PAGE拆遷檔案管理上墻制度一、總則（一）目的為加強公司拆遷檔案管理工作，確保拆遷檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在拆遷工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及拆遷項目的檔案管理工作，包括拆遷項目的前期準備、實施過程、后期總結(jié)等各個環(huán)節(jié)所形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構(gòu)，對拆遷檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映拆遷工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理拆遷工作中形成的各類檔案，確保檔案資料無遺漏。4.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作應符合國家和行業(yè)相關(guān)標準及規(guī)范要求。5.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理科，負責拆遷檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善拆遷檔案管理制度，并組織實施。2.收集、整理、分類、編號、裝訂拆遷檔案材料，確保檔案的規(guī)范有序。3.對拆遷檔案進行安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.建立健全拆遷檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.定期對拆遷檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。7.參與拆遷項目的驗收工作，負責審核檔案資料的完整性和準確性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.拆遷項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、立項批復等。2.拆遷許可證、拆遷公告、拆遷補償安置方案等相關(guān)文件。3.拆遷范圍內(nèi)的土地、房屋等權(quán)屬證明文件。4.拆遷補償安置協(xié)議、評估報告、補償費用發(fā)放記錄等。5.拆遷過程中的會議記錄、工作匯報、請示批復等文件。6.拆遷現(xiàn)場的照片、錄像、錄音等聲像資料。7.與拆遷工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門和項目負責人應及時將本部門形成的拆遷檔案材料移交檔案管理科，確保檔案收集的及時性。2.移交的檔案材料應齊全、完整、真實，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理科應對接收的檔案材料進行認真核對，對不符合要求的及時退回相關(guān)部門補充完善。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案分類與編號（一）分類標準拆遷檔案分為以下幾類：1.綜合類：包括拆遷項目立項文件、拆遷許可證、拆遷公告等。2.權(quán)屬類：包括土地、房屋等權(quán)屬證明文件。3.補償安置類：包括拆遷補償安置協(xié)議、評估報告、補償費用發(fā)放記錄等。4.過程類：包括拆遷過程中的會議記錄、工作匯報、請示批復等文件。5.聲像類：包括拆遷現(xiàn)場的照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）編號規(guī)則1.綜合類檔案編號：[項目編號]Z[順序號]其中，[項目編號]為拆遷項目的唯一編號，Z表示綜合類，[順序號]為該類檔案的順序編號。2.權(quán)屬類檔案編號：[項目編號]Q[順序號]其中，Q表示權(quán)屬類。3.補償安置類檔案編號：[項目編號]B[順序號]其中，B表示補償安置類。4.過程類檔案編號：[項目編號]G[順序號]其中，G表示過程類。5.聲像類檔案編號：[項目編號]S[順序號]其中，S表示聲像類。五、檔案保管與保護（一）保管場所檔案管理科應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲防鼠、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，電子檔案應存儲于專用服務器或存儲設備中，并定期進行備份。2.對重要的檔案材料應進行復制，分別保管，以防原件損壞或丟失。（三）保護措施1.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房設施設備正常運行。2.對檔案進行定期清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等。4.對電子檔案應采取加密、防病毒等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱拆遷檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理科查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理科，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱拆遷檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案時，借閱人員應出具單位介紹信或個人有效身份證件，并與檔案管理科簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)分主次、準確判定保管期限的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對拆遷檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.檔案的保管期限是否合理合法。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導批準。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導。4.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料應作為檔案永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的拆遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)拆遷檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立拆遷檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和快速檢索。3.檔案信息化應用系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)檔案信息化應用系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能模塊，為檔案管理工作提供便捷的操作平臺。4.檔案安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份與恢復、用戶權(quán)限管理、網(wǎng)絡安全防護等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)和程序。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強對檔案信息化系統(tǒng)用戶的管理，設置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法操作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對拆遷檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案保管與保護情況、檔案查閱與借閱情況、檔案鑒定與銷毀情況等。（二）考核評價建立檔案管理工作考核評價