PAGE檔案管理保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司各類(lèi)檔案的保管流程，保障檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司的各項(xiàng)工作提供有力的支持和依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門(mén)和人員的查詢和利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)開(kāi)展提供及時(shí)有效的支持。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等，包括但不限于：行政管理類(lèi)：公司的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：合同協(xié)議、銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)發(fā)票、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利報(bào)表等。技術(shù)研發(fā)類(lèi)：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。其他類(lèi)：公司的榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、照片、音像資料等。2.外部單位發(fā)送給公司的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類(lèi)別，如行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、人事管理類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)等。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類(lèi)體系。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，便于快速查找和識(shí)別。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上。檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可以采用復(fù)印件、掃描件等形式進(jìn)行保存，并與原件分開(kāi)存放。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的有序存放。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致電子檔案的損壞或丟失。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。清查工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的清查情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)告和處理。同時(shí)，應(yīng)采取措施對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，確保檔案的完整性。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)的檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司的檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件逐頁(yè)地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值確定其存毀。2.分析比較法將檔案與公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)、歷史發(fā)展等進(jìn)行分析比較，判斷檔案的重要性和保存價(jià)值。3.專(zhuān)家咨詢法對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可以咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家，聽(tīng)取專(zhuān)家的意見(jiàn)和建議，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等信息。（四）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。對(duì)于因工作需要必須使用檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管等工作，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和管理工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和鑒定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔