PAGE查詢復(fù)印檔案規(guī)定制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查詢復(fù)印行為，保障檔案信息安全，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本規(guī)定制度。（二）適用范圍本規(guī)定制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人在查詢、復(fù)印公司/組織檔案時(shí)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢復(fù)印活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保護(hù)檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查詢復(fù)印流程和要求，做到查詢復(fù)印活動(dòng)有序進(jìn)行。二、檔案查詢規(guī)定（一）查詢主體資格1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查詢與其工作相關(guān)的檔案。涉及重要檔案或跨部門檔案查詢的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位和個(gè)人因業(yè)務(wù)合作、司法調(diào)查、審計(jì)等合法事由，需查詢公司/組織檔案的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。（二）查詢申請(qǐng)1.內(nèi)部人員查詢申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查詢目的、查詢檔案范圍、預(yù)計(jì)查詢時(shí)間等信息。所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，提交檔案管理部門。2.外部單位和個(gè)人查詢申請(qǐng)?zhí)峤粫嫔暾?qǐng)函，明確查詢事由、查詢檔案清單、查詢期限等內(nèi)容。附上相關(guān)證明材料，如合作協(xié)議、司法文書、審計(jì)通知書等。將申請(qǐng)函及證明材料一并提交至公司/組織辦公室或檔案管理歸口部門，由其審核后報(bào)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表審批。（三）查詢審批1.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核。2.對(duì)于內(nèi)部人員查詢申請(qǐng)，審核重點(diǎn)為查詢目的與工作相關(guān)性、查詢范圍合理性等。3.對(duì)于外部單位和個(gè)人查詢申請(qǐng)，審核重點(diǎn)為申請(qǐng)事由合法性、證明材料真實(shí)性、查詢可能對(duì)公司/組織造成的影響等。4.經(jīng)審核同意的查詢申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并注明查詢方式、查詢期限等要求。（四）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶離指定區(qū)域。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查詢，確保查詢過程規(guī)范有序。2.遠(yuǎn)程查詢（如有需要）對(duì)于確實(shí)無法現(xiàn)場(chǎng)查詢的情況，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可采用遠(yuǎn)程查詢方式。遠(yuǎn)程查詢應(yīng)通過安全可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行，并采取必要的身份認(rèn)證和數(shù)據(jù)加密措施，防止信息泄露。（五）查詢記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查詢進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查詢申請(qǐng)人、查詢時(shí)間、查詢目的、查詢檔案清單、查詢方式、審批情況等信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。三、檔案復(fù)印規(guī)定（一）復(fù)印申請(qǐng)1.與檔案查詢申請(qǐng)流程一致，申請(qǐng)人在提交查詢申請(qǐng)時(shí)，如需復(fù)印檔案，應(yīng)在申請(qǐng)表中明確注明復(fù)印內(nèi)容及份數(shù)。2.對(duì)于外部單位和個(gè)人復(fù)印申請(qǐng)，除提交書面申請(qǐng)函和證明材料外，還需注明復(fù)印用途及使用期限。（二）復(fù)印審批復(fù)印申請(qǐng)審批流程與查詢申請(qǐng)相同，經(jīng)審批同意后，檔案管理部門方可安排復(fù)印。（三）復(fù)印操作1.檔案復(fù)印應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備，并由檔案管理部門工作人員操作。2.復(fù)印過程中應(yīng)確保復(fù)印件清晰、完整，不得對(duì)檔案原件進(jìn)行裁剪、拼接、涂改等操作。3.對(duì)于重要檔案或不宜多份復(fù)印的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況控制復(fù)印份數(shù)，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章及檔案管理部門印章。（四）復(fù)印件管理1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)復(fù)印后的檔案進(jìn)行編號(hào)登記，記錄復(fù)印件的編號(hào)、名稱、內(nèi)容、復(fù)印日期、申請(qǐng)人等信息。2.對(duì)于外部單位和個(gè)人復(fù)印的檔案，應(yīng)在復(fù)印件上注明使用期限，并要求其在使用期限屆滿后及時(shí)歸還或銷毀。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)復(fù)印檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保復(fù)印件按照規(guī)定用途使用，未發(fā)生遺失、泄露等情況。四、檔案信息安全與保密（一）安全防護(hù)措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，保障電子檔案信息安全。（二）保密要求1.所有參與檔案查詢復(fù)印工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.在查詢復(fù)印過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在敏感內(nèi)容或涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。3.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案信息通過非正規(guī)渠道傳播。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案信息安全與保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查詢復(fù)印工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案查詢復(fù)印規(guī)定制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保制度有效執(zhí)行。（二）外部檢查1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案查詢復(fù)印資料。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，完善檔案管理工作。六、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)定制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本規(guī)定制度將