PAGE檔案逾期歸檔通報制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整歸檔，提高檔案利用效率，特制定本檔案逾期歸檔通報制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的管理與監(jiān)督。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時準確原則：各部門及員工應及時將形成的檔案資料進行整理、歸檔，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整。3.責任明確原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責任主體，確保檔案管理工作有序進行。4.監(jiān)督考核原則：通過建立監(jiān)督考核機制，對檔案逾期歸檔情況進行通報與考核，促進檔案管理工作質(zhì)量提升。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，指導各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作進行全面監(jiān)督與實施。3.定期組織檔案管理人員培訓，提高檔案管理業(yè)務水平。4.對各部門檔案逾期歸檔情況進行統(tǒng)計、分析，并按照本制度進行通報。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并指定專人負責具體實施。2.按照檔案管理要求，及時將本部門形成的各類檔案資料進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔，不得無故拖延。4.配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督與指導。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案實體安全。2.對接收的檔案進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時反饋給相關(guān)部門進行整改。3.按照檔案檢索要求，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢與利用。4.協(xié)助各部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作，并做好相關(guān)記錄。三）檔案歸檔要求（一）歸檔范圍公司檔案歸檔范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、銷售合同、采購合同、項目文檔、財務報表、審計報告等。3.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利資料、產(chǎn)品圖紙等。4.客戶關(guān)系類：客戶信息、合作協(xié)議、售后服務記錄等。5.其他類：公司榮譽證書、宣傳資料、對外交流材料等。（二）歸檔時間1.一般文件資料應在文件形成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.重要會議文件應在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.項目文檔應按照項目進度及時歸檔，項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成全部歸檔工作。4.年度工作總結(jié)、財務報表等應在次年[X]月[X]日前歸檔。（三）歸檔內(nèi)容要求1.檔案資料應齊全完整，包括文件正文、附件、簽批單等相關(guān)材料。2.檔案資料應真實準確，不得篡改、偽造。3.檔案資料應規(guī)范統(tǒng)一，采用公司規(guī)定的分類標準和編號方法進行整理編目。4.檔案資料應字跡清晰、圖表工整，載體應符合耐久性要求，能夠長期保存。四、檔案逾期歸檔通報流程（一）逾期提醒1.檔案管理部門定期對各部門檔案歸檔情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)逾期未歸檔的檔案，及時向相關(guān)部門發(fā)送《檔案逾期提醒函》。2.《檔案逾期提醒函》應明確指出逾期未歸檔的檔案名稱、所屬部門、逾期時間等信息，并提醒相關(guān)部門盡快完成歸檔工作。（二）情況核實1.相關(guān)部門收到《檔案逾期提醒函》后，應在[X]個工作日內(nèi)核實檔案逾期原因，并將情況反饋給檔案管理部門。2.如因特殊原因?qū)е聶n案逾期歸檔，應詳細說明原因及預計歸檔時間。（三）通報發(fā)布1.檔案管理部門根據(jù)各部門反饋的情況，對檔案逾期歸檔情況進行統(tǒng)計分析。2.對于逾期未歸檔且無合理原因的部門，編制《檔案逾期歸檔通報》，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后發(fā)布。3.《檔案逾期歸檔通報》應包括逾期未歸檔部門名單、逾期檔案名稱、逾期時間、逾期原因分析等內(nèi)容，并在公司內(nèi)部進行公示。（四）整改跟蹤1.被通報部門應針對檔案逾期歸檔問題制定整改措施，并在[X]個工作日內(nèi)將整改計劃提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對被通報部門的整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施落實到位。3.被通報部門完成檔案歸檔工作后，應及時向檔案管理部門提交歸檔清單，檔案管理部門進行審核確認。五、考核與獎懲（一）考核1.將檔案逾期歸檔情況納入部門績效考核體系，設定相應的考核指標和分值。2.對于檔案逾期歸檔次數(shù)較多、逾期時間較長且整改不力的部門，在績效考核中給予相應扣分。（二）獎勵1.對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀，檔案歸檔及時、準確、完整的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括但不限于榮譽證書、獎金、晉升機會等。（三）懲罰1.對于檔案逾期歸檔問題嚴重，影響公司檔案管理工作正常開展的部門和個人，給予批評教育、警告等處分。2.因檔案逾期歸檔導致公司利益受損的部門和個人，應承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。六、附則（一）解釋權(quán)