PAGE水庫檔案移交接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和移交接收工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的各類水庫檔案的移交接收工作，包括水庫建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、管理等過程中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映水庫建設(shè)、運(yùn)行等實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和整理水庫各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)整理。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善水庫檔案移交接收制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理水庫檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。4.組織檔案的移交接收工作，對移交接收的檔案進(jìn)行審核、登記和入庫保管。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。6.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水庫建設(shè)、運(yùn)行管理等工作中形成檔案的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的移交接收、查閱利用等相關(guān)工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.在水庫規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)及管理等各項活動中，各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的形成工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確產(chǎn)生。2.檔案形成過程中，應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和記錄設(shè)備，保證檔案字跡清晰、圖像完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）檔案收集范圍1.水庫規(guī)劃階段：包括規(guī)劃報告、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等各類設(shè)計圖紙、設(shè)計變更文件等。3.施工階段：施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報告、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報表等。4.驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請報告、驗(yàn)收鑒定書、驗(yàn)收會議紀(jì)要等。5.運(yùn)行管理階段：水庫調(diào)度運(yùn)行記錄、水位觀測記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、安全檢查記錄、工程維修記錄等。6.其他與水庫相關(guān)的文件資料，如上級主管部門的文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的檔案，確保檔案的齊全、完整。2.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的檔案應(yīng)隨工作進(jìn)程同步進(jìn)行，不得積壓，確保檔案的時效性。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照水庫檔案的形成階段和內(nèi)容性質(zhì)，分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件、工程運(yùn)行管理文件等大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工程施工文件可分為基礎(chǔ)工程、主體工程、附屬工程等小類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)，例如：2023SJ001，表示2OX3年形成的設(shè)計類檔案第001號。3.年度采用公元紀(jì)年，類別用大寫字母表示，順序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫檔案形成的年、月、日，責(zé)任者為檔案的形成部門或個人。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定為永久、長期、短期三種。（四）裝訂規(guī)范1.對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案應(yīng)進(jìn)行裱糊、修復(fù)或復(fù)制，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左側(cè)邊15mm，上下兩端各留20mm的空白。五、檔案的移交（一）移交時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對于水庫建設(shè)項目等重大事項形成的檔案，應(yīng)在項目完成或階段性工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。（二）移交程序1.各部門填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及編號、編目等是否符合要求。4.審核無誤后，檔案管理部門在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并辦理檔案交接手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如遇檔案缺失、損壞等情況，移交部門應(yīng)說明原因，并及時補(bǔ)充或修復(fù)檔案后再行移交。2.對于因工作需要暫時無法移交的檔案，經(jīng)檔案管理部門同意后，可延長移交時間，但最長不得超過[規(guī)定期限]。六、檔案的接收（一）接收準(zhǔn)備1.檔案管理部門在接收檔案前，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收工作，準(zhǔn)備好接收場地、設(shè)備及相關(guān)登記表格等。2.對接收人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案移交接收的流程和要求。（二）接收審核1.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對移交的檔案進(jìn)行逐卷審核，重點(diǎn)檢查檔案的內(nèi)容質(zhì)量、整理規(guī)范等。2.核對《檔案移交清單》與實(shí)際移交檔案是否一致，如有不符，及時與移交部門溝通核實(shí)。（三）接收登記1.對審核合格的檔案，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)后，進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限已接收時間等。2.將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。（四）入庫保管1.根據(jù)檔案的分類和編號，將接收的檔案存放至相應(yīng)的檔案庫房。2.檔案應(yīng)按照保管期限分別存放，不同保管期限的檔案之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔，便于查找和管理。3.對檔案庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，溫度、濕度符合要求。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案形成的資料、成果等，如需對外發(fā)布或使用，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。八、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.保持庫房內(nèi)溫度在[適宜溫度范圍]，濕度在[適宜濕度范圍]，并配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材等安全防護(hù)設(shè)備。3.配置檔案整理、修復(fù)所需設(shè)備，如裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。（四）數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用，定期對電子檔案進(jìn)行備份。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交給鑒定小組，鑒定小組對檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報告，明確銷毀原因和銷毀范圍。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。2