PAGE檔案壓實主體責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的主體責(zé)任，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：清晰界定各部門及人員在檔案管理中的職責(zé)，做到責(zé)任落實到人。3.全程管理原則：對檔案從形成到銷毀的全過程進(jìn)行有效管理和監(jiān)督。4.安全保密原則：保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理主體責(zé)任劃分（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和考核。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.參與公司重大項目、重要活動等檔案的專項管理工作。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實本部門檔案管理工作。2.明確本部門檔案管理人員，確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)。3.督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。4.定期檢查本部門檔案管理工作情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。5.支持檔案管理部門開展工作，配合做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過程中及時形成、收集和整理應(yīng)歸檔的文件材料，確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，對形成的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，注明保管期限，并及時移交本部門檔案管理人員。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架等，確保檔案管理規(guī)范有序。3.對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、清點，辦理交接手續(xù)，并做好登記工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，確保檔案安全。5.根據(jù)檔案利用需求，及時提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好利用登記工作。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利文件等。6.公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案。7.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對重要文件材料應(yīng)實行跟蹤收集，確保不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其真實、完整、可用，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架（柜）等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，如制成電子副本、縮微膠片等，異地存放。3.對特殊載體檔案（如聲像檔案、電子檔案等）應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行保管，確保其安全和有效。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全防護(hù)等方面，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.出具證明：公司外部單位或個人因工作需要要求出具檔案證明的，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，按照規(guī)定出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、查閱或借閱期限、利用目的、歸還日期等。3.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性、客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進(jìn)行分析比較，判斷其保存價值的高低。3.效益評估法：從檔案對公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的效益出發(fā)，評估其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》歸檔保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查部門、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對各部門檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評價