PAGE團(tuán)員檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織團(tuán)員檔案的管理，確保團(tuán)員檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于團(tuán)員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有團(tuán)員檔案的收集、整理、保管、查閱等管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：團(tuán)員檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)員的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保團(tuán)員檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)團(tuán)員個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作。二、檔案收集內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書包括團(tuán)員本人填寫的基本信息、入團(tuán)介紹人意見、支部大會(huì)決議、上級(jí)團(tuán)委審批意見等。（二）團(tuán)組織關(guān)系介紹信記錄團(tuán)員從原團(tuán)組織轉(zhuǎn)出關(guān)系的相關(guān)信息。（三）團(tuán)員證作為團(tuán)員身份的重要標(biāo)識(shí)，記錄團(tuán)員的基本信息、團(tuán)籍注冊(cè)、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等情況。（四）團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料如優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部等榮譽(yù)證書及相關(guān)表彰決定。（五）團(tuán)內(nèi)處分材料包括違紀(jì)處分的決定、通知等。（六）其他材料如團(tuán)員參加團(tuán)的活動(dòng)記錄、培訓(xùn)證書、個(gè)人思想?yún)R報(bào)等與團(tuán)員成長相關(guān)的材料。三、檔案收集流程（一）新團(tuán)員檔案收集1.新團(tuán)員入團(tuán)時(shí)，由團(tuán)支部負(fù)責(zé)指導(dǎo)其填寫入團(tuán)志愿書，并確保信息準(zhǔn)確、完整。2.入團(tuán)介紹人對(duì)新團(tuán)員進(jìn)行全面了解，填寫意見后提交團(tuán)支部。3.團(tuán)支部召開支部大會(huì)，討論新團(tuán)員入團(tuán)事宜，形成決議，并將相關(guān)材料報(bào)上級(jí)團(tuán)委審批。4.上級(jí)團(tuán)委審批通過后，將入團(tuán)志愿書等材料歸入新團(tuán)員檔案。同時(shí)，為新團(tuán)員頒發(fā)團(tuán)員證，并做好團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接工作。（二）團(tuán)員檔案變更收集1.團(tuán)員基本信息變更團(tuán)員個(gè)人信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、學(xué)歷、工作單位等，應(yīng)及時(shí)向團(tuán)支部提交變更申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。團(tuán)支部審核變更信息及證明材料，無誤后在團(tuán)員檔案中進(jìn)行相應(yīng)修改，并注明變更日期及原因。將變更后的團(tuán)員檔案材料復(fù)印件留存一份，原件歸入檔案。同時(shí)，更新團(tuán)員信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。2.團(tuán)組織關(guān)系變更團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)、參軍等原因需要轉(zhuǎn)移團(tuán)組織關(guān)系時(shí)，由原團(tuán)支部開具團(tuán)組織關(guān)系介紹信，并將團(tuán)員檔案材料整理好交予團(tuán)員本人。團(tuán)員持團(tuán)組織關(guān)系介紹信到新的團(tuán)組織報(bào)到，新團(tuán)組織審核介紹信及檔案材料無誤后，辦理接收手續(xù)，并將相關(guān)信息錄入團(tuán)員信息管理系統(tǒng)。原團(tuán)支部將團(tuán)員轉(zhuǎn)出情況記錄在團(tuán)員檔案中，并將新團(tuán)組織接收證明歸入檔案。（三）團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分檔案收集1.團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)當(dāng)團(tuán)員獲得團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，相關(guān)表彰決定及榮譽(yù)證書由頒發(fā)部門及時(shí)送交團(tuán)支部。團(tuán)支部將獎(jiǎng)勵(lì)材料原件歸入團(tuán)員檔案，并在檔案中注明獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、頒發(fā)部門等信息。同時(shí)，將獎(jiǎng)勵(lì)情況記錄在團(tuán)員信息管理系統(tǒng)中。2.團(tuán)內(nèi)處分團(tuán)員受到團(tuán)內(nèi)處分時(shí)，處分決定及相關(guān)材料由作出處分的部門及時(shí)送達(dá)團(tuán)支部。團(tuán)支部將處分材料原件歸入團(tuán)員檔案，并詳細(xì)記錄處分原因、處分類型、處分時(shí)間、解除處分時(shí)間等信息。同時(shí)，在團(tuán)員信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注。四、檔案整理要求（一）分類整理1.按照入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信（包括轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入）、團(tuán)員證、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料、團(tuán)內(nèi)處分材料、其他材料等類別進(jìn)行分類。2.每一類材料按照時(shí)間順序排列，確保材料的連貫性和邏輯性。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每一份團(tuán)員檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于識(shí)別和查詢。編號(hào)格式可采用“公司/組織代碼+年份+順序號(hào)”，如“[公司代碼]2023001”。2.在檔案材料上逐頁加蓋編號(hào)章，章內(nèi)包含檔案編號(hào)、頁碼等信息。（三）裝訂成冊(cè)1.將各類檔案材料按照順序依次裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。2.對(duì)于紙張較大或較多的材料，可進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和保存。（四）編制目錄1.根據(jù)檔案材料的分類和排列順序，編制詳細(xì)的檔案目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、材料名稱、日期、頁碼等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在專用的目錄頁上，置于檔案首頁，方便查閱。五、檔案保管規(guī)定（一）保管部門公司/組織設(shè)立專門的檔案保管部門，負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的集中保管。檔案保管部門應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等保管條件。（二）保管期限團(tuán)員檔案應(yīng)長期保管，確保檔案信息的完整性和可追溯性。（三）檔案存放1.按照檔案編號(hào)順序，將團(tuán)員檔案存放在專用的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明存放范圍和標(biāo)識(shí)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與原始存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案安全管理1.檔案保管部門應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案保管區(qū)域。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱檔案范圍等信息。2.上級(jí)團(tuán)組織或相關(guān)部門因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表或查閱函到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。檔案保管人員根據(jù)查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管區(qū)域。查閱過程中應(yīng)保持檔案材料的整潔，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案保管人員，并在《團(tuán)員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱團(tuán)員檔案的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱人姓名、部門、借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。檔案保管人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，將檔案材料復(fù)印或掃描后提供給借閱人，并將原件妥善保管。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案材料。3.檔案保管人員在借閱人歸還檔案材料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無誤后在《團(tuán)員檔案借閱登記表》上簽字注銷。七、檔案信息化管理（一）建立團(tuán)員信息管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立公司/組織團(tuán)員信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)員檔案信息的電子化管理。2.團(tuán)員信息管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋團(tuán)員基本信息、團(tuán)組織關(guān)系、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分、檔案查閱與借閱等功能模塊，確保檔案信息的全面、準(zhǔn)確和及時(shí)更新。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期將團(tuán)員檔案中的紙質(zhì)信息錄入團(tuán)員信息管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.及時(shí)更新團(tuán)員信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，如團(tuán)員基本信息變更、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分等情況，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)團(tuán)員信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.團(tuán)員檔案因保管期限屆滿、失去保存價(jià)值或其他特殊原因需要銷毀時(shí)，由檔案保管部門提出銷毀申請(qǐng)。2.銷毀申請(qǐng)應(yīng)說明銷毀檔案的原因、范圍、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.檔案保管部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)需要銷毀的團(tuán)員檔案進(jìn)行整理和核對(duì)。2.采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案清單