PAGE檔案管理制度社工機(jī)構(gòu)一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為機(jī)構(gòu)的運(yùn)營、服務(wù)、決策等提供有力支持，保障社工機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)機(jī)構(gòu)及服務(wù)對象的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于本社工機(jī)構(gòu)全體員工，涵蓋機(jī)構(gòu)在開展各類社會工作服務(wù)過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于服務(wù)記錄、項(xiàng)目文檔、行政文件、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案管理工作由機(jī)構(gòu)指定的專門部門或人員負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的檔案丟失或混亂。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映機(jī)構(gòu)的工作實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案資料。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。對涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密、服務(wù)對象隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理和對外服務(wù)的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案實(shí)體安全。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。8.為機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案資料的日常保管和利用工作。4.配合檔案管理部門開展檔案清查、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。3.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，及時(shí)處理檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案信息安全。5.積極參與檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)類檔案包括個(gè)案服務(wù)檔案、小組服務(wù)檔案、社區(qū)服務(wù)檔案等。內(nèi)容涵蓋服務(wù)對象基本信息、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)記錄、服務(wù)評估等。2.項(xiàng)目類檔案項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行過程記錄、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目評估資料等。3.行政類檔案機(jī)構(gòu)文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對外聯(lián)絡(luò)文件等。4.財(cái)務(wù)類檔案會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.人事類檔案員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料、離職手續(xù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集起來。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為服務(wù)類、項(xiàng)目類、行政類、財(cái)務(wù)類、人事類等一級類目，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級、三級類目細(xì)分。例如，服務(wù)類檔案可進(jìn)一步細(xì)分為兒童服務(wù)檔案、青少年服務(wù)檔案等；項(xiàng)目類檔案可按項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目周期等進(jìn)行分類。2.編號為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等，以便快速查找和了解檔案基本情況。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列上架，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、移動硬盤等，分別存放在不同地點(diǎn)。3.特殊載體檔案如照片、錄音、錄像等檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久保管、長期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。具體保管期限劃分如下：1.永久保管機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等重要文件；機(jī)構(gòu)年度工作報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等反映機(jī)構(gòu)整體運(yùn)行情況的文件；涉及機(jī)構(gòu)重大決策、重要項(xiàng)目的文件；具有長期歷史研究價(jià)值的檔案資料。2.長期保管一般服務(wù)項(xiàng)目檔案、常規(guī)行政文件、重要人事檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的日常文件、臨時(shí)性項(xiàng)目文件等，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理建議等。五、檔案的利用（一）查閱1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱及編號等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人、借閱檔案名稱及編號、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）對外提供1.外部單位因工作需要查閱或借閱本機(jī)構(gòu)檔案，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函，注明查閱或借閱的目的、檔案范圍等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)外部單位的函件，報(bào)經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。3.對于涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密或服務(wù)對象隱私的檔案，不得對外提供查閱或借閱。確因工作需要必須提供的，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。3.對經(jīng)過鑒定確定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》存檔，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為機(jī)構(gòu)的信息化發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入支持多種格式檔案的電子化錄入，包括文本、圖像、音頻、視頻等，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.分類檢索按照檔案分類體系，提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.數(shù)據(jù)備份定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放在不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.統(tǒng)計(jì)分析對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為機(jī)構(gòu)的決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過掃描、錄入等方式將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)掛接。2.數(shù)據(jù)上傳將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、編目、標(biāo)注等操作，確保數(shù)