PAGE特藏檔案接待制度一、總則（一）目的特藏檔案作為本公司/組織極具價(jià)值的重要資產(chǎn)，承載著豐富的歷史信息、關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及機(jī)密資料。為了規(guī)范特藏檔案接待工作，確保檔案的安全與完整，保障接待工作的有序進(jìn)行，同時(shí)滿足合法合規(guī)的查閱、利用需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有涉及特藏檔案接待工作的部門、人員以及外部來訪單位或個(gè)人。（三）基本原則1.安全保密原則特藏檔案的安全與保密是接待工作的首要任務(wù)。接待過程中，必須采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。2.合法合規(guī)原則接待工作要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案的查閱、利用活動(dòng)合法合規(guī)。3.規(guī)范有序原則制定標(biāo)準(zhǔn)化的接待流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)與操作要求，使接待工作規(guī)范、有序地開展。4.服務(wù)至上原則在確保安全保密和規(guī)范操作的前提下，為合法合規(guī)的利用需求提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足來訪人員的合理訴求。二、接待準(zhǔn)備（一）預(yù)約登記1.外部單位或個(gè)人如需查閱特藏檔案，應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日通過書面、郵件或電話等方式向本公司/組織的檔案管理部門提出預(yù)約申請(qǐng)。預(yù)約申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明查閱目的、所需檔案清單、查閱時(shí)間、查閱人數(shù)等信息。2.檔案管理部門收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的的合法性、所需檔案的相關(guān)性、查閱時(shí)間的合理性等。對(duì)于符合要求的預(yù)約申請(qǐng)，予以受理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)，確認(rèn)預(yù)約成功；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)說明原因并拒絕受理。3.建立預(yù)約登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄預(yù)約申請(qǐng)的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)人、查閱目的、預(yù)約時(shí)間、檔案清單等，以便跟蹤和管理。（二）人員審查1.對(duì)于預(yù)約成功的外部來訪人員，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行人員審查。審查內(nèi)容包括身份信息、工作單位背景、查閱目的的真實(shí)性等。2.要求來訪人員提供有效身份證件、單位介紹信等證明材料。對(duì)于涉及敏感領(lǐng)域或重要檔案查閱的，還需進(jìn)行更嚴(yán)格的背景調(diào)查，確保來訪人員具備合法的查閱資格。3.如發(fā)現(xiàn)來訪人員存在身份不明、查閱目的可疑或可能存在安全風(fēng)險(xiǎn)等情況，應(yīng)拒絕其查閱申請(qǐng)，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（三）場(chǎng)地安排1.根據(jù)查閱檔案的數(shù)量、類型以及來訪人員的規(guī)模，合理安排專門的接待場(chǎng)地。接待場(chǎng)地應(yīng)具備良好的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機(jī)等，方便來訪人員進(jìn)行查閱工作。同時(shí)，要提供舒適、整潔的環(huán)境，保障來訪人員的基本需求。3.提前對(duì)接待場(chǎng)地進(jìn)行清潔和整理，確保場(chǎng)地內(nèi)無雜物、無灰塵，檔案存放區(qū)域整潔有序，便于來訪人員查閱。（四）檔案準(zhǔn)備1.根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)中列出的檔案清單，檔案管理部門提前做好檔案的調(diào)閱準(zhǔn)備工作。調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)遵循檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于需要臨時(shí)整理或修復(fù)的檔案，應(yīng)提前安排專業(yè)人員進(jìn)行處理，確保檔案在接待過程中能夠順利提供查閱。同時(shí)，要對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防萬一。3.將準(zhǔn)備好的檔案妥善存放于接待場(chǎng)地的專門檔案柜中，并做好標(biāo)識(shí)，便于來訪人員快速查找。三、接待流程（一）接待簽到與身份核實(shí)1.來訪人員到達(dá)接待場(chǎng)地后，首先在接待處進(jìn)行簽到登記。簽到內(nèi)容包括姓名、單位、預(yù)約時(shí)間、查閱檔案清單等。2.接待人員核對(duì)來訪人員的有效身份證件、單位介紹信等證明材料，與預(yù)約登記信息進(jìn)行比對(duì)，確認(rèn)來訪人員身份無誤。3.為來訪人員發(fā)放臨時(shí)出入證或胸牌，注明來訪人員姓名、單位、查閱期限等信息，以便在接待場(chǎng)地內(nèi)進(jìn)行識(shí)別和管理。（二）查閱指導(dǎo)與監(jiān)督1.接待人員向來訪人員介紹接待場(chǎng)地的使用規(guī)則、安全注意事項(xiàng)以及檔案查閱的相關(guān)流程和要求。2.在來訪人員查閱檔案過程中，接待人員應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保其按照規(guī)定的方式和要求查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案或在檔案上做標(biāo)記等。3.如來訪人員在查閱過程中遇到問題或需要幫助，接待人員應(yīng)及時(shí)提供指導(dǎo)和協(xié)助，解答疑問，確保查閱工作順利進(jìn)行。（三）檔案查閱與使用1.來訪人員只能在規(guī)定的接待場(chǎng)地內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出接待場(chǎng)地。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向接待人員提出申請(qǐng)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及機(jī)密或重要信息的檔案，嚴(yán)格限制復(fù)印、拍照或摘錄的范圍和內(nèi)容，并要求來訪人員簽署保密承諾書，承諾對(duì)查閱過程中獲取的信息予以保密，不得泄露給任何第三方。3.來訪人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上亂寫亂畫、折疊、污損等。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案整理歸位，保持檔案的整齊和完好。（四）歸還與注銷1.查閱工作結(jié)束后，來訪人員應(yīng)將查閱的檔案全部歸還接待人員。接待人員核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等信息無誤后，在檔案歸還登記表上簽字確認(rèn)。2.收回來訪人員的臨時(shí)出入證或胸牌，并進(jìn)行注銷登記。3.清理接待場(chǎng)地，確保場(chǎng)地內(nèi)無遺留檔案、無雜物，恢復(fù)到接待前的狀態(tài)。四、安全保密措施（一）人員管理1.對(duì)接待工作人員進(jìn)行定期的安全保密培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和保密技能，使其熟悉特藏檔案接待工作中的安全保密要求和操作流程。2.要求接待工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在接待工作中的保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.限制接待場(chǎng)地內(nèi)的人員數(shù)量，除來訪人員和必要的接待工作人員外，其他無關(guān)人員不得進(jìn)入接待場(chǎng)地。（二）環(huán)境安全1.接待場(chǎng)地應(yīng)安裝完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，并確保其正常運(yùn)行。2.定期對(duì)接待場(chǎng)地進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、電氣設(shè)備檢查、門窗防護(hù)檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對(duì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行特殊防護(hù)，如設(shè)置專門的檔案柜、配備防潮防蟲設(shè)備等，確保檔案保存環(huán)境適宜。（三）信息保密1.嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍，除經(jīng)過合法審批的查閱、利用需求外，不得向任何單位或個(gè)人泄露特藏檔案的內(nèi)容。2.對(duì)接待過程中涉及的檔案查閱情況、來訪人員信息等進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得隨意透露給無關(guān)人員。3.在檔案查閱、復(fù)印、拍照等環(huán)節(jié)，采取必要的技術(shù)手段進(jìn)行信息加密和保護(hù)，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。（四）應(yīng)急處理1.制定特藏檔案接待工作的應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事故、信息泄露等緊急情況時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高接待工作人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力和應(yīng)急處理水平。3.一旦發(fā)生緊急情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失和影響，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)特藏檔案接待工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查接待工作的執(zhí)行情況，包括預(yù)約登記、人員審查、接待流程、安全保密措施等方面。2.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息，以便跟蹤和管理。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)部門的外部監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供特藏檔案接待工作的相關(guān)資料和情況。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督檢查部門。（三）考核機(jī)制1.建立特藏檔案接待工作考核機(jī)制，將接待工作的各項(xiàng)指標(biāo)納入績(jī)效考核體系，對(duì)接待工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括預(yù)約登記的準(zhǔn)確性、人員審查的嚴(yán)格性、接待流程的規(guī)范性、安全保密措施的落實(shí)情況、服務(wù)質(zhì)量等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的接待工作人員進(jìn)行