PAGE眾創(chuàng)空間檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)眾創(chuàng)空間檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在眾創(chuàng)空間運(yùn)營(yíng)、管理、服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于眾創(chuàng)空間內(nèi)所有入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)以及眾創(chuàng)空間自身形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指眾創(chuàng)空間在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和眾創(chuàng)空間具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：眾創(chuàng)空間檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映眾創(chuàng)空間各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與眾創(chuàng)空間相關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)眾創(chuàng)空間檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善眾創(chuàng)空間檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)眾創(chuàng)空間各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.對(duì)眾創(chuàng)空間各部門和入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、利用等工作。3.遵守眾創(chuàng)空間檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（四）入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本企業(yè)、團(tuán)隊(duì)在眾創(chuàng)空間內(nèi)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理，并按照眾創(chuàng)空間檔案管理要求定期移交。2.配合眾創(chuàng)空間檔案管理部門做好檔案的整理、編目、利用等工作。3.遵守眾創(chuàng)空間檔案管理制度，不得擅自處置本企業(yè)、團(tuán)隊(duì)的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.眾創(chuàng)空間設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如申請(qǐng)書、批復(fù)文件、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。2.眾創(chuàng)空間運(yùn)營(yíng)管理過程中形成的文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)的入駐申請(qǐng)材料、項(xiàng)目計(jì)劃書、進(jìn)展報(bào)告、成果證明等。4.眾創(chuàng)空間組織的各類活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。5.與政府部門、合作伙伴等往來的文件材料，如函件、合作協(xié)議等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、入駐企業(yè)及團(tuán)隊(duì)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)眾創(chuàng)空間負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案銷毀的真實(shí)性和徹底性。銷毀檔案時(shí)應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行利用，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為眾創(chuàng)空間的運(yùn)營(yíng)管理、入駐企業(yè)和團(tuán)隊(duì)發(fā)展等提供支持。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）利用審批1.眾創(chuàng)空間內(nèi)部人員利用檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.入駐企業(yè)、團(tuán)隊(duì)利用檔案，由其負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)眾創(chuàng)空間檔案管理部門備案。3.外部單位或個(gè)人利用檔案，須經(jīng)眾創(chuàng)空間負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立眾創(chuàng)空間檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和自動(dòng)化檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行存儲(chǔ)、分類、編目等管理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和標(biāo)注，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、編號(hào)、日期、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的自動(dòng)化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。七、檔案人員管理（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)配備具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)做好交接工作。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)等。2.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)其工作業(yè)績(jī)、業(yè)