PAGE城建檔案上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司城建檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及城建檔案管理的部門和人員。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、城建檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城建檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司的城建檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對城建檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目城建檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時為利用者提供檔案服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、城建檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程勘察、設(shè)計文件，如地質(zhì)勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更等。3.工程施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與項目建設(shè)有關(guān)的文件，如工程照片、錄像資料、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的城建檔案，并移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)程序和檔案內(nèi)容，將城建檔案分為工程前期文件、工程勘察設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等類別。2.組卷：根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量和保管期限，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組成一卷或數(shù)卷。3.編目：對每卷檔案進(jìn)行編號、編制目錄，注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，使其整齊美觀。四、城建檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目前期文件應(yīng)在項目立項后及時歸檔。2.工程勘察、設(shè)計文件應(yīng)在勘察、設(shè)計任務(wù)完成后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底將本月形成的檔案移交至檔案管理部門。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后歸檔。5.工程竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.項目部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回項目部門重新整理。3.審核合格的檔案進(jìn)行編目、上架，納入公司城建檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.永久保存：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保存：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保存：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，做到賬物相符。五、城建檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱城建檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱城建檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表和查閱登記表，為查閱人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還日期。（三）利用范圍1.為公司內(nèi)部各項工作提供參考依據(jù)，如工程建設(shè)、項目管理、技術(shù)創(chuàng)新等。2.為公司對外宣傳、交流提供資料支持。3.為解決公司歷史遺留問題、維護(hù)公司合法權(quán)益提供證據(jù)。六、城建檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司的實際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.便于保管和利用，有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，判斷其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價值差異。3.效益評估法：從檔案利用的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面評估其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中注銷，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對公司各部門的城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司辦公室、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作情況。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門的檔案管理情況進(jìn)行評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項檢查，提