PAGE水閘檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水閘檔案管理，確保水閘檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水閘運行管理、維護維修、工程改造、防汛抗旱等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）所管理的各類水閘檔案的管理工作，包括水閘規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)施工、運行管理、維護維修、技術(shù)改造等全過程形成的各種載體的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則水閘檔案由公司（組織名稱）指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散、流失。2.真實性原則檔案內(nèi)容應真實反映水閘建設(shè)、運行和管理的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集水閘各個環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案的整理、歸檔、保管、利用等工作規(guī)范有序。5.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的水閘檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司（組織名稱）水閘檔案管理制度，并組織實施。2.負責水閘檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全水閘檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負責水閘檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供水閘檔案的查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.組織開展水閘檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。7.負責對本公司（組織名稱）各部門和下屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和培訓，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門在水閘建設(shè)、運行、維護等工作中形成檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備扎實的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉水閘業(yè)務工作流程。2.認真履行檔案管理職責,嚴格按照檔案管理工作規(guī)范和流程開展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管、利用等具體工作，做好檔案管理過程中的各項記錄和統(tǒng)計工作。4.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全與完整。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力，為公司（組織名稱）檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水閘規(guī)劃設(shè)計階段：包括項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.建設(shè)施工階段：包括工程招投標文件、施工合同、施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程竣工驗收文件等。3.運行管理階段：包括水閘運行調(diào)度記錄、水位流量觀測數(shù)據(jù)、設(shè)備運行維護記錄、安全檢查記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、防汛抗旱工作記錄等。4.維護維修階段：包括維修計劃、維修方案、維修記錄、更換零部件清單、維修驗收報告等。5.技術(shù)改造階段：包括改造項目立項文件、技術(shù)方案、施工圖紙、改造前后對比資料、驗收文件等。6.其他與水閘相關(guān)的文件資料，如上級主管部門的批復文件、會議紀要、科研成果、技術(shù)交流資料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在水閘工作中形成的檔案資料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案資料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求，便于長期保存。3.對重要的檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家有關(guān)檔案分類標準和本公司（組織名稱）檔案管理的實際情況，對水閘檔案進行科學分類。（四）整理方法1.分類水閘檔案分為工程前期文件、工程建設(shè)文件、工程運行管理文件、工程維護維修文件、工程技術(shù)改造文件、其他文件六大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的不同性質(zhì)和特點進行細分。例如，工程建設(shè)文件可分為招投標文件、合同文件、施工文件、竣工驗收文件等小類。2.編號為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023GJ001，表示2023年度工程建設(shè)類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在檔案形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。一般情況下，當年形成的檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。（二）保管期限根據(jù)水閘檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及水閘建設(shè)、運行、管理等方面的重要文件資料，如工程竣工驗收報告、水閘設(shè)計變更的重要文件、重大安全事故處理文件等，應永久保管。2.長期保管對水閘運行管理有一定參考價值的文件資料，如水閘運行調(diào)度記錄、設(shè)備運行維護記錄、年度安全檢查報告等，保管期限為30年。3.短期保管一般性的文件資料，如日常工作記錄、一般性的會議紀要等，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，制定電子檔案的維護和更新計劃，確保電子檔案的完整性和可讀性。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，一般每季度檢查一次，每年進行一次全面清查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、安全設(shè)施設(shè)備等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應查明原因，追究相關(guān)人員責任，并采取補救措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本公司（組織名稱）檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.遵循保密原則，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行審批和利用，防止信息泄露。3.堅持服務為本的原則，積極為公司（組織名稱）的各項工作提供檔案利用服務，提高檔案的利用效率和價值。（二）利用范圍1.公司（組織名稱）內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱水閘檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱水閘檔案。3.因工程建設(shè)項目審計、評估、驗收等工作需要查閱水閘檔案。4.因法律糾紛、歷史研究等特殊情況需要查閱水閘檔案。（三）利用手續(xù)1.本公司（組織名稱）內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱水閘檔案，需出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司（組織名稱）分管領(lǐng)導簽字同意后，由檔案管理部門提供查閱服務。3.因工程建設(shè)項目審計、評估、驗收等工作需要查閱水閘檔案，需提供相關(guān)項目的證明文件，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司（組織名稱）項目負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱。4.因法律糾紛、歷史研究等特殊情況需要查閱水閘檔案，需提供相關(guān)法律文書或研究證明，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司（組織名稱）法律事務部門或相關(guān)領(lǐng)導審核同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應在審核檔案利用的合法性和必要性后，決定是否提供查閱服務。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱人姓名、單位、時間、檔案名稱、用途等信息。查閱、借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案復制1.因工作需要復制水閘檔案，需填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、用途、數(shù)量等信息，按照檔案利用手續(xù)進行審批。2.檔案管理人員應按照審批意見進行復制操作，復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.對重要檔案的復制，應采取必要的保密措施，防止復制件的不當使用和傳播。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.遵循保密原則，在檔案鑒定過程中，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行處理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進行逐卷審查。2.對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出的檔案銷毀意見，經(jīng)公司（組織名稱）分管領(lǐng)導審核批準后，方可實施銷毀。2.檔案管理部門應填寫檔案銷毀清單，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信