PAGE機關單位檔案安全制度一、總則（一）目的為了加強機關單位檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護檔案的真實性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的重要作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關單位各部門及所屬機構在檔案形成、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則將檔案安全置于首位，采取有效措施預防和應對各類安全風險，確保檔案實體和信息的安全。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。3.預防為主原則強化檔案安全意識，建立健全安全防范機制，加強日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.責任追究原則明確檔案安全管理責任，對因工作失誤或違規(guī)操作導致檔案安全事故的，依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、檔案管理部門及人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案安全管理制度并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案安全防護體系，配備必要的安全設施設備，定期進行維護和檢查。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓，提高全體人員的檔案安全意識。5.負責檔案安全事故的應急處置工作，及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關部門進行調查處理。（二）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案安全管理制度，確保檔案管理工作安全有序進行。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、借閱登記等，做到檔案存放有序、查找方便。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。4.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴格執(zhí)行庫房管理制度，確保庫房環(huán)境安全。5.積極參加檔案安全培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和安全意識。三．檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應按照檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，及時將本部門形成的各類文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，符合檔案形成規(guī)律和特點。3.對重要文件材料應進行備份，確保檔案信息的安全。（二）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照國家規(guī)定的分類標準和編號方法進行，確保檔案分類科學、編號唯一。3.檔案整理過程中應注意保護文件材料的原貌，不得擅自涂改、損壞或丟失文件。四、檔案保管安全（一）庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點建設，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護功能，配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調節(jié)設備等。3.庫房應設置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案存儲方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應選擇安全可靠的存儲設備，并異地存放。3.對重要檔案應采取特殊的存儲方式，如加密存儲、異地存儲等，確保檔案信息的安全。（三）溫濕度控制1.庫房應安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房內的溫濕度變化情況。2.根據(jù)檔案保管要求，合理控制庫房內的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。當溫濕度超出規(guī)定范圍時，應及時采取措施進行調節(jié)。（四）防火防盜1.庫房應配備符合國家標準的消防器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.庫房應安裝防盜報警裝置，如紅外探測器、門禁系統(tǒng)等，加強對庫房的安全防范。3.嚴格執(zhí)行庫房出入制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。進入庫房的人員應進行登記，嚴禁攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險物品進入庫房。（五）防蟲防鼠1.定期對庫房進行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取措施進行防治，如使用防蟲藥劑、放置驅蟲物品等。2.庫房內應保持清潔衛(wèi)生，防止鼠類進入庫房。如發(fā)現(xiàn)鼠害，應及時采取措施進行滅鼠，如使用鼠夾、鼠藥等。（六）防塵防光防磁1.庫房應安裝防塵設施，如空氣過濾器、窗簾等，減少灰塵對檔案的侵害。2.庫房應采取防光措施，如使用遮光窗簾、避免陽光直射檔案等，防止檔案因光照褪色、老化。3.對電子檔案應采取防磁措施，如使用防磁柜、遠離磁場源等，防止電子檔案因磁場干擾而損壞。五、檔案利用安全（一）借閱制度1.建立檔案借閱登記制度，對檔案借閱的時間、內容、借閱人等進行詳細記錄。2.嚴格控制檔案借閱范圍，借閱檔案必須經(jīng)過檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞或轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注。（二）查閱制度1.設立檔案查閱室，為查閱檔案的人員提供必要的查閱條件。2.查閱檔案應在查閱室內進行，并由檔案管理人員負責監(jiān)督。3.查閱檔案應嚴格遵守查閱紀律，不得擅自將檔案帶出查閱室。4.查閱檔案應使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得自行復制檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、利用內容、利用方式等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀安全（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.檔案鑒定應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本單位的實際情況，對檔案進行綜合評估。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干和相關專家組成。2.檔案鑒定工作小組應定期對檔案進行鑒定，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組應按照規(guī)定的程序進行鑒定，鑒定意見應經(jīng)檔案管理部門負責人審核后報本單位主管領導批準。（三）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內容。2.銷毀檔案應在指定的地點進行，由檔案管理部門和紀檢監(jiān)察部門共同派員監(jiān)銷。3.銷毀檔案應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。七．檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程規(guī)范1.檔案數(shù)字化應按照國家有關標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質量和安全。2.在數(shù)字化過程中，應采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密存儲等，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.數(shù)字化檔案應進行質量檢測，確保圖像清晰、文字準確、數(shù)據(jù)完整。（二）存儲與管理1.數(shù)字化檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份。2.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、索引、檢索等管理，方便利用。3.加強對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。2.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質和地點。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問、操作等進行審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。八、檔案安全應急處置（一）應急預案制定1.制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急響應程序、處置措施等內容。2.檔案安全應急預案應定期進行修訂和演練，確保其科學性、實用性和可操作性。（二）應急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處置，防止事故擴大。2.保護事故現(xiàn)場，及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關部門進行調查處理。3.對受損檔案進行搶救和修復，盡量減少損失。4.對事故原因進行調查分析，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。九、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對檔案安全管理工作進行檢查和評估。2.檔案安全監(jiān)督檢查應包括檔案庫房安全、檔案利用安全、檔案鑒定與銷毀安全等方面的內容。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整