PAGE檔案運(yùn)行管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等檔案運(yùn)行全過程的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項活動的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須是原件，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計公司各部門移交的檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行清理和價值評估，確保檔案的時效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。6.參與公司重大活動、重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案工作的順利開展。2.指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案工作的具體實(shí)施，按照檔案管理要求及時收集、分類、整理本部門形成的文件材料，定期移交公司綜合管理部門歸檔。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，在各項工作中形成的文件材料應(yīng)及時歸檔，不得私自留存或銷毀，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.積極配合公司綜合管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對存在的問題及時進(jìn)行整改。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、證照管理等方面的文件材料。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)文件。3.經(jīng)營管理類：涉及公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、審計監(jiān)督、合同管理等經(jīng)營活動中的文件。4.生產(chǎn)管理類：包含生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等生產(chǎn)過程中的文件資料。5.技術(shù)研發(fā)類：主要是公司技術(shù)研發(fā)項目、技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的檔案。6.質(zhì)量管理類：有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)檢測報告、質(zhì)量認(rèn)證等質(zhì)量管理工作的文件。7.物資采購類：包括物資采購計劃、采購合同、供應(yīng)商管理、物資驗(yàn)收等方面的文件。8.銷售服務(wù)類：涉及銷售合同、客戶信息、售后服務(wù)記錄等銷售與服務(wù)過程中的文件。9.教育培訓(xùn)類：公司內(nèi)部培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、員工培訓(xùn)記錄等教育培訓(xùn)相關(guān)的檔案。10.其他類：不屬于上述分類范圍，但具有保存價值的其他文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別：用兩位大寫英文字母表示，對應(yīng)上述十大類檔案分類，如“XG”表示行政管理類。3.流水號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，按檔案形成的先后順序依次編號，如“0001”。例如，一份2023年行政管理類的第5份文件，其編號為“2023XG0005”。四、檔案的形成與收集（一）文件材料形成要求1.公司各部門及員工在各項工作中應(yīng)按照檔案管理要求，及時、準(zhǔn)確地形成各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.對外簽訂的合同、協(xié)議等文件，應(yīng)使用統(tǒng)一格式的文本，并確保條款明確、合法有效。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議等文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.公司內(nèi)部的文件材料，如通知、報告、請示等，應(yīng)按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)，確保文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。文件形成后，應(yīng)及時將紙質(zhì)文件及電子文件一并歸檔。（二）文件材料收集范圍1.公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、物資采購、銷售服務(wù)、教育培訓(xùn)等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司員工在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件、學(xué)術(shù)成果、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等個人材料，也應(yīng)及時收集歸檔，作為公司人才隊伍建設(shè)和員工個人發(fā)展的重要記錄。3.公司與外部單位合作開展項目、業(yè)務(wù)往來等活動中形成的文件材料，如合作協(xié)議、項目報告、往來信函等，應(yīng)按照合作項目或業(yè)務(wù)的歸屬進(jìn)行收集歸檔。（三）文件材料收集時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門形成的文件材料，一般每月進(jìn)行一次集中收集整理，確保文件材料不遺漏、不丟失。2.對于重要會議、重大活動、緊急項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集歸檔，確保檔案的時效性和完整性。3.公司員工離職時，應(yīng)將個人保管的屬于公司檔案范圍的文件材料全部移交所在部門兼職檔案員，不得私自留存。五、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，同一類別的文件集中在一起。2.裝訂編目：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照檔案編號順序編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.編頁編號：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編頁編號，每卷（冊）檔案首頁為第1頁，依次編號，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。4.電子文件整理：電子文件應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，反映文件的主要內(nèi)容和形成時間。電子文件應(yīng)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交公司綜合管理部門歸檔。移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.公司綜合管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性和準(zhǔn)確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照檔案庫房的布局進(jìn)行存放，同類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜號等信息。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)（器）、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序排列上架存放，便于查閱和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制備份，副本與原件分開存放，以應(yīng)對原件損壞或丟失的情況。復(fù)制備份的檔案應(yīng)與原件具有同等的法律效力。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的保管期限區(qū)域，將檔案按照短期、中期、長期的保管期限分別存放，便于檔案的鑒定和銷毀工作。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、公司歷史沿革、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。如年度工作計劃與總結(jié)、財務(wù)報表、生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計資料等。3.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為[具體年限]年。如一般性的通知、便函、臨時性的工作計劃等。檔案保管期限從文件形成的次年1月1日起計算。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并做好記錄。3.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行查閱和利用，防止信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號、利用方式、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行審查，判斷檔案是否具有保存價值。具體審查內(nèi)容包括：1.是否反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司發(fā)展是否具有重要意義。2.是否記錄了公司重要的業(yè)務(wù)活動、決策過程、技術(shù)成果等，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等工作是否具有參考價值。3.是否涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息，對公司的安全和利益是否構(gòu)成影響。4.檔案的形成時間是否久遠(yuǎn)，是否具有一定的歷史積累價值。5.檔案的載體形式是否完好，是否能夠保證檔案信息的長期保存。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定工作小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀理由等信息。2.審批：《