PAGE財(cái)務(wù)制度檔案管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)制度檔案管理，確保財(cái)務(wù)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)制度檔案管理工作。涵蓋了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件和記錄。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)制度檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范和本公司制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和裝訂，確保檔案管理工作的規(guī)范性。4.保密性原則：財(cái)務(wù)制度檔案涉及公司敏感財(cái)務(wù)信息，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.安全性原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)制度檔案的實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失或被篡改。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)制度檔案的日常收集、整理、裝訂和保管工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將財(cái)務(wù)檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和解釋。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)制度檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善財(cái)務(wù)制度檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收財(cái)務(wù)部門移交的財(cái)務(wù)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、分類和存儲(chǔ)。3.建立財(cái)務(wù)制度檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)制度檔案的保管環(huán)境維護(hù)，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，保證檔案質(zhì)量不受影響。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期的財(cái)務(wù)制度檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件資料，并按照規(guī)定及時(shí)移交至財(cái)務(wù)部門。2.在涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)需要查閱或借閱財(cái)務(wù)制度檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自查閱或借閱。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及其附注、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)發(fā)票存根等。5.預(yù)算文件：年度預(yù)算草案、預(yù)算調(diào)整文件、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等。6.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。7.其他財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)決策文件、財(cái)務(wù)會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)合同等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類財(cái)務(wù)文件資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及財(cái)務(wù)的文件資料移交至財(cái)務(wù)部門，不得積壓或拖延。3.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照日期順序進(jìn)行整理，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)3厘米。憑證應(yīng)裝訂牢固，封面應(yīng)填寫完整、清晰。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照科目順序進(jìn)行排列，賬頁(yè)應(yīng)整齊、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)破損。對(duì)于活頁(yè)賬，應(yīng)在年末進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并編制目錄。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度順序進(jìn)行整理，每份報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并由編制人、審核人、負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.稅務(wù)資料應(yīng)按照稅種、申報(bào)期限進(jìn)行分類整理，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。5.其他財(cái)務(wù)文件應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，如財(cái)務(wù)制度可按照制度名稱和發(fā)布時(shí)間進(jìn)行編號(hào)排列。四、檔案保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.稅務(wù)資料：按照國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定的保管期限執(zhí)行，一般為10年。5.預(yù)算文件：保管期限為10年。6.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告保管期限為10年，外部審計(jì)報(bào)告永久保管。7.其他財(cái)務(wù)文件：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為5年至永久不等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防火、防潮、防蟲。檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。3.磁性介質(zhì)檔案：如磁帶、磁盤等，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到磁場(chǎng)干擾。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)制度檔案，需填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)制度檔案，需填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限和歸還時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人查閱公司財(cái)務(wù)制度檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由公司檔案管理部門指定專人陪同查閱或借閱。3.外部單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或帶走檔案原件，如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和公司內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期的財(cái)務(wù)制度檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。