PAGE人力資源檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人力資源檔案的移交工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于人力資源信息的有效管理和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部相關機構之間涉及人力資源檔案的移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映員工的實際情況，移交過程中要保證信息的準確性。3.完整安全原則：確保檔案資料的完整性，防止檔案丟失、損壞或泄露，保障檔案安全。4.及時高效原則：在規(guī)定的時間內完成檔案移交工作，提高工作效率，避免因延誤影響相關工作的開展。二、檔案范圍及分類（一）員工基本信息檔案1.個人簡歷，包括教育背景、工作經歷等詳細信息。2.身份證、學歷證書、學位證書、職業(yè)資格證書等相關證件復印件。3.入職登記表、勞動合同等。（二）培訓與發(fā)展檔案1.參加內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.員工個人培訓需求分析、培訓計劃及培訓總結。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關資料。（三）績效考核檔案1.各年度、季度績效考核表及考核結果。2.績效反饋面談記錄。3.績效改進計劃及跟蹤記錄。（四）薪酬福利檔案1.工資發(fā)放記錄，包括工資明細、獎金發(fā)放等。2.福利申請及發(fā)放記錄，如社保、公積金、年假、病假等相關資料。3.薪酬調整記錄及相關審批文件。（五）勞動關系檔案1.勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等相關文件。2.勞動糾紛處理記錄，包括仲裁、訴訟等相關資料。3.員工離職手續(xù)辦理記錄，如離職申請、工作交接清單等。（六）其他檔案1.員工獎懲記錄，包括表彰獎勵、違紀處分等相關文件。2.員工職業(yè)技能鑒定、競賽獲獎等相關資料。3.其他與員工人力資源相關的重要資料。三、檔案移交流程（一）移交準備1.整理檔案：移交部門負責對擬移交的人力資源檔案進行全面整理，確保檔案資料齊全、完整，按照檔案分類順序進行編號、裝訂，并編制檔案目錄。2.填寫移交清單：根據整理好的檔案，填寫《人力資源檔案移交清單》，清單應詳細列出檔案名稱、數量、起止時間等信息。移交清單一式兩份，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。3.審核檔案：移交部門負責人對整理后的檔案進行審核，確保檔案內容真實、準確、完整，符合移交要求。審核無誤后，在移交清單上簽字確認。（二）內部移交1.提出申請：因工作需要，部門之間進行人力資源檔案移交時，由接收部門填寫《人力資源檔案內部移交申請表》，注明移交檔案的名稱、用途、接收時間等信息，并提交部門負責人審批。2.審批申請：接收部門負責人對申請表進行審核，如同意接收，簽字批準后交至移交部門。3.辦理移交手續(xù)：移交部門收到審批通過的申請表后，與接收部門按照移交清單進行檔案交接。交接過程中，雙方應在現場核對檔案資料，確認無誤后，在移交清單上簽字蓋章。同時，移交部門應向接收部門提供檔案的電子版本（如有），并確保電子檔案與紙質檔案內容一致。4.檔案登記：接收部門收到檔案后，應及時進行登記，將檔案信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，更新檔案狀態(tài)，并妥善保管檔案。（三）外部移交1.確定移交事項：根據公司與外部相關機構的合作協(xié)議或工作安排，確定需要移交的人力資源檔案事項，并明確移交的內容、時間、方式等要求。2.準備移交材料：按照外部機構的要求，整理、準備相關人力資源檔案材料，并填寫《人力資源檔案外部移交清單》。清單應詳細注明檔案名稱、數量、用途等信息，并加蓋公司公章。3.審核移交材料：公司人力資源部門負責人對擬移交的材料進行審核，確保材料符合外部機構要求，內容真實、準確、完整。審核無誤后，在移交清單上簽字確認。4.辦理移交手續(xù)：由專人負責將審核通過的檔案材料按照約定的方式移交給外部機構。移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，在移交清單上簽字蓋章，并留存相關憑證。對于重要檔案的移交，應要求外部機構出具簽收證明。5.跟蹤反饋：移交后，應及時跟蹤外部機構對檔案的使用情況，如發(fā)現問題或需要補充材料，應及時與外部機構溝通協(xié)調，確保檔案移交工作順利完成。四、檔案移交責任（一）移交部門責任1.負責按照本制度的要求，對擬移交的人力資源檔案進行整理、審核，確保檔案資料的完整性、準確性和真實性。2.在檔案移交過程中，如實向接收部門介紹檔案的相關情況，提供必要的協(xié)助和說明。3.對因移交檔案不完整、不準確或未履行相關手續(xù)而導致的問題承擔相應責任。（二）接收部門責任1.負責對接收的人力資源檔案進行及時登記、保管和利用，確保檔案的安全和有效管理。2.在接收檔案時，認真核對移交清單，對不符合要求的檔案有權拒絕接收，并及時與移交部門溝通協(xié)調。3.對因保管不善、使用不當或未履行相關手續(xù)而導致的檔案問題承擔相應責任。（三）檔案管理人員責任1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，認真履行職責，確保檔案移交工作的順利進行。2.在檔案移交過程中，負責檔案的整理、清點、核對等具體工作，保證檔案交接的準確性和規(guī)范性。3.對因工作失誤導致檔案丟失、損壞或泄露等問題承擔相應責任。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.公司應設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全存放。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子檔案，應采取有效的存儲和備份措施，防止數據丟失或損壞。備份數據應定期進行檢查和恢復測試，確保數據的可用性。（二）保密措施1.人力資源檔案涉及員工個人隱私和公司商業(yè)機密，檔案管理人員及接觸檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.未經公司批準，任何人不得擅自查閱、復制、借閱人力資源檔案。確因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出。3.對于涉及保密內容的檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保檔案信息的安全。4.在檔案移交過程中，如涉及保密檔案的移交，應采取特殊的保密措施，確保檔案在移交過程中的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱人力資源檔案，應根據工作需要，由本人提出申請，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及員工個人隱私或敏感信息的檔案，查閱權限應嚴格控制，僅限于相關部門負責人或經授權的人員。3.外部機構如需查閱公司人力資源檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、內容、時間等信息，經公司高層領導審批同意后，按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）借閱流程1.公司內部人員因工作需要借閱人力資源檔案，應填寫《人力資源檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審核同意后，申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進行審核，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并在借閱清單上登記。3.借閱人應在規(guī)定的時間內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案資料，確保檔案完整無損。4.外部機構借閱公司人力資源檔案，按照外部移交的相關規(guī)定執(zhí)行，經公司高層領導審批同意后，辦理借閱手續(xù)，并嚴格按照約定的時間和要求歸還檔案。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應建立查閱與借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱與借閱的時間、人員、檔案名稱、用途等信息。查閱與借閱記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.人力資源檔案超過保管期限，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，導致部分檔案不再適用或不需要保存的，可以進行銷毀。3.檔案在保管過程中出現損壞、變質等情況，無法修復且已無保存必要的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《人力資源檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《申請表》提交公司人力資源部門負責人審核，審核通過后報公司高層領導審批。3.經批準后，檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程中，應指定專人負責現場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，現場監(jiān)督人員應在《人力資源檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司人力資源部門負責對人力資源檔案移交制度的執(zhí)行情況進行內部監(jiān)督檢查，定期對檔案管理工作進行抽查，發(fā)現問題及時督促整改。2.建立內部監(jiān)督反饋機制，鼓勵員工對檔案移交工作中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部檢查1.積極配合政府有關部門、行業(yè)協(xié)會等對公司人力資源檔案管理工作