PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度分類一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等資料。2.分類：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將財(cái)務(wù)檔案劃分為不同的類別，以便于管理和查詢。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案，各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保密原則。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和利用。二、財(cái)務(wù)檔案的分類（一）會計(jì)憑證類1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行回單等各類證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄憑證。（二）會計(jì)賬簿類1.總賬：按照會計(jì)科目分類登記的，總括反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬：對某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)表：在月度財(cái)務(wù)報(bào)表基礎(chǔ)上編制的，反映公司季度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報(bào)表。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等，以及財(cái)務(wù)報(bào)表附注，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。4.其他財(cái)務(wù)報(bào)告：如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、專項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)告等，根據(jù)公司管理需要編制的，對特定財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行分析和說明的報(bào)告。（四）其他類1.財(cái)務(wù)預(yù)算資料：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、季度財(cái)務(wù)預(yù)算調(diào)整等資料，反映公司財(cái)務(wù)預(yù)算編制和執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)審計(jì)資料：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等，記錄公司財(cái)務(wù)審計(jì)工作的相關(guān)資料。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請資料等，與公司稅務(wù)管理相關(guān)的資料。4.合同協(xié)議類：與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議，如借款合同、租賃合同、采購合同等，涉及公司財(cái)務(wù)收支的合同文件。5.財(cái)務(wù)制度文件：公司制定的財(cái)務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等文件。6.其他財(cái)務(wù)資料：如財(cái)務(wù)工作會議紀(jì)要、財(cái)務(wù)工作請示報(bào)告、財(cái)務(wù)檔案移交清冊等，與公司財(cái)務(wù)工作相關(guān)的其他資料。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各財(cái)務(wù)崗位人員應(yīng)及時(shí)將本崗位產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的完整性。2.對于外來的與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如發(fā)票、合同等，應(yīng)在收到后及時(shí)交財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行登記和整理。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對各崗位收集的財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)人員補(bǔ)充完善。（二）整理方法1.會計(jì)憑證的整理：按照憑證編號順序排列，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于數(shù)量較多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂成冊，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及附件名稱、編號。2.會計(jì)賬簿的整理：將各種賬簿按照類別和年度順序排列，對于活頁賬簿應(yīng)去除空白頁，并在賬簿首頁加蓋“經(jīng)管人員一覽表”章，注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、截止日期、經(jīng)管人員等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理：按照月度、季度、年度順序排列，將各類財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等資料裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、報(bào)表名稱、所屬期間等信息。4.其他類財(cái)務(wù)檔案的整理：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，按照一定的邏輯順序進(jìn)行分類整理，如將合同協(xié)議按照簽訂時(shí)間順序排列，將財(cái)務(wù)制度文件按照發(fā)布時(shí)間順序排列等。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿保管期限為30年，其中現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注保管期限為永久。4.其他類財(cái)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)具體情況確定，如財(cái)務(wù)預(yù)算資料保管期限為5年，財(cái)務(wù)審計(jì)資料保管期限為10年，稅務(wù)資料保管期限為10年，合同協(xié)議類保管期限為至合同履行完畢后10年，財(cái)務(wù)制度文件保管期限為永久等。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫，確保保管庫具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。2.保管庫應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對保管的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)做好檔案保管庫的清潔衛(wèi)生工作，保持庫內(nèi)環(huán)境整潔，防止檔案受到污染和損壞。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫或進(jìn)行其他違規(guī)操作。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如因工作需要摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)登記和監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，由檔案管理人員將檔案交借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)，并在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但涉及未了事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出財(cái)務(wù)檔案銷毀申請，填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、類別、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并附上需銷毀檔案的清單。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會同公司審計(jì)部門、檔案管理部門等共同對擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、類別、年度、保管期限、冊數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等信息。4.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷毀。5.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案資料的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)銷毀情況。（三）銷毀記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案銷毀申請、審批文件、銷毀清冊等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸