PAGE檔案安全保密防范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全保密工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、使用過程中的安全保密工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全保密意識(shí)，建立健全各項(xiàng)防范措施，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：明確檔案使用人員的安全保密責(zé)任，確保檔案在使用過程中的安全。4.嚴(yán)格管理原則：對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全保密管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.定期對(duì)公司檔案安全保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的安全保密意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理檔案安全保密工作中的突發(fā)事件，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）檔案使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案安全保密工作。2.嚴(yán)格遵守公司檔案安全保密管理制度，確保本部門檔案的安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案安全保密教育，提高員工的安全保密意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、歸還等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案安全保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。2.在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失檔案。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.檔案收集范圍包括但不限于：公司文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、有效。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案索引，以便快速查找和利用檔案。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃易爆物品等。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.檔案利用過程中，查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案安全保密措施（一）物理安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全的存儲(chǔ)柜中，并進(jìn)行加密處理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.公司應(yīng)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)劝踩夹g(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限。3.定期對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞。（三）人員安全措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)和技能。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其安全保密責(zé)任。3.對(duì)涉及檔案安全保密的重要崗位，應(yīng)實(shí)行定期輪崗制度。（四）應(yīng)急處置措施1.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全保密應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.如發(fā)生檔案安全保密事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，綜合考慮檔案的價(jià)值和保存意義，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司應(yīng)建立檔案安全保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案安全保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案安全保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的