PAGE檔案資料安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案資料的安全管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案資料管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全置于首位，采取有效措施防止檔案資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料管理活動合法合規(guī)。3.分級管理原則：根據(jù)檔案資料的重要性和敏感性，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案資料的管理要求和權(quán)限。4.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案資料安全風(fēng)險的預(yù)防和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。二、檔案資料的分類與分級（一）分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、績效考核、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等。（二）分級根據(jù)檔案資料的重要性、敏感性和影響范圍，將檔案資料分為以下三級：1.一級檔案：涉及公司/組織核心機(jī)密、重大利益、關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息，對公司/組織的生存和發(fā)展具有至關(guān)重要影響的檔案資料。如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策文件、核心技術(shù)資料、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.二級檔案：重要業(yè)務(wù)活動記錄、重要客戶信息、重要人事檔案等，對公司/組織的正常運(yùn)營和業(yè)務(wù)開展有較大影響的檔案資料。如重要合同協(xié)議、高級管理人員人事檔案、年度財務(wù)審計報告等。3.三級檔案：一般性的行政文件、普通業(yè)務(wù)文檔、日常人事資料等，對公司/組織影響較小的檔案資料。如一般性的通知、普通員工的考勤記錄等。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的檔案資料，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)資料移交至檔案管理部門。3.對于外部接收的檔案資料，如上級部門文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資料的真實(shí)性和完整性后進(jìn)行歸檔。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類和分級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對檔案資料進(jìn)行編號、編目，建立清晰的索引體系，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保資料的整齊和牢固；對電子檔案資料進(jìn)行分類存儲，建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名和標(biāo)注。四．檔案資料的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案資料應(yīng)存儲在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的專用庫房內(nèi)。2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保存儲環(huán)境符合檔案資料保管要求。3.電子檔案資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）保管措施1.一級檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱和使用權(quán)限。2.二級檔案應(yīng)存放在專門的檔案架上，由專人負(fù)責(zé)管理，查閱和使用需履行相應(yīng)審批手續(xù)。3.三級檔案可集中存放，按照類別進(jìn)行有序排列，便于日常查閱。4.定期對檔案資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案資料的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損、褪色、變質(zhì)等受損的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性和完整性。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱，并指定專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出指定區(qū)域，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱范圍和期限借閱檔案資料，不得超范圍、超期限借閱。4.借閱人員應(yīng)對檔案資料的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案資料內(nèi)容。如發(fā)生檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、檔案資料的傳輸與共享（一）傳輸1.涉及檔案資料傳輸?shù)?，?yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專人遞送等。2.在傳輸檔案資料前，應(yīng)對資料進(jìn)行加密處理，確保傳輸過程中的保密性。3.對傳輸過程進(jìn)行記錄，包括傳輸時間、傳輸人員、接收人員等信息，以備查詢和追溯。（二）共享1.檔案資料的共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批流程，確保共享行為符合公司/組織規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.明確檔案資料共享的范圍和對象，對共享的檔案資料進(jìn)行分級分類管理，不同級別資料的共享權(quán)限不同。3.建立檔案資料共享平臺或系統(tǒng)，對共享的檔案資料進(jìn)行集中管理和監(jiān)控，確保共享過程的安全可控。4.在共享檔案資料時，應(yīng)告知共享對象檔案資料的保密要求和使用限制，要求共享對象妥善保管和使用檔案資料。七、檔案資料的保密與安全防護(hù)（一）保密措施1.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.與檔案資料管理相關(guān)的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案資料的整理、存儲、查閱、借閱、傳輸?shù)冗^程中，采取必要的保密措施，防止檔案資料泄露。4.對檔案資料的銷毀過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案資料被恢復(fù)和利用。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案資料管理場所的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對檔案資料管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時修復(fù)安全隱患。3.對檔案資料管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力，防止因人員操作失誤導(dǎo)致檔案資料安全事故。4.制定檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。八、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保存價值和保管期限。2.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，對檔案資料進(jìn)行綜合評估和鑒定。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案資料鑒定報告，明確需要銷毀的檔案資料清單。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行銷毀。2.填寫《檔案資料銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案資料的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)和利用。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，形成銷毀記錄檔案。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案資料安全管理監(jiān)督小組，定期對檔案資料管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、傳輸、共享、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度要求。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對公司/組織檔案資料管理工作的檢查和審計。2.根據(jù)外部檢查意見，及時完善檔案資料安全管理制度和管理措施，確保公司/組織檔案資料管理工作合法合規(guī)。十、責(zé)任追究（一）對違反本制度行為的責(zé)任認(rèn)定1.有下列行為之一的，認(rèn)定為違反檔案資料安全管理制度：（1）未按規(guī)定收集、整理、歸檔檔案資料的；（2）擅自涂改、偽造、銷毀檔案資料的；（3）違反檔案資料查閱、借閱、傳輸、共享規(guī)定，導(dǎo)致檔案資料泄露或丟失的；（4）未履行檔案資料保管責(zé)任，造成檔案資料損壞、變質(zhì)的；（5）其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案資料安全管理制度的行為，視情節(jié)輕重