PAGE典當(dāng)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)典當(dāng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，滿足公司各部門(mén)及員工對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）綜合管理部門(mén)綜合管理部門(mén)作為公司檔案管理的職能部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編寫(xiě)檔案參考資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合綜合管理部門(mén)做好公司檔案管理的各項(xiàng)工作。具體職責(zé)如下：1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)收集、整理本部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄，定期向綜合管理部門(mén)移交檔案。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱等規(guī)定，確保檔案的安全。4.協(xié)助綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；各類(lèi)行政公文、通知、通報(bào)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：典當(dāng)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、當(dāng)票、續(xù)當(dāng)憑證、贖當(dāng)憑證等；客戶資料、當(dāng)物清單、評(píng)估報(bào)告、鑒定證書(shū)等；絕當(dāng)物品處理記錄、拍賣(mài)成交確認(rèn)書(shū)等；業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等；資金籌集、使用、核算及管理等相關(guān)文件。4.人力資源類(lèi)：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件；勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料；員工檔案、人事任免文件等。5.法務(wù)合規(guī)類(lèi)：訴訟案件、仲裁案件相關(guān)文件；合同審查意見(jiàn)、法律意見(jiàn)書(shū)等；合規(guī)檢查報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。6.其他類(lèi)：公司重大活動(dòng)、會(huì)議記錄、照片、音像資料等；與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案收集范圍，定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行清理和收集，做到隨辦隨收，及時(shí)歸檔。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門(mén)，確保檔案信息的時(shí)效性。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、損毀或丟失文件。（三）整理方法1.分類(lèi)檔案整理應(yīng)按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，一般分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人力資源類(lèi)、法務(wù)合規(guī)類(lèi)和其他類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目，在一級(jí)類(lèi)目下根據(jù)檔案的具體內(nèi)容設(shè)置二級(jí)及以下類(lèi)目。2.編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)為公司代碼；目錄號(hào)為檔案分類(lèi)目錄的編號(hào)；案卷號(hào)為每一卷檔案的編號(hào)；件號(hào)為每卷檔案內(nèi)文件的順序編號(hào)。3.編目檔案編目應(yīng)包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按文件排列順序逐件填寫(xiě)，包括文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目；備考表應(yīng)填寫(xiě)本卷檔案的基本情況、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。4.裝訂檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左側(cè)2cm，上下兩端各留2cm。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)體系進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。同時(shí)應(yīng)建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，一式三份，分別異地存放。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)體系進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。同時(shí)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案保管對(duì)于照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)按照其形成特點(diǎn)進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖洗或打印成紙質(zhì)照片，并配以文字說(shuō)明，分類(lèi)裝訂成冊(cè)；音像資料應(yīng)刻錄成光盤(pán)，并建立目錄索引，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等信息。特殊載體檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案盒或檔案柜中，避免受到損壞。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要業(yè)務(wù)合同等；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)合同、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等；短期保管的檔案保管期限為1年10年，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案清查綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。清查結(jié)束后應(yīng)編寫(xiě)檔案清查報(bào)告，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的存毀。對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)將擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督下進(jìn)行。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及與工作相關(guān)的檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司員工查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱檔案。查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱公司員工借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（三）利用登記綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限不少于[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的經(jīng)營(yíng)管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類(lèi)體系進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)要求。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類(lèi)編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全與保密。3.檔案信息資源整合整合公司各部門(mén)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與互通。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，各部門(mén)可實(shí)時(shí)查詢和利用相關(guān)檔案信息，提高工作效率和協(xié)同辦公能力。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理信息