PAGE檔案接收移交制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案接收與移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于公司各部門及所屬單位檔案的接收與移交管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案接收與移交應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：保證檔案的齊全完整，涵蓋公司運(yùn)營管理的各個方面，避免重要信息缺失。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案接收與移交操作。4.及時性原則：檔案形成部門應(yīng)及時整理并移交檔案，確保檔案管理工作的時效性，便于檔案的有效利用。二、檔案接收（一）接收范圍1.文書檔案：包括公司各類紅頭文件、請示報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.合同協(xié)議檔案：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等，涉及采購、銷售、合作、租賃等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)核算及管理過程中形成的文件材料。4.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利記錄、考核評價(jià)、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)資料。5.項(xiàng)目檔案：公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收文件等。6.科技檔案：公司在科研、技術(shù)創(chuàng)新、設(shè)備管理等方面產(chǎn)生的檔案，包括科研成果報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)備檔案等。7.聲像檔案：公司活動的照片、錄像、錄音等視聽資料，如重要會議、慶典活動、業(yè)務(wù)洽談等場景記錄。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等，但需符合電子檔案管理要求。（二）接收要求1.檔案整理規(guī)范：移交部門應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保同一類檔案內(nèi)文件排列有序，編號清晰。2.材料齊全完整：檔案應(yīng)包含形成過程中產(chǎn)生的所有相關(guān)材料，如審批文件、附件、補(bǔ)充說明等，不得遺漏重要信息。3.載體質(zhì)量合格：紙質(zhì)檔案應(yīng)字跡清晰、紙張完好，電子檔案應(yīng)存儲格式規(guī)范、載體無損壞，聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音可辨。4.編制移交清單：移交部門需填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。（三）接收流程1.移交申請：檔案形成部門在檔案整理完畢后，向檔案管理部門提交檔案移交申請，說明移交檔案的類別、數(shù)量、形成時間等基本情況，并附上檔案移交清單。2.審核受理：檔案管理部門收到移交申請后，對移交清單及檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案整理是否符合要求、材料是否齊全。如審核通過，予以受理；如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.交接驗(yàn)收：檔案管理部門與移交部門按照移交清單進(jìn)行檔案交接，逐件核對檔案內(nèi)容、數(shù)量等信息。對于不符合接收要求的檔案，由移交部門負(fù)責(zé)補(bǔ)充或修正后重新移交。交接過程中，雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。4.入庫存儲：驗(yàn)收合格的檔案由檔案管理部門按照檔案保管期限和分類要求，及時進(jìn)行入庫存儲，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。三、檔案移交（一）移交范圍1.檔案到期銷毀：對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定審批后進(jìn)行銷毀移交。2.機(jī)構(gòu)調(diào)整或業(yè)務(wù)變更：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)、項(xiàng)目結(jié)束等原因，相關(guān)部門的檔案需要進(jìn)行移交。3.向外部單位移交：根據(jù)法律法規(guī)要求或工作需要，將檔案移交給政府部門、合作單位、上級主管部門等外部單位。（二）移交要求1.履行審批手續(xù)：檔案移交前，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程，填寫檔案移交審批表，說明移交原因、檔案內(nèi)容及去向等情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。2.確保檔案安全：在檔案移交過程中，要采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并采用安全的傳輸方式。3.編制移交清冊：參照檔案接收時的要求，編制詳細(xì)的檔案移交清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息，一式多份，交接雙方及相關(guān)審批部門各執(zhí)一份。（三）移交流程1.提出申請：檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案移交范圍，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提出檔案移交申請，并提交檔案移交審批表及移交清冊初稿。2.審批確定：公司主管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門對移交申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案鑒定結(jié)果、工作實(shí)際情況等，確定是否批準(zhǔn)移交以及移交的具體內(nèi)容和方式。審批通過后，通知檔案管理部門辦理移交手續(xù)。3.交接實(shí)施：檔案管理部門按照審批意見，與接收方進(jìn)行檔案交接。交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊內(nèi)容，在清冊上簽字確認(rèn)。對于需要特殊說明或補(bǔ)充的事項(xiàng)，應(yīng)在交接記錄中注明。4.備案歸檔：檔案管理部門將檔案移交審批表、移交清冊等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄保存。同時，對檔案移交情況進(jìn)行跟蹤，確保接收方妥善保管檔案。四、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括公司內(nèi)部各相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專家、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)法律法規(guī)：參照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確定檔案的最低保管期限和應(yīng)永久保存的檔案范圍。2.結(jié)合公司實(shí)際：根據(jù)公司的性質(zhì)、職能、業(yè)務(wù)活動特點(diǎn)以及未來發(fā)展需求，綜合考慮檔案對公司工作的查考利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值等因素，制定具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。例如，涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案應(yīng)長期保存；一般性業(yè)務(wù)文件可根據(jù)實(shí)際情況確定較短的保管期限。3.考慮社會價(jià)值：對于具有一定社會意義或可能對社會產(chǎn)生影響的檔案，如公司參與的公益項(xiàng)目檔案、反映行業(yè)發(fā)展歷程的資料等，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限或永久保存。（三）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行初步分類整理，篩選出可能需要重新鑒定的檔案。2.組織鑒定：鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對篩選出的檔案逐卷（件）進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、與公司當(dāng)前及未來工作的關(guān)聯(lián)程度等。鑒定過程中，可采取查閱檔案原件、聽取業(yè)務(wù)部門意見、參考相關(guān)資料等方式進(jìn)行綜合判斷。3.形成結(jié)論：鑒定工作小組對每一份檔案進(jìn)行分析評估后，形成鑒定結(jié)論，明確檔案的保管期限是否需要調(diào)整、是否可以銷毀等意見。鑒定結(jié)論應(yīng)以書面形式記錄，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。4.審批公示：檔案鑒定結(jié)論報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于擬銷毀的檔案，在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期一般為[X]個工作日，廣泛征求意見。公示無異議后，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司檔案存量及未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存儲空間。2.環(huán)境要求：檔案庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等部位要采取防護(hù)措施，防止外部因素對檔案造成損害。（二）保管方式1.分類存放：檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案分別存放于相應(yīng)的檔案架（柜）中，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.電子檔案管理：對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并按照電子檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類存儲和標(biāo)識。同時，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.定期盤點(diǎn)：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存儲位置等，確保檔案賬實(shí)相符。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，包括文書檔案、合同協(xié)議檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、項(xiàng)目檔案等。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求、業(yè)務(wù)合作、審計(jì)調(diào)查等原因，外部單位需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.檔案借閱：對于重要或機(jī)密性較高的檔案，公司內(nèi)部人員如需借閱，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（二）利用要求1.遵守查閱制度：查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案查閱制度，填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門審批同意后方可查閱。2.現(xiàn)場查閱限制：一般情況下，檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.保護(hù)檔案安全：查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并由檔案管理人員檢查檔案是否完好。（三）利用流程1.提出申請：查閱人員向所在部門提交檔案查閱申請，部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請?zhí)峤恢翙n案管理部門。2.審批受理：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限、利用目的等因素，確定是否批準(zhǔn)查閱以及查閱的具體范圍和方式。審批通過后，通知查閱人員辦理查閱手續(xù)。3.查閱實(shí)施：查閱人員憑有效證件到檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。4.歸還登記：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督崗位，定期對檔案接收、移交、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合制度規(guī)定。2.自我監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對本部門的檔案管理工作進(jìn)行自我檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報(bào)告自查情況。3.審計(jì)監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案接收移交制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為。2.檔案質(zhì)量：抽查檔案的整理質(zhì)量、材料完整性、載體狀況等，確保檔案符合歸檔要求。3.工作流程：審查檔案接收、移交、鑒定、保管、利用等工作流程是否規(guī)范，各環(huán)節(jié)之間的銜接是否順暢，是否存在流程漏洞或違規(guī)操作。4.安全管理：檢查檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好有效，檔案存儲環(huán)境是否符合要求，電子檔案的存儲和傳輸是否安全可靠，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）問題處理1.及時整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，確保問題得到有效解決。2.責(zé)任追究：對于違反檔案管理制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.總結(jié)改進(jìn)：檔案管理部門應(yīng)針對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善