PAGE稅收業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司稅收業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范稅收業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保稅收業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和稅收征管相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在辦理各類稅收業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司稅收業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則稅收業(yè)務(wù)檔案應(yīng)真實反映公司稅收業(yè)務(wù)辦理過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息安全。同時，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便捷利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司稅收業(yè)務(wù)決策、稅務(wù)檢查、納稅申報等工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司稅收業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)稅收業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立稅收業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對稅收業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對檔案管理重要性的認(rèn)識。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門稅收業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案原件或復(fù)印件。2.在辦理稅收業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整，并妥善保管好本部門臨時存放的檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、清查、盤點等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定使用檔案。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核稅收業(yè)務(wù)檔案中涉及的財務(wù)數(shù)據(jù)和憑證，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.協(xié)助檔案管理部門做好與財務(wù)相關(guān)的稅收業(yè)務(wù)檔案的整理和保管工作，提供財務(wù)專業(yè)指導(dǎo)。3.根據(jù)財務(wù)核算和管理要求，合理利用稅收業(yè)務(wù)檔案中的財務(wù)信息，為公司財務(wù)管理提供參考依據(jù)。（四）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為稅收業(yè)務(wù)檔案管理提供信息技術(shù)支持，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案信息的電子化錄入、存儲和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.根據(jù)檔案管理部門的需求，開發(fā)和優(yōu)化檔案檢索、利用等功能模塊，提高檔案管理信息化水平。三、稅收業(yè)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記類檔案包括稅務(wù)登記申請表、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件、法定代表人身份證明、公司章程等相關(guān)資料。2.納稅申報類檔案涵蓋各稅種納稅申報表、財務(wù)報表、納稅申報附列資料、稅控裝置開具發(fā)票存根聯(lián)等。3.稅款繳納類檔案包含完稅憑證、繳款書、銀行對賬單等與稅款繳納相關(guān)的憑證和記錄。4.發(fā)票管理類檔案涉及發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具清單、發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票、紅字發(fā)票等資料。5.稅務(wù)減免類檔案如減免稅申請審批表、減免稅備案表、相關(guān)證明材料等。6.稅務(wù)檢查類檔案包括稅務(wù)檢查通知書、檢查工作底稿、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書等。7.其他稅收業(yè)務(wù)類檔案如稅收籌劃方案、稅務(wù)咨詢報告、稅務(wù)代理合同等與稅收業(yè)務(wù)相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在稅收業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理，并移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類按照稅收業(yè)務(wù)類別和檔案形成時間順序，將收集的檔案資料分為稅務(wù)登記、納稅申報、稅款繳納、發(fā)票管理、稅務(wù)減免、稅務(wù)檢查等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用年份+類別代碼+流水號的方式，如2023SD001，表示2023年稅務(wù)登記類檔案的第1份。3.裝訂將同一類別的檔案資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，一般采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和查閱。四、稅收業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.稅務(wù)登記類檔案保管期限為長期，自稅務(wù)登記辦理完畢之日起保存。2.納稅申報類檔案年度納稅申報檔案保管期限為10年，自年度終了之日起計算。3.稅款繳納類檔案保管期限為10年，自稅款繳納完畢之日起保存。4.發(fā)票管理類檔案發(fā)票存根聯(lián)保管期限為5年，自發(fā)票開具之日起計算；其他發(fā)票管理檔案保管期限為10年。5.稅務(wù)減免類檔案保管期限為10年，自減免稅審批或備案完成之日起保存。6.稅務(wù)檢查類檔案保管期限為10年，自稅務(wù)檢查結(jié)束之日起計算。7.其他稅收業(yè)務(wù)類檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲。對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改或丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，控制庫房溫度、濕度，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案庫房。4.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案保管的合理性和有效性。五、稅收業(yè)務(wù)檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅收業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人因稅務(wù)檢查、審計等工作需要查閱公司稅收業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信或證明文件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱稅收業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案歸還時完好無損。（二）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立稅收業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司稅收業(yè)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。2.通過對檔案利用情況的分析，了解公司稅收業(yè)務(wù)需求和熱點問題，為公司制定稅收管理策略、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供參考依據(jù)。（三）檔案信息化建設(shè)1.不斷完善稅收業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和信息化水平。2.利用信息技術(shù)手段，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，為公司稅收風(fēng)險管理、納稅評估等工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對超過保管期限的稅收業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容是否涉及重要稅收業(yè)務(wù)事項，是否對公司稅收管理、財務(wù)核算、稅務(wù)風(fēng)險防范等具有重要參考價值。2.檔案是否具有法律憑證作用，是否可能在未來的稅務(wù)檢查、審計等工作中被需要。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺失、涂改、偽造等情況。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，形成《檔案銷毀清冊