PAGE檔案安全保管責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，建立健全各項(xiàng)安全防范機(jī)制，提前預(yù)防各類安全隱患。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全保管中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全保管責(zé)任制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案庫(kù)房建設(shè)，確保庫(kù)房設(shè)施符合安全保管要求。3.組織開展檔案安全檢查、評(píng)估和整改工作，及時(shí)消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其安全管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案安全保管工作，協(xié)調(diào)解決檔案安全管理中的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保管制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、編目等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等措施的落實(shí)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，防止檔案丟失或泄露。6.協(xié)助做好檔案數(shù)字化工作，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案安全管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門員工遵守檔案安全保管制度。3.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查、評(píng)估等工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。4.在檔案利用過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)具有時(shí)效性的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集和歸檔。（三）整理規(guī)范1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。3.編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，辦理接收手續(xù)，并將檔案入庫(kù)保管。（二）移交要求1.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行移交。五、檔案庫(kù)房管理（一）庫(kù)房選址與建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方。2.庫(kù)房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)符合安全要求，具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等功能。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，用于存放檔案，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）庫(kù)房環(huán)境管理1.定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.做好庫(kù)房的通風(fēng)換氣工作，確?？諝饬魍?，防止有害氣體積聚。（三）安全防護(hù)措施1.安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防蟲藥品、防潮材料、防塵網(wǎng)、防鼠板等。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.對(duì)庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員進(jìn)入和有害生物侵入。六（此處序號(hào)有誤，應(yīng)為六）、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行使用。3.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)在檔案借閱申請(qǐng)表上詳細(xì)填寫借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。七（此處序號(hào)有誤，應(yīng)為七）、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止檔案泄露。（二）保密措施1.對(duì)檔案庫(kù)房、辦公場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在檔案整理、歸檔、保管、利用等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行安全檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況、安全防護(hù)措施落實(shí)情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行整改，確保檔案安全。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案安全保管情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案借閱利用情況、檔案保密措施落實(shí)情況等。3.對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（三）安全評(píng)估1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司檔案安全保管工作進(jìn)行評(píng)估，每年至少進(jìn)行一次全面評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的完善性、執(zhí)行情況、檔案設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、檔案安全防護(hù)措施的有效性等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案安全保管措施，不斷提高檔案安全管理水平。九、檔案應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.對(duì)受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。3.及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）事后恢復(fù)與總結(jié)1.事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行恢復(fù)和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)事故原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案安全管理制度和應(yīng)急處置措施。十、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因違反檔案安全保管制度，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等安全事故的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)事故的性質(zhì)、情節(jié)、后果等因素，確定直接責(zé)任人和間接責(zé)任人。（二）追究方式1.對(duì)責(zé)任人員的追究方式包括批評(píng)教育、警告、記