PAGE裝飾檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司裝飾檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司裝飾業(yè)務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與裝飾業(yè)務相關的檔案管理工作，包括但不限于裝飾項目策劃、設計方案、施工圖紙、工程合同、材料采購清單、竣工驗收報告等各類文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對裝飾檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應真實反映裝飾業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理與裝飾業(yè)務相關的各類檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司裝飾檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司裝飾檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門裝飾業(yè)務檔案的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案管理制度開展工作。2.負責檔案的日常管理，包括檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等工作。3.對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理培訓，不斷提高自身業(yè)務素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.裝飾項目前期策劃文件，如項目可行性研究報告、項目立項批復等。2.設計階段資料，包括設計方案、效果圖、施工圖、設計變更記錄等。3.工程合同文件，如施工合同、材料采購合同、分包合同等。4.施工過程中的各類文件，如施工組織設計、施工進度計劃、工程質量檢驗報告、安全檢查記錄等。5.材料設備資料，包括材料清單、設備選型報告、產(chǎn)品質量證明文件等。6.竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工圖紙、工程結算文件等。7.與裝飾項目相關的其他文件，如客戶反饋意見、項目獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應及時進行修復和補充。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，確定檔案的類別和編號。2.對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.將檔案資料按照編號順序進行排列，采用裝訂、裝盒等方式進行保管，確保檔案的整齊、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案，經(jīng)初步審核后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，并辦理簽收手續(xù)。3.審核無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類編號順序進行歸檔，存入專門的檔案庫房。（二）保管期限1.裝飾檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要的裝飾項目策劃文件、工程合同、竣工驗收報告等具有重大歷史價值和法律意義的文件。長期保管的檔案一般為10年至50年，包括一般性的裝飾項目設計文件、施工過程中的重要文件等。短期保管的檔案為1年至10年，如一般性的施工記錄、材料清單等。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案的性質和價值，確定其保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案應分類存放，不同保管期限的檔案分別存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理。4.對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞檔案資料。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，為借閱人員提供相應的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱檔案應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱申請表應妥善保存，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，詳細列出檔案的名稱編號、日期、來源等信息。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。（三）特殊情況處理對于涉及法律糾紛、歷史遺留問題等特殊情況的檔案，應另行保管，不得擅自銷毀，待問題解決后，再按照規(guī)定進行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標通過建立裝飾檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司的裝飾業(yè)務提供更加便捷的信息支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠將紙質檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、掃描圖像等，確保檔案信息的準確、完整。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，對借閱過程進行全程跟蹤和管理。4.權限管理功能根據(jù)不同人員的工作職責和權限，設置相應的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復功能定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復功能，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立完善的檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)的操作進行嚴格的權限控制，只有經(jīng)過授權的人員才能進行相應的操作。