PAGE院系檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強院系檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于院系內(nèi)各部門、各專業(yè)在教學(xué)、科研、行政管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：院系檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映院系各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存院系在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立院系檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由院系領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負責(zé)人為成員。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定院系檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.指導(dǎo)和監(jiān)督院系各部門的檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.定期對院系檔案管理工作進行檢查和評估，推動檔案管理工作不斷改進和提高。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門的職責(zé)如下：1.負責(zé)制定和實施院系檔案管理的具體業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程。2.集中統(tǒng)一管理院系各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交。6.開展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高院系全體人員的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時向檔案管理部門移交。兼職檔案員的職責(zé)如下：1.宣傳和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和院系檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。3.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案管理部門移交檔案。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績單、畢業(yè)論文（設(shè)計）、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。2.科研檔案：包括科研項目申請書、立項批復(fù)、研究報告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定材料、科研獎勵材料等。3.行政管理檔案：包括院系工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、房產(chǎn)檔案等。4.學(xué)生工作檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、社會實踐材料、就業(yè)材料等。5.其他檔案：包括外事活動檔案、校友檔案、聲像檔案、實物檔案等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對重要的文件材料，應(yīng)實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別和保管期限進行分類整理，便于管理和利用。3.同一類檔案應(yīng)按照時間順序排列，編號應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：將收集到的檔案按照教學(xué)、科研、行政管理、學(xué)生工作等類別進行劃分，并在各類別下進一步細分小類。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別順序號的方式，如“2023教學(xué)001”表示2023年形成的教學(xué)類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份隨檔案一同裝訂。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固不易散失。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾、空氣過濾器等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于操作和管理。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限和編號順序上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.根據(jù)檔案的載體形式，分別采用不同的存放方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。3.對珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專門的檔案盒、封裝袋等進行包裝，并單獨存放。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)安排專人負責(zé)管理，管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的安全防范意識和技能。2.嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進行檢查，確保檔案的安全與完整。3.保持庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。4.做好庫房溫濕度的監(jiān)測和調(diào)控工作，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容價值、歷史作用等方面進行綜合分析和判斷。2.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和長遠保存價值，避免片面強調(diào)某一方面而導(dǎo)致鑒定失誤。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價值。3.對檔案的鑒定結(jié)果進行記錄，填寫《檔案鑒定意見書》，明確檔案的存毀意見，并由鑒定小組成員簽字確認。（三）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)院系檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊》一式三份，一份留存檔案管理部門，一份交院系領(lǐng)導(dǎo)審核，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。3.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》與相關(guān)鑒定材料一并歸檔保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本院系人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位人員因工作需要查閱本院系檔案，須經(jīng)本院系檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.用戶填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排查閱地點和查閱時間。3.用戶在檔案管理人員的陪同下，在指定的查閱地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，用戶應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍1.本院系人員因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱本院系檔案，確因工作需要借閱的，須經(jīng)本院系主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.用戶填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并提交所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員憑借閱證領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送院系領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。3.利用檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進行檔案管理工作的分析和評估，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案管理的要求，定期將本院系保管期滿的檔案向同級國家綜合檔案館或上級主管部門移交。2.檔案移交前，應(yīng)進行全面的整理和核對，確保檔案的質(zhì)量符合移交要求