PAGE征集檔案資料制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料管理，規(guī)范檔案資料征集工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案資料在公司各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案資料征集工作中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料征集工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的合法性和規(guī)范性。2.真實準(zhǔn)確原則：征集的檔案資料應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.及時有效原則：各部門和員工應(yīng)及時將產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行整理和征集，確保檔案資料的時效性和有效性。4.集中統(tǒng)一原則：公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)征集、整理、保管和利用。二、檔案資料范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示、指示等文件。5.公司與上級主管部門、政府部門等的往來文件。6.公司各類行政事務(wù)處理文件，如請示、報告、函件等。（二）人力資源類1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等相關(guān)文件。2.員工勞動合同、薪酬福利、社會保險等文件。3.員工人事檔案，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等。4.公司人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)計劃等文件。（三）財務(wù)審計類1.公司財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)報表等文件。2.公司財務(wù)管理制度、會計核算辦法等文件。3.公司審計報告、審計意見等文件。4.公司稅務(wù)申報、繳納等相關(guān)文件。（四）市場營銷類1.市場調(diào)研報告、市場分析報告等文件。2.公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案等文件。3.公司客戶信息、銷售合同、訂單等文件。4.公司參加展會、商務(wù)活動等相關(guān)資料。（五）技術(shù)研發(fā)類1.公司科研項目立項、申報、驗收等相關(guān)文件。2.公司技術(shù)研發(fā)成果、專利、軟件著作權(quán)等文件。3.公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝文件等文件。4.公司技術(shù)交流、合作協(xié)議等文件。（六）生產(chǎn)管理類1.公司生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計等文件。2.公司生產(chǎn)設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等文件。3.公司生產(chǎn)質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告等。4.公司安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄等文件。（七）其他類1.公司獲得的榮譽證書、獎項等文件。2.公司對外宣傳報道、新聞稿件等文件。3.公司與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、合作項目相關(guān)文件。4.其他對公司具有保存價值的文件資料。三、征集要求（一）文件格式1.征集的檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式。紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或書寫，字跡清晰、工整；電子文件應(yīng)采用通用的辦公軟件格式，如doc、xls、ppt、pdf等。2.電子文件應(yīng)按照公司檔案管理部門規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。（二）內(nèi)容要求1.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整，包括文件的正文、附件、簽字蓋章等部分。如有缺頁、漏項等情況，應(yīng)及時補充完整。2.檔案資料應(yīng)真實準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。如有虛假內(nèi)容，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案資料應(yīng)語言規(guī)范，文字表述清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義的詞匯和語句。（三）時間要求1.各部門應(yīng)在文件形成后的[X]個工作日內(nèi)將檔案資料整理并提交給公司檔案管理部門。2.對于重要緊急的檔案資料，應(yīng)在文件形成后立即提交給公司檔案管理部門。（四）簽字蓋章要求1.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行簽字蓋章，確保文件的真實性和有效性。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得模糊、遺漏。2.對于需要多部門會簽的文件，應(yīng)按照規(guī)定的流程依次會簽，確保各部門意見一致后再簽字蓋章。四、征集流程（一）部門整理1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的整理工作，按照檔案資料范圍和征集要求，對本部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.整理后的檔案資料應(yīng)填寫《檔案資料征集清單》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱（包括文件名、文號）、日期、來源、保管期限等信息。（二）部門提交1.各部門整理好的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，在規(guī)定的時間內(nèi)提交給公司檔案管理部門。2.提交檔案資料時，應(yīng)同時提交《檔案資料征集清單》紙質(zhì)版和電子版，電子版發(fā)送至公司檔案管理部門指定的郵箱。（三）檔案管理部門接收1.公司檔案管理部門收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料不符合要求，應(yīng)及時通知提交部門進(jìn)行補充或修正。（四）檔案整理歸檔1.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)注檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.將檔案資料存放在公司檔案庫房的指定位置，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。五、保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司年度財務(wù)決算報告。3.公司重要的合同、協(xié)議，如長期合作協(xié)議、重大投資合同等。4.公司獲得的國家級榮譽證書、獎項等文件。5.其他對公司具有重大歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的文件資料。（二）定期保管1.保管期限為[X]年的檔案資料，包括公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司會議記錄、紀(jì)要、決議等文件，公司與上級主管部門、政府部門等的往來文件，公司各類行政事務(wù)處理文件等。2.保管期限為[X]年的檔案資料，包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等相關(guān)文件，員工勞動合同、薪酬福利、社會保險等文件，公司人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)計劃等文件，公司財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表等文件，公司審計報告、審計意見等文件，公司稅務(wù)申報、繳納等相關(guān)文件，公司市場調(diào)研報告、廣告策劃方案等文件，公司客戶信息、銷售合同、訂單等文件，公司參加展會、商務(wù)活動等相關(guān)資料，公司技術(shù)研發(fā)成果、專利、軟件著作權(quán)等文件，公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝文件等文件，公司生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計等文件，公司生產(chǎn)設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等文件，公司生產(chǎn)質(zhì)量控制文件，公司安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄等文件，公司對外宣傳報道、新聞稿件等文件，公司與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、合作項目相關(guān)文件等。（三）保管期限的確定1.檔案資料的保管期限由公司檔案管理部門根據(jù)檔案資料的重要程度、歷史價值、利用需求等因素進(jìn)行綜合評估確定。2.對于保管期限存在爭議的檔案資料，由公司檔案管理部門組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行討論，根據(jù)討論結(jié)果確定保管期限。六、利用與借閱（一）利用原則1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案資料的安全和保密。2.檔案資料的利用應(yīng)有利于公司的各項工作，為公司的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)在公司檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)保持檔案資料的整潔、完好，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損。3.查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時歸還公司檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告公司檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）保密規(guī)定1.公司檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，對檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案資料的安全和保密。2.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容和信息。如因工作需要向他人提供檔案資料的，應(yīng)經(jīng)過公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案資料的泄露。七、鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案資料的鑒定應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、歷史價值、利用需求等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案資料是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括公司各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案資料的存毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的檔案資料進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案資料清單，提交給檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案資料清單進(jìn)行審核，根據(jù)檔案資料的保管期限、歷史價值、利用需求等因素，對檔案資料進(jìn)行逐一審查，確定檔案資料是否仍具有保存價值。3.對于仍具有保存價值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存；對于已不具有保存價值的檔案資料，應(yīng)提出銷毀意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織對已不具有保存價值的檔案資料進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和保密。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、文號、日期、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.檔案銷毀記錄臺賬應(yīng)長期保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案資料征集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案資料征集工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門檔案資料征集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本部門檔案資料的及時、準(zhǔn)確征集。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料征集工作是否符合本制度規(guī)定的要求，包括檔案資料范圍、征集要求、征集流程等。2.檔案資料的整理、歸檔是否及時、準(zhǔn)確，檔案資料的保管是否安全、規(guī)范。3.檔案資料的利用是否合法、合理、必要，檔案資料的保密措施是否落實到位。4.檔案資料的鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，銷毀記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門定期對各部門檔案資料征集工作進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]個月。2.不定期抽查：公司檔案管理部門不定期對各部門檔案資料征集工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案資料征集工作中的重點、難點問題，公司檔案管理部門組織專項檢查，確保檔案資料征集工作的順利進(jìn)行。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員發(fā)出整