PAGE換屆選舉檔案交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范換屆選舉期間檔案交接工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，保障換屆選舉工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各級換屆選舉過程中涉及的檔案交接工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織相關(guān)規(guī)定，確保交接過程合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則交接的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，能夠真實反映換屆選舉工作的全過程。3.及時高效原則明確交接時間節(jié)點，確保檔案交接工作及時、高效，不影響換屆選舉工作的正常推進(jìn)。4.責(zé)任明確原則明確交接雙方的責(zé)任，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)檔案丟失、損壞或交接不清等問題。二、檔案范圍及內(nèi)容（一）選舉籌備階段檔案1.換屆選舉工作方案及相關(guān)請示、批復(fù)文件。2.成立換屆選舉工作機(jī)構(gòu)的文件及人員名單。3.宣傳動員資料，包括通知、公告、宣傳海報、標(biāo)語等。4.選民登記資料，如選民名單、選民資格審查記錄等。（二）候選人提名及資格審查檔案1.候選人提名推薦材料，包括推薦表、推薦理由等。2.候選人資格審查文件，如審查標(biāo)準(zhǔn)、審查過程記錄、審查結(jié)果等。（三）選舉組織實施階段檔案1.投票選舉相關(guān)文件，如投票辦法、計票規(guī)則、選舉結(jié)果報告等。2.選票、投票箱、計票工具等相關(guān)物品的使用記錄及清單。3.選舉現(xiàn)場照片、視頻等資料。（四）選舉后續(xù)工作檔案1.當(dāng)選人員名單及相關(guān)文件。2.工作總結(jié)、經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)等材料。3.與換屆選舉有關(guān)的其他文件、資料。三、交接雙方職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.按照本制度要求，對換屆選舉檔案進(jìn)行全面整理、分類和編號，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.編制詳細(xì)的檔案交接清單，注明檔案名稱、數(shù)量、存放位置等信息，并簽字確認(rèn)。3.在規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案及交接清單移交給接收方，并協(xié)助接收方進(jìn)行檔案核對。4.對移交的檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)，如因移交方原因?qū)е聶n案缺失、損壞或信息錯誤，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）接收方職責(zé)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，按照交接清單認(rèn)真核對檔案資料，確保接收檔案的數(shù)量、內(nèi)容與清單一致。2.在核對無誤后，接收方簽字確認(rèn)，并妥善保管接收的檔案。3.對接收的檔案進(jìn)行妥善整理和存儲，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和可查閱性。4.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，及時與移交方溝通解決，對因接收方原因?qū)е聶n案管理不善承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、交接程序（一）準(zhǔn)備階段1.換屆選舉工作接近尾聲時，移交方開始著手檔案整理工作，按照檔案范圍及內(nèi)容要求，對各類檔案進(jìn)行分類、裝訂，并編制檔案目錄。2.移交方根據(jù)檔案整理情況，填寫檔案交接清單，一式兩份，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期、存放位置等信息。3.接收方提前做好接收檔案的準(zhǔn)備工作，安排合適的存放空間，配備必要的檔案保管設(shè)備，并確定接收人員。（二）交接過程1.雙方約定交接時間和地點，移交方攜帶檔案及交接清單到達(dá)交接現(xiàn)場。2.移交方首先向接收方介紹檔案整理情況及交接清單內(nèi)容，然后按照清單逐一核對檔案資料，雙方共同對檔案進(jìn)行清點。3.核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞或信息不符等問題，移交方應(yīng)及時查找原因并補(bǔ)充或更正。如雙方對某些檔案內(nèi)容存在疑問，應(yīng)共同協(xié)商解決。4.檔案核對無誤后，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）后續(xù)工作1.接收方將接收的檔案按照檔案管理制度進(jìn)行妥善整理和存儲，建立檔案臺賬，記錄檔案的接收、保管、查閱等情況。2.移交方和接收方應(yīng)保持溝通，在換屆選舉工作結(jié)束后的一定時間內(nèi)，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要補(bǔ)充相關(guān)資料，雙方應(yīng)及時協(xié)商解決。3.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，接收方應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。五、檔案保管與查閱（一）保管要求1.接收方應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備防火、防潮、防蟲、防盜等必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引或電子目錄，提高檔案查閱效率。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱換屆選舉檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出保管場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中涉及的機(jī)密信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對換屆選舉檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案交接工作進(jìn)行檢查，查看交接程序是否規(guī)范、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、交接清單是否簽字確認(rèn)等。3.對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）責(zé)任追究1.如因移交方或接收方違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案交接工作出現(xiàn)失誤或檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于違反法律法規(guī)或公司/組織規(guī)定，故意隱瞞、篡改、銷毀檔案資料的行為，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.因檔案交接工作失誤給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人采取措施挽回?fù)p失，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、附則（一）