PAGE基建檔案收檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建檔案管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在公司建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和管理中的作用，特制定本收檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：基建檔案應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程和實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋基建項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理歸檔，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行檔案管理。二、收檔職責(zé)分工（一）基建項(xiàng)目管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)基建項(xiàng)目檔案的收集工作，明確各階段檔案收集的責(zé)任人。2.對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料進(jìn)行初步審核和整理，確保其符合歸檔要求。3.及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交基建項(xiàng)目檔案，并辦理交接手續(xù)。（二）勘察設(shè)計(jì)單位1.按照合同要求，負(fù)責(zé)收集、整理勘察設(shè)計(jì)階段形成的各類(lèi)文件資料，包括勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。2.對(duì)勘察設(shè)計(jì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，確保其質(zhì)量和完整性。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將勘察設(shè)計(jì)檔案移交至基建項(xiàng)目管理部門(mén)。（三）施工單位1.負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的全部文件資料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、技術(shù)交底記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料等。2.建立健全施工文件資料管理制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保文件資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)施工文件進(jìn)行分類(lèi)整理和編目，在工程竣工后及時(shí)移交基建項(xiàng)目管理部門(mén)。（四）監(jiān)理單位1.負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過(guò)程中形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)監(jiān)理文件進(jìn)行審核把關(guān)，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并與工程實(shí)際情況相符。3.在監(jiān)理工作結(jié)束后，將監(jiān)理檔案移交至基建項(xiàng)目管理部門(mén)。（五）檔案管理部門(mén)1.制定基建檔案收檔工作的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集工作。2.負(fù)責(zé)基建檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、整理、編目、上架和保管。3.建立基建檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用，并定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)。4.對(duì)基建檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作進(jìn)行審核和監(jiān)督。三、收檔范圍（一）基建項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及審批文件。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)文件。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)文件。4.工程勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及合同。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。2.設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審記錄等。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及技術(shù)交底記錄。2.工程測(cè)量記錄、定位放線資料。3.原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料。5.施工日志、工程質(zhì)量事故處理記錄。6.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則及監(jiān)理月報(bào)。2.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。3.工程質(zhì)量監(jiān)理記錄、工程進(jìn)度監(jiān)理記錄。4.工程計(jì)量與支付證書(shū)、工程變更費(fèi)用審核文件。（五）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告。2.工程質(zhì)量保修書(shū)。3.工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)竣工圖）。4.竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)部門(mén)的驗(yàn)收意見(jiàn)。（六）其他文件1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。2.與基建項(xiàng)目有關(guān)的聲像、電子文件等資料。四、收檔流程（一）收集準(zhǔn)備1.基建項(xiàng)目管理部門(mén)在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，根據(jù)本制度和項(xiàng)目實(shí)際情況，制定檔案收集計(jì)劃，明確各階段檔案收集的內(nèi)容、時(shí)間要求和責(zé)任人。2.檔案管理部門(mén)向各相關(guān)部門(mén)和單位發(fā)放基建檔案收集清單，告知其檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）文件收集1.勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等按照檔案收集清單和各自職責(zé)，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中及時(shí)收集、整理本單位形成的文件資料。2.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的日常收集和保管，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。對(duì)重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.在文件收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件資料不符合要求或存在缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和整改。（三）初步整理1.各部門(mén)在文件資料收集齊全后，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，如按文件類(lèi)型、時(shí)間順序、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)整理好的文件資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件目錄清單，便于查找和核對(duì)。3.將初步整理好的文件資料裝訂成冊(cè)，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。（四）移交審核1.施工單位、監(jiān)理單位等在工程竣工后，按照檔案管理部門(mén)的要求，將整理好的基建項(xiàng)目檔案移交至基建項(xiàng)目管理部門(mén)。2.基建項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知移交單位進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.檔案管理部門(mén)對(duì)審核通過(guò)的基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目等是否符合規(guī)定，確保檔案能夠順利入庫(kù)保管和提供利用。（五）歸檔保管1.經(jīng)過(guò)審核的基建項(xiàng)目檔案由檔案管理部門(mén)按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔保管。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)基建項(xiàng)目檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案上架存放，并建立相應(yīng)的檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。3.對(duì)基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期清查和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、收檔要求（一）文件材料要求1.基建項(xiàng)目文件材料應(yīng)字跡清晰、圖樣準(zhǔn)確、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆等。3.紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用A4幅面紙張，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面并按要求裝訂。電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、可讀。（二）整理編目要求1.基建項(xiàng)目檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，做到分類(lèi)合理、層次分明。2.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)應(yīng)包含項(xiàng)目代碼、檔案類(lèi)別代碼、年度代碼、順序號(hào)等信息。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，包括文件題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。編目應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和字體，確保編目規(guī)范、清晰。（三）移交要求1.移交的基建項(xiàng)目檔案應(yīng)齊全、完整，符合歸檔要求。檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，并編制檔案移交清單，清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.移交檔案時(shí)，移交單位應(yīng)提供檔案的電子版本，并確保電子版本與紙質(zhì)版本內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和命名。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到移交檔案后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核和歸檔工作，并向移交單位反饋審核意見(jiàn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，移交單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，重新移交檔案。六、檔案保管與利用（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)、窗簾、吸塵器等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.基建項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司實(shí)際情況確定。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.對(duì)涉及公司核心利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的基建項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為10年至50年；對(duì)只在短期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱基建項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并按照規(guī)定的查閱范圍和要求提供檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或進(jìn)行涂改、損壞等行為。3.如需復(fù)印、復(fù)制基建項(xiàng)目檔案，查閱人員應(yīng)另行填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量和用途等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，與原件具有同等效力。4.外單位因特殊原因需要查閱公司基建項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并按照規(guī)定的查閱范圍和要求提供檔案資料。外單位如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表以及檔案管理人員等。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行審查和鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值，并提出鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司實(shí)際情況，制定基建項(xiàng)目檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、利用價(jià)值等方面的內(nèi)容。2.對(duì)符合下列條件之一的基建項(xiàng)目檔案，可鑒定為無(wú)保存價(jià)值，予以銷(xiāo)毀：已超過(guò)保管期限，且確無(wú)利用價(jià)值的檔案。重復(fù)、冗余或內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確、無(wú)查考利用價(jià)值的檔案。因保管不善等原因造成檔案嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)或失去利用價(jià)值的檔案。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行逐一審查，形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，明確檔案的存毀意見(jiàn)和理由。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限、存毀意見(jiàn)等內(nèi)容。檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一份留存檔案管理部門(mén)，一份作為銷(xiāo)毀檔案的依據(jù)。3