PAGE交通銀行檔案外包制度總則制定目的本制度旨在規(guī)范交通銀行檔案管理外包工作，確保檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、高效化，保障檔案信息資源的安全與完整，為交通銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和管理決策提供有力支持。適用范圍本制度適用于交通銀行各分行、直屬支行及總行本部與檔案管理外包服務(wù)相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化、存儲(chǔ)保管、檢索利用等環(huán)節(jié)所涉及的發(fā)包方（交通銀行）與承包方（檔案管理外包服務(wù)提供商）之間的工作關(guān)系及操作流程。基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及交通銀行內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案外包工作合法合規(guī)開展。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.質(zhì)量控制原則：建立健全檔案外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，對(duì)承包方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行全程跟蹤、評(píng)估和考核，確保外包服務(wù)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.成本效益原則：在保證檔案管理外包工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的統(tǒng)一。承包方選擇與管理承包方選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù)：具有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書，具備良好的商業(yè)信譽(yù)和行業(yè)口碑，無不良記錄。2.專業(yè)能力：擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3.技術(shù)設(shè)備：具備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和信息技術(shù)系統(tǒng)，能夠滿足交通銀行檔案管理外包工作的需求，如檔案整理工具、數(shù)字化掃描設(shè)備、存儲(chǔ)服務(wù)器等。4.服務(wù)經(jīng)驗(yàn)：具有一定年限的檔案管理外包服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，熟悉金融行業(yè)檔案管理特點(diǎn)和要求，有成功服務(wù)案例。5.安全保障：建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，具備安全防范設(shè)施和措施，能夠有效保障檔案信息安全。承包方選擇流程1.需求調(diào)研：交通銀行相關(guān)部門根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需求，制定檔案外包服務(wù)需求說明書，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期限要求、費(fèi)用預(yù)算等。2.供應(yīng)商征集：通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等方式，廣泛征集檔案管理外包服務(wù)供應(yīng)商。3.資格審查：對(duì)報(bào)名參與的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，核實(shí)其是否符合承包方選擇標(biāo)準(zhǔn)。4.評(píng)標(biāo)談判：組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)或談判小組，對(duì)通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，包括技術(shù)方案、服務(wù)承諾、價(jià)格報(bào)價(jià)等方面，確定中標(biāo)候選供應(yīng)商或談判成交供應(yīng)商。5.合同簽訂：與中標(biāo)或談判成交供應(yīng)商簽訂檔案管理外包服務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。承包方管理1.合同執(zhí)行監(jiān)督：定期檢查承包方合同執(zhí)行情況，確保其按照合同約定提供服務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.服務(wù)質(zhì)量評(píng)估：建立服務(wù)質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體系，定期對(duì)承包方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為支付服務(wù)費(fèi)用、續(xù)簽合同等的重要依據(jù)。3.培訓(xùn)指導(dǎo)：為承包方提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其熟悉交通銀行檔案管理要求和工作流程，提高服務(wù)水平。4.溝通協(xié)調(diào)：加強(qiáng)與承包方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解其工作進(jìn)展和需求變化，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的矛盾和問題。5.違規(guī)處理：對(duì)于違反合同約定、法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的承包方，按照合同約定進(jìn)行違約處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法解除合同，并追究其法律責(zé)任。檔案整理外包整理范圍與要求1.整理范圍：涵蓋交通銀行各類業(yè)務(wù)檔案，包括但不限于信貸檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、行政檔案等。2.整理要求：按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和交通銀行內(nèi)部檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序、便于查找和利用。整理流程1.交接登記：承包方與交通銀行相關(guān)部門辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，明確檔案數(shù)量、種類、交接時(shí)間等信息。2.現(xiàn)場(chǎng)整理：承包方在交通銀行指定場(chǎng)所進(jìn)行檔案整理工作，并接受交通銀行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和指導(dǎo)。3.質(zhì)量抽檢：交通銀行定期對(duì)承包方整理的檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于整理檔案總量的[X]%，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求承包方整改。4.驗(yàn)收歸檔：整理工作完成后，承包方提交檔案整理成果報(bào)告，經(jīng)交通銀行驗(yàn)收合格后，辦理檔案歸檔手續(xù)。檔案數(shù)字化外包數(shù)字化范圍與標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)字化范圍：根據(jù)交通銀行檔案管理實(shí)際需求，確定檔案數(shù)字化的范圍，優(yōu)先對(duì)重要、常用檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：遵循國(guó)家相關(guān)數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)格式符合交通銀行要求，便于長(zhǎng)期保存和檢索利用。數(shù)字化流程1.檔案掃描：承包方按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于快速檢索。4.質(zhì)量檢測(cè)：交通銀行對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等，檢測(cè)合格率不低于[X]%，對(duì)不合格數(shù)據(jù)要求承包方及時(shí)整改。5.存儲(chǔ)備份：將檢測(cè)合格的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到交通銀行指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。檔案存儲(chǔ)保管外包存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.環(huán)境條件：存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等環(huán)境條件，確保檔案安全保存。2.設(shè)施設(shè)備：配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。存儲(chǔ)保管流程1.檔案入庫：承包方按照交通銀行要求，將整理好的檔案或數(shù)字化檔案移交至存儲(chǔ)場(chǎng)所，并辦理入庫手續(xù)。2.庫存管理：建立檔案庫存管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)措施，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案信息安全。4.檔案調(diào)閱：嚴(yán)格執(zhí)行檔案調(diào)閱審批制度，承包方根據(jù)交通銀行授權(quán)，按照規(guī)定程序?yàn)槠涮峁n案調(diào)閱服務(wù)，并做好調(diào)閱記錄。5.檔案銷毀：按照交通銀行檔案銷毀規(guī)定，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，在交通銀行監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。檔案檢索利用外包檢索系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：建立檔案檢索系統(tǒng)，具備檔案目錄檢索、全文檢索、組合檢索等功能，方便交通銀行工作人員快速準(zhǔn)確查找所需檔案信息。2.數(shù)據(jù)錄入：承包方負(fù)責(zé)將檔案目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化檔案索引數(shù)據(jù)錄入檢索系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。檢索利用流程1.用戶申請(qǐng)：交通銀行工作人員通過檢索系統(tǒng)提交檔案檢索利用申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)審批：按照交通銀行檔案檢索利用審批流程，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后生成檢索任務(wù)。3.檢索提供：承包方根據(jù)檢索任務(wù)要求進(jìn)行檔案檢索，將檢索結(jié)果提供給交通銀行工作人員，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。4.記錄反饋：對(duì)檔案檢索利用情況進(jìn)行記錄，定期向交通銀行反饋檢索利用統(tǒng)計(jì)信息，為檔案管理決策提供參考。費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算編制1.依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案管理外包服務(wù)內(nèi)容、工作量、質(zhì)量要求等，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格水平，編制合理的費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算審核：交通銀行相關(guān)部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。費(fèi)用支付1.支付方式：按照合同約定的支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，向承包方支付服務(wù)費(fèi)用。2.支付審核：支付前，對(duì)承包方提交的費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、工作量等是否符合合同約定，審核通過后辦理支付手續(xù)。費(fèi)用控制1.成本分析：定期對(duì)檔案管理外包費(fèi)用進(jìn)行成本分析，對(duì)比預(yù)算與實(shí)際支出情況，查找成本變動(dòng)原因，采取有效措施控制成本。2.績(jī)效掛鉤：將費(fèi)用控制情況與承包方服務(wù)質(zhì)量考核結(jié)果掛鉤，對(duì)費(fèi)用控制效果好的承包方給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)費(fèi)用超支且無合理原因的承包方進(jìn)行處罰。保密與安全管理保密條款1.保密責(zé)任：承包方應(yīng)與交通銀行簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)在服務(wù)過程中知悉的交通銀行檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。2.保密措施：承包方應(yīng)采取有效的保密措施，如物理隔離、數(shù)據(jù)加密、人員管理等，防止檔案信息泄露。安全管理1.安全制度：建立健全安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作規(guī)程，加強(qiáng)對(duì)檔案整理、數(shù)字化、存儲(chǔ)保管等環(huán)節(jié)的安全管理。2.安全培訓(xùn)：對(duì)承包方工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保檔案信息安全。3.應(yīng)急處置：制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，及時(shí)處置各類安全突發(fā)事件，最大限度減少損失和影響。監(jiān)督檢查與考核評(píng)價(jià)監(jiān)督檢查機(jī)制1.定期檢查：交通銀行定期對(duì)檔案管理外包工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全保密、費(fèi)用支付等方面。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)承包方服務(wù)情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)1.服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)：如檔案整理準(zhǔn)確率、數(shù)字化合格率、檢索響應(yīng)時(shí)間等。2.安全保密指標(biāo)：如檔案信息泄露次數(shù)、安全事故發(fā)生率等。3.費(fèi)用控制指標(biāo)：如費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行率、成本節(jié)約率等?？己嗽u(píng)價(jià)方式1.日?？己耍河山煌ㄣy行相關(guān)部門對(duì)承包方日常服務(wù)情況進(jìn)行考核記錄。2.定期評(píng)價(jià)：定期對(duì)承包方進(jìn)行全面考核評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好