PAGE學(xué)?；顒訖n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)?；顒訖n案管理，確保活動檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮活動檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校組織開展的各類教育教學(xué)活動、文體活動、社會實(shí)踐活動、對外交流活動等所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)?；顒訖n案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則活動檔案應(yīng)如實(shí)反映活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，不得弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則活動結(jié)束后，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將活動檔案整理歸檔，不得拖延積壓。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，以滿足學(xué)校各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校活動檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門活動檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)活動檔案的集中保管，確保檔案的安全和完整。4.建立活動檔案檢索體系，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.定期對活動檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。（二）活動組織部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織開展活動檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)活動檔案管理，確?；顒訖n案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.在活動過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的積累和保管工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.活動負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)活動的開展，并對活動檔案的形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.檔案資料收集人員：負(fù)責(zé)活動過程中各類文件、資料的收集、整理和初步分類工作。3.檔案整理人員：負(fù)責(zé)按照檔案管理要求對收集的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目和裝訂。三、活動檔案的收集（一）收集范圍1.活動策劃階段：包括活動方案、請示報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示、活動預(yù)算等文件。2.活動準(zhǔn)備階段：如活動場地布置方案、設(shè)備器材清單、人員安排表、宣傳資料（海報(bào)、宣傳單頁、邀請函等）、活動物資采購憑證等。3.活動實(shí)施階段：活動現(xiàn)場照片、視頻資料、簽到冊、會議記錄、活動簡報(bào)、師生參與活動的相關(guān)材料（作品、心得體會等）、活動過程中形成的各類證書、獎狀等。4.活動總結(jié)階段：活動總結(jié)報(bào)告、評估材料、獲獎名單及證書復(fù)印件等。（二）收集要求1.及時(shí)性活動結(jié)束后，相關(guān)部門和人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將活動檔案收集齊全，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性收集的檔案應(yīng)涵蓋活動全過程的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件和資料。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）收集流程1.活動組織部門在活動結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)收集本部門形成的活動檔案資料。2.檔案資料收集人員對收集到的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的及時(shí)補(bǔ)充或糾正。3.將初步整理好的活動檔案資料移交至活動組織部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行再次審核，審核無誤后，填寫檔案移交清單，移交至學(xué)校檔案管理部門。四、活動檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照活動的類型、時(shí)間、級別等因素進(jìn)行分類。例如，可分為教學(xué)活動類、文體活動類、社會實(shí)踐活動類等；也可按照年度進(jìn)行分類，每個年度內(nèi)再按活動類別細(xì)分。2.編號對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用流水號或分類編號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。（三）整理步驟1.區(qū)分不同載體的檔案資料，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等。2.對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無用的文件，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。3.錄入電子文件的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄，并與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)。4.對照片進(jìn)行整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并按照編號順序排列。5.對視頻資料進(jìn)行剪輯整理，添加文字說明，刻錄成光盤保存，并在光盤上標(biāo)注相關(guān)信息。6.將整理好的各類檔案資料按照分類順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、起止編號等信息。五、活動檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，活動組織部門應(yīng)將整理好的活動檔案移交至學(xué)校檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.檔案管理部門接收活動檔案時(shí)，雙方應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對，清點(diǎn)檔案數(shù)量、檢查檔案質(zhì)量等。2.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）歸檔要求1.歸檔的活動檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，檔案資料齊全、完整、編目準(zhǔn)確。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，將活動檔案分類存放，便于查找和管理。六、活動檔案的保管（一）保管期限根據(jù)活動檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及學(xué)校重大活動、重要決策、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般性教學(xué)活動、文體活動等檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如臨時(shí)性活動檔案等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對活動檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，并存檔備查。七、活動檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，不得損害學(xué)校和他人利益。2.審批登記原則利用活動檔案需填寫檔案利用申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理登記手續(xù)。3.保護(hù)原件原則盡量提供檔案復(fù)印件供利用，如需查閱原件，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，確保原件安全。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱活動檔案的人員，可到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場提供協(xié)助，并做好查閱記錄。2.借閱確需借閱活動檔案的，應(yīng)經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，可對活動檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時(shí)，檔案管理人員應(yīng)核對復(fù)制內(nèi)容與原件一致，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立活動檔案利用登記冊，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容等。八、活動檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的活動檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的活動檔案