PAGE完善社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的管理，包括但不限于社區(qū)黨組織建設(shè)檔案、社區(qū)居民委員會工作檔案、社區(qū)服務(wù)檔案、社區(qū)文化活動檔案、社區(qū)治安管理檔案、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、客觀，如實反映社區(qū)工作的實際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)和時間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的泄露和損壞。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為社區(qū)工作提供參考和依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織形成的各類文件、會議記錄、黨員名冊、黨組織活動資料等。2.社區(qū)居民委員會形成的工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、決議決定、各類報表等。3.社區(qū)服務(wù)過程中產(chǎn)生的服務(wù)記錄、服務(wù)對象信息、服務(wù)項目資料等。4.社區(qū)文化活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。5.社區(qū)治安管理的巡邏記錄、案件處理資料、安全隱患排查記錄等。6.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理的檢查記錄、整改措施、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告等。7.其他與社區(qū)工作相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。4.在檔案封面和卷內(nèi)目錄上填寫相關(guān)信息，注明檔案的名稱、年度、保管期限等。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員教育管理、群團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類：包括社區(qū)居民委員會工作、社區(qū)規(guī)劃與建設(shè)、社區(qū)財務(wù)與資產(chǎn)管理等方面的檔案。3.社區(qū)服務(wù)類：包括社區(qū)公共服務(wù)、社區(qū)志愿服務(wù)、社區(qū)便民服務(wù)等方面的檔案。4.社區(qū)文化類：包括社區(qū)文化活動策劃、組織實施、文化設(shè)施建設(shè)等方面的檔案。5.社區(qū)治安類：包括社區(qū)治安防范、治安案件處理、消防安全管理等方面的檔案。6.社區(qū)環(huán)境類：包括社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生整治、環(huán)境保護(hù)、綠化管理等方面的檔案。7.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用年度+類別代碼+流水號的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：按照分類方案，用兩位字母表示檔案的類別。4.流水號：用三位數(shù)字表示同一類別檔案的順序號。例如：2023年黨群工作類的第一份檔案編號為2023DQ001。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些重要的、時效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時歸檔。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映社區(qū)歷史面貌、具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)定期保管。（三）保管要求1.檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案的丟失和損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.社區(qū)居民因個人事務(wù)需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.上級主管部門、其他單位或個人因工作需要查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.在查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對于需要復(fù)制的檔案，應(yīng)按照規(guī)定收取一定的復(fù)制費用。3.查閱人如需將檔案帶出檔案管理室，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社區(qū)工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.