PAGE機(jī)關(guān)單位檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)單位各部門形成的各類檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)單位的檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)單位的工作活動(dòng)和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理機(jī)關(guān)單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案保管條件，提高檔案檢索效率，便于機(jī)關(guān)單位工作人員和社會(huì)各界依法利用檔案。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位檔案的集中保管、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。檔案管理部門應(yīng)具備必要的辦公場(chǎng)所、檔案庫(kù)房、防護(hù)設(shè)備和信息管理系統(tǒng)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理檔案的破損、變質(zhì)等問(wèn)題。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的安全。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為機(jī)關(guān)單位的決策和工作提供依據(jù)。7.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)單位各部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，及時(shí)收集在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括但不限于以下類別：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)文件：本機(jī)關(guān)形成的各類公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件：下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.會(huì)議文件：本機(jī)關(guān)召開(kāi)的各類會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。5.業(yè)務(wù)文件：本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、技術(shù)資料、圖紙、圖表等。6.人事文件：干部職工的任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。7.文件：反映本機(jī)關(guān)單位歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。8.其他文件：與本機(jī)關(guān)單位工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)破損或褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管期限與鑒定（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)單位工作有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)單位工作有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，以維護(hù)檔案的歷史真實(shí)性和完整性為原則，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和價(jià)值。（三）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。3.根據(jù)檔案鑒定結(jié)果填寫檔案鑒定表，提出檔案的存毀意見(jiàn)。4.檔案鑒定表經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的保管條件與保護(hù)措施（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等防護(hù)功能。3.檔案庫(kù)房應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和種類，合理劃分庫(kù)房區(qū)域，設(shè)置不同類型的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備。（二）檔案裝具選擇1.檔案架、檔案柜應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于移動(dòng)和排列的材料制作，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具有良好的承重能力和防火、防潮性能。（三）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，及時(shí)調(diào)整溫濕度，確保檔案的安全保存。（四）防火防盜措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門、防火卷簾、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的防火安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報(bào)警系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全防范。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。（五）防蟲(chóng)防鼠措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清潔消毒，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生。2.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)、防鼠藥品和器材，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害的破壞。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查時(shí)，應(yīng)注意檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀、鼠咬等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（六）防塵防光措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防塵窗簾和通風(fēng)設(shè)備，減少灰塵對(duì)檔案的污染。2.檔案庫(kù)房應(yīng)采用人工照明，避免陽(yáng)光直射檔案，防止檔案褪色、老化。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍本機(jī)關(guān)單位工作人員因工作需要，可以借閱本單位保管的檔案。外單位人員因特殊情況需要查閱本機(jī)關(guān)單位檔案的，須經(jīng)本機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間和用途等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，發(fā)放檔案借閱證，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門同意。（四）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（五）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整無(wú)損。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。（二）移交工作1.機(jī)關(guān)單位撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或