錄、監(jiān)管檢查相關(guān)資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的監(jiān)管檔案管理崗位，負(fù)責(zé)監(jiān)管檔案的集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則監(jiān)管檔案應(yīng)如實(shí)反映公司與監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)往來和監(jiān)管活動全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理監(jiān)管活動中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息及監(jiān)管工作秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善監(jiān)管檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)監(jiān)管檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂和保管工作。3.建立監(jiān)管檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.定期對監(jiān)管檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向監(jiān)管機(jī)構(gòu)或其他有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門監(jiān)管檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門對接，按照檔案管理要求及時移交檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.在日常工作中嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門涉及監(jiān)管的文件資料，防止丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定用途使用檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家檔案管理法律法規(guī)和公司監(jiān)管檔案管理制度，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案信息安全。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)管機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類政策文件、通知、公告等。2.公司上報監(jiān)管機(jī)構(gòu)的年度報告、中期報告、專項(xiàng)報告、整改報告等。3.與監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通交流的會議紀(jì)要、工作函件、電話記錄等。4.監(jiān)管檢查過程中形成的檢查通知、檢查底稿、整改通知書、處罰決定書等相關(guān)資料。5.公司內(nèi)部針對監(jiān)管要求開展的自查自糾報告、風(fēng)險評估報告等。6.其他與監(jiān)管活動相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)管檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對于監(jiān)管機(jī)構(gòu)來文，應(yīng)及時簽收、登記，并按照文件要求進(jìn)行處理。3.公司對外報送文件時，應(yīng)留存底稿，并在文件發(fā)出后及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門。4.涉及監(jiān)管活動的會議、培訓(xùn)等，應(yīng)安排專人做好記錄，并在活動結(jié)束后及時整理形成會議紀(jì)要或培訓(xùn)總結(jié)，移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類監(jiān)管檔案按照監(jiān)管機(jī)構(gòu)類別、文件類型、時間順序等進(jìn)行分類。具體分類如下：監(jiān)管機(jī)構(gòu)類別：分為國家監(jiān)管機(jī)構(gòu)、地方監(jiān)管機(jī)構(gòu)等。文件類型：分為政策法規(guī)類、報告類、函件類、檢查類等。時間順序：按照文件形成時間先后進(jìn)行排列。2.編號對每份監(jiān)管檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號格式可采用“年份+機(jī)構(gòu)代碼+文件類別代碼+流水號”，例如：2023GJBG001，表示2023年國家監(jiān)管機(jī)構(gòu)的報告類文件，流水號為001。3.編目編制監(jiān)管檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。通過編目，方便檔案的查詢和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的完整性。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對監(jiān)管檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）保管期限監(jiān)管檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，分為永久、定期兩種。具體保管期限如下：1.永久保管公司上報監(jiān)管機(jī)構(gòu)的年度報告、中期報告等重要報告。監(jiān)管機(jī)構(gòu)作出的重大處罰決定書、整改通知書等涉及公司重大利益和合規(guī)風(fēng)險的文件。其他對公司具有長期保存價值的監(jiān)管檔案。2.定期保管定期保管期限分為3年、5年、10年。一般的監(jiān)管來文、內(nèi)部自查報告等保管期限為3年。公司與監(jiān)管機(jī)構(gòu)日常溝通的函件、會議紀(jì)要等保管期限為5年。監(jiān)管檢查底稿等資料保管期限為不少于10年。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對監(jiān)管檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、完整性等。清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不完整等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及改進(jìn)措施等。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)管檔案，應(yīng)填寫《監(jiān)管檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱監(jiān)管檔案，需持有單位介紹信，并填寫《監(jiān)管檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因工作需要借閱監(jiān)管檔案，應(yīng)填寫《監(jiān)管檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（二）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制監(jiān)管檔案，應(yīng)填寫《監(jiān)管檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制完成后，檔案管理部門應(yīng)在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人姓名。3.外單位人員如需復(fù)制監(jiān)管檔案，按照查閱檔案的審批程序辦理審批手續(xù)后，由檔案管理部門代為復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司監(jiān)管檔案管理實(shí)際情況，對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期滿的監(jiān)管檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)從檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于涉及公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、關(guān)鍵決策等具有重要參考價值的檔案，應(yīng)予以保留；對于已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見。3.鑒定小組應(yīng)填寫《監(jiān)管檔案鑒定意見書》，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《監(jiān)管檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人