PAGE我國檔案事業(yè)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我國檔案事業(yè)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于我國境內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映歷史事實，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存反映本單位各項活動的檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.服務(wù)性原則：檔案管理工作應(yīng)圍繞單位中心工作，積極主動地為社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各級檔案行政管理部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展。2.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織：應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員基本素質(zhì)要求具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，工作認(rèn)真細(xì)致。掌握一定的信息技術(shù)知識，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。2.檔案管理人員主要職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。對檔案進(jìn)行鑒定、保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。開展檔案的檢索、利用工作，為單位內(nèi)部和社會提供檔案信息服務(wù)。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護(hù)。協(xié)助制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括本單位在各項工作活動中形成的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案：涵蓋科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，記錄科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動的全過程。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的材料。4.會計檔案：如會計憑證、賬簿、報表及其他會計核算專業(yè)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點，收集整理反映業(yè)務(wù)活動的各類檔案，如業(yè)務(wù)合同、客戶資料、業(yè)務(wù)報表等。（二）檔案收集要求1.明確收集渠道各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理機(jī)構(gòu)。對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提前介入，及時收集相關(guān)材料。通過接收、征集、購買等方式，廣泛收集與本單位有關(guān)的歷史檔案和外部檔案資料。2.確保檔案質(zhì)量收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰，并符合檔案載體的質(zhì)量要求。對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，具備可讀性和可追溯性。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄和備考表。將文件材料裝訂成冊，采用統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行裝盒保管。2.科技檔案整理根據(jù)項目、產(chǎn)品、基建、設(shè)備等類別進(jìn)行分類。按照項目（產(chǎn)品）的形成階段，對文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表。繪制項目（產(chǎn)品）的圖紙，進(jìn)行編號、折疊，與文字材料一起歸檔。3.人事檔案整理按照干部檔案管理規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類整理。對每份材料進(jìn)行鑒別、排序、編目、裝訂，裝入人事檔案專用檔案盒。建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.會計檔案整理按照會計檔案保管期限的規(guī)定，對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類整理。將會計憑證裝訂成冊，填寫封面和封底，注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。對會計賬簿和報表進(jìn)行編號、編目，裝入專門的會計檔案盒保管。四、檔案的鑒定與保管（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。對檔案的價值進(jìn)行評估，重點考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素。3.鑒定程序定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）檔案保管1.保管條件檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。2.檔案保管方式按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管狀況等信息。3.檔案安全管理制定檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和安全檢查。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。定期對檔案進(jìn)行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索工具1.編制要求檢索工具應(yīng)具有準(zhǔn)確性、完整性和實用性，能夠快速、準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。檢索工具的編制應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，便于計算機(jī)管理和利用。2.常見檢索工具案卷目錄：以案卷為單位，按照一定的順序排列，記錄案卷的編號、題名、日期、保管期限等信息。文件目錄：以每份文件為單位，詳細(xì)記錄文件的編號、題名、日期、來源等信息。專題目錄：根據(jù)特定專題，將相關(guān)檔案信息集中整理編制而成的目錄。電子檢索系統(tǒng)：利用計算機(jī)技術(shù)建立的檔案信息檢索數(shù)據(jù)庫，通過關(guān)鍵詞、題名、日期等多種檢索途徑，快速查詢檔案信息。（二）檔案利用1.利用范圍本單位內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱利用本單位的檔案。外單位因工作需要，經(jīng)本單位批準(zhǔn)，可查閱利用相關(guān)檔案。公民、法人和其他組織根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，可查閱利用涉及自身權(quán)益的檔案。2.利用手續(xù)本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公民、法人和其他組織查閱涉及自身權(quán)益的檔案，應(yīng)提供有效身份證明，填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核同意后，查閱相關(guān)檔案。3.利用方式檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。對利用頻繁的檔案，可設(shè)立檔案閱覽室，供利用者現(xiàn)場查閱。積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，通過編寫檔案資料匯編、舉辦檔案展覽、提供咨詢服務(wù)等方式，為社會提供多樣化的檔案信息服務(wù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋本單位檔案管理全過程的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，確保圖像清晰、完整。對掃描后的電子圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。對電子文件進(jìn)行規(guī)范化整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、著錄，納入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選擇適合本單位檔案管理需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置用戶權(quán)限管理模塊，確保不同用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。建立檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.信息化安全保障制定檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改和泄露。定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各單位內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。建立檔案工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入部門績效考核內(nèi)容。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)工作開展情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級檔案行政管理部門和各單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)定期組織對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報告。2.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或特定領(lǐng)域，開展專項檢查，深入查找存在的問題，提出整改意見。3.日常巡查：檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員對檔案庫房及各部門檔案工作進(jìn)行日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.被檢查單位應(yīng)針對存在的問題，制定