PAGE長城物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)長城物業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于長城物業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目管理處，涵蓋物業(yè)運(yùn)營、客戶服務(wù)、工程維修、安保管理、保潔綠化等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指長城物業(yè)在各項(xiàng)工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集物業(yè)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全保管。3.在各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，保證檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)運(yùn)營類包括物業(yè)管理方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.客戶服務(wù)類客戶檔案、投訴處理記錄、回訪記錄、社區(qū)文化活動(dòng)資料等。3.工程維修類工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃、技術(shù)資料等。4.安保管理類安全管理制度、巡邏記錄、門禁記錄、監(jiān)控視頻資料、突發(fā)事件處理報(bào)告等。5.保潔綠化類環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、消殺記錄等。6.其他類與物業(yè)工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、榮譽(yù)證書、照片、視頻等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則，不得遺漏重要文件材料。3.對于外來文件，如政府部門的通知、函件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（三）整理原則1.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保分類合理、便于查找。2.編號(hào)規(guī)范原則對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和檢索。3.裝訂整齊原則對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于長期保存。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為一級(jí)類目、二級(jí)類目和三級(jí)類目。例如：一級(jí)類目為物業(yè)運(yùn)營類，二級(jí)類目可分為物業(yè)管理方案、工作計(jì)劃等，三級(jí)類目再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分。2.編號(hào)采用數(shù)字編號(hào)法，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)格式為：[一級(jí)類目編號(hào)].[二級(jí)類目編號(hào)].[三級(jí)類目編號(hào)]。例如：01.01.001表示物業(yè)運(yùn)營類中的物業(yè)管理方案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢并移交公司檔案管理部門。2.對于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得拖延。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理員將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行上架保管，并更新檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.永久保管反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管分為30年、10年兩種。定期保管的檔案主要是在一定時(shí)期內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性的合同協(xié)議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案裝具采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。3.檔案存儲(chǔ)按照檔案的分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。4.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為物業(yè)管理、決策支持、業(yè)務(wù)拓展等提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱及編號(hào)、利用目的等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管成本相匹配。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀工作完成后，銷毀清單應(yīng)存檔保管，保存期限與原檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.備份恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除無效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新檔案信息，如檔案的保管期限變更、利用情況記錄等。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等