PAGE部門檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門所有檔案文件的管理，包括但不限于各類合同、協(xié)議、報(bào)告、信函、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案文件由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案文件的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映部門工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及部門機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案文件分類體系和檢索工具，方便檔案文件的查閱和利用。二、檔案文件管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本部門檔案文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案文件的鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定進(jìn)行審批。4.負(fù)責(zé)檔案文件的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案文件信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文件的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案文件的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門檔案文件的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、轉(zhuǎn)讓檔案文件。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案文件的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和查閱服務(wù)等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.根據(jù)工作需要，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本部門與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等文件。4.本部門召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.本部門制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。6.本部門的財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證等。7.本部門的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲文件等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案文件分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案文件進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案文件目錄，包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，避免對(duì)文件造成損壞。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案文件整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重要的、緊急的檔案文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)各部門移交的檔案文件進(jìn)行核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并裝入檔案盒或檔案袋。3.在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱、起止日期等信息。4.將歸檔后的檔案文件存放在檔案庫(kù)房的指定位置，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。五、檔案文件的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本部門、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案文件分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本部門工作有查考利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)定期保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案文件應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案索引，便于查找。4.對(duì)電子檔案文件，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案文件的可讀性和完整性。5.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文件的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的保管期限進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案文件的內(nèi)容，判斷其對(duì)本部門工作的查考利用價(jià)值。2.分析檔案文件的形成時(shí)間、來(lái)源、保管狀況等因素。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本部門的實(shí)際情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)填寫《檔案文件銷毀審批表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案文件銷毀審批表》上簽字，并將銷毀情況記錄在檔案臺(tái)賬中。七、檔案文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案文件的，應(yīng)填寫《檔案文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案文件，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案文件。3.查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案文件上直接進(jìn)行標(biāo)記、批注等操作。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案文件歸還檔案管理部門，并在《檔案文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.本部門內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案文件的，應(yīng)填寫《檔案文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案文件，并辦理借閱手續(xù)，包括登記借閱時(shí)間、期限、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案文件內(nèi)容。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案文件歸還檔案管理部門，并在《檔案文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱本部門檔案文件的，應(yīng)提前與本部門聯(lián)系，說(shuō)明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提交查閱或借閱申請(qǐng)函。2.本部門收到外單位的申請(qǐng)函后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門與外單位協(xié)商查閱或借閱的具體事宜。3.外單位查閱或借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱。查閱或借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案文件，不得擅自復(fù)制檔案文件內(nèi)容。如需復(fù)制檔案文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.外單位查閱或借閱檔案文件的期限、歸還方式等按照本部門內(nèi)部人員查閱或借閱的規(guī)定執(zhí)行。八、檔案文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案文件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行掃描，形成電子檔案文件，并進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和圖像處理，確保電子檔案文件的清晰度和可讀性。2.對(duì)電子檔案文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案文件的信息化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案文件錄入：實(shí)現(xiàn)檔案文件的在線錄入、編輯、審核等功能，確保檔案文件信息的準(zhǔn)確、完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案文件。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案文件的在線借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等功能，提高借閱管理工作效率。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案文件信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案文件的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備