PAGE2017檔案統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案統(tǒng)計工作，確保檔案信息的準確性、完整性和及時性，為公司各項工作提供有力的檔案支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及的統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須如實反映檔案管理的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準確性原則統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確無誤，計算方法正確，計量單位統(tǒng)一，確保統(tǒng)計結果的可靠性。3.及時性原則按照規(guī)定的時間和要求及時報送統(tǒng)計資料，不得延誤，以便為公司決策提供及時有效的依據(jù)。4.保密性原則對檔案統(tǒng)計過程中涉及的公司機密信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案統(tǒng)計機構與人員（一）檔案統(tǒng)計機構公司設立檔案統(tǒng)計工作領導小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調公司檔案統(tǒng)計工作，制定統(tǒng)計計劃，審核統(tǒng)計報表，解決統(tǒng)計工作中的重大問題。（二）檔案統(tǒng)計人員1.檔案管理部門配備專職檔案統(tǒng)計人員，負責具體的檔案統(tǒng)計工作，包括數(shù)據(jù)收集、整理、分析和報表編制等。2.各部門指定一名兼職檔案統(tǒng)計人員，負責本部門檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、初步整理，并按時報送至檔案管理部門。（三）人員職責1.檔案統(tǒng)計人員職責嚴格遵守國家有關統(tǒng)計法律法規(guī)和公司檔案統(tǒng)計制度，認真履行統(tǒng)計職責。負責建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，及時、準確地記錄檔案管理各項數(shù)據(jù)。定期收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計資料，進行數(shù)據(jù)分析，撰寫統(tǒng)計報告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。負責檔案統(tǒng)計報表的編制、審核和報送工作，確保報表數(shù)據(jù)真實、準確、完整、及時。保守檔案統(tǒng)計工作中的機密信息，不得擅自對外泄露。積極參加檔案統(tǒng)計業(yè)務培訓，不斷提高統(tǒng)計業(yè)務水平。2.各部門兼職檔案統(tǒng)計人員職責負責本部門檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的日常收集和初步整理工作，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。按照檔案管理部門的要求，按時報送本部門檔案統(tǒng)計資料，不得延誤。協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計工作，配合完成相關數(shù)據(jù)的核實和調查。三、檔案統(tǒng)計范圍與內容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.檔案的累計數(shù)量，即從檔案形成開始至統(tǒng)計期末的檔案總數(shù)。3.不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況，如永久、長期、短期檔案的數(shù)量。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.檔案的整理數(shù)量，包括年度整理的檔案卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案整理的質量情況，如整理規(guī)范程度、分類準確性等，可通過抽查一定比例的檔案進行評估統(tǒng)計。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱利用的人次，即統(tǒng)計年度內查閱檔案的總人數(shù)。2.檔案借閱利用的次數(shù)，包括借閱檔案的份數(shù)和借閱期限等信息。3.檔案復制利用的數(shù)量，如復印、掃描等復制的檔案頁數(shù)或份數(shù)。4.檔案利用效果反饋情況，通過對利用者的調查或回訪，統(tǒng)計利用者對檔案利用效果的評價，如滿意、較滿意、不滿意等不同評價的比例。（四）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案庫房的面積、空間利用情況，如檔案存放架位的數(shù)量、已使用架位和剩余架位數(shù)量等。2.檔案保管設備的配備情況，如溫濕度控制設備、防火防盜設備等的數(shù)量和運行狀況。3.檔案的安全狀況，統(tǒng)計年度內檔案是否發(fā)生丟失、損壞、泄密等事故，以及事故發(fā)生的原因和處理結果。（五）電子檔案統(tǒng)計1.電子檔案的數(shù)量，包括存儲在服務器、磁盤、光盤等載體上的電子檔案數(shù)量。2.電子檔案的格式類型統(tǒng)計，如文檔格式、圖像格式、音頻格式、視頻格式等的數(shù)量分布。3.電子檔案的存儲位置和存儲容量統(tǒng)計，明確不同存儲設備上電子檔案的存儲量。4.電子檔案管理系統(tǒng)的使用情況，如登錄次數(shù)、操作記錄等統(tǒng)計信息，以評估系統(tǒng)的運行效率和使用效果。四、檔案統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案管理部門每月、每季度、每年定期開展檔案統(tǒng)計工作，按照規(guī)定的統(tǒng)計范圍和內容，收集、整理相關數(shù)據(jù)。2.專項統(tǒng)計針對公司檔案管理中的特定事項或問題，如某項重大項目檔案的統(tǒng)計、檔案數(shù)字化工作進展統(tǒng)計等，開展專項統(tǒng)計調查，收集專項數(shù)據(jù)。3.抽樣統(tǒng)計對于檔案數(shù)量較大、全面統(tǒng)計難度較高的情況，采用抽樣統(tǒng)計方法。按照一定的抽樣比例從檔案總體中抽取樣本進行統(tǒng)計分析，然后根據(jù)樣本統(tǒng)計結果推斷總體情況。抽樣方法應科學合理，確保樣本具有代表性。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案統(tǒng)計人員定期從檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房、各部門兼職檔案統(tǒng)計人員等渠道收集檔案統(tǒng)計所需的數(shù)據(jù)。收集的數(shù)據(jù)應包括原始記錄、文件材料、業(yè)務報表等，確保數(shù)據(jù)來源的可靠性。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總、審核，剔除重復、錯誤的數(shù)據(jù)。將整理后的數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計臺賬或電子表格，建立規(guī)范的數(shù)據(jù)記錄格式。3.數(shù)據(jù)分析運用統(tǒng)計分析方法，如對比分析、趨勢分析、結構分析等，對整理好的數(shù)據(jù)進行深入分析。通過數(shù)據(jù)分析揭示檔案管理工作中的規(guī)律、問題和發(fā)展趨勢，為檔案管理決策提供支持。4.報表編制根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，按照規(guī)定的報表格式和內容要求，編制檔案統(tǒng)計報表。報表應包括封面、目錄、主表、附表、附注等部分，確保報表內容完整、邏輯清晰。5.審核報送檔案統(tǒng)計報表編制完成后，先由檔案統(tǒng)計人員進行自審，檢查數(shù)據(jù)的準確性、完整性和報表格式的規(guī)范性。然后提交檔案管理部門負責人審核，審核通過后報送公司相關領導和上級主管部門。五、檔案統(tǒng)計報表管理（一）報表種類1.年度檔案統(tǒng)計報表全面反映公司年度檔案管理各項工作的統(tǒng)計情況，包括檔案數(shù)量、整理情況、利用情況、保管情況等。2.季度檔案統(tǒng)計報表對季度內檔案管理工作的階段性成果進行統(tǒng)計匯報，重點突出檔案數(shù)量變化、利用動態(tài)等情況。3.月度檔案利用情況報表及時反映月度內檔案查閱、借閱、復制等利用活動的詳細信息，為檔案利用服務工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）報表格式檔案統(tǒng)計報表應采用統(tǒng)一規(guī)范的格式，包括報表名稱、編號、填報單位、填報日期、報表內容、審核人、填報人等要素。報表內容應根據(jù)統(tǒng)計范圍和內容設計，確保能夠清晰、準確地反映檔案管理相關數(shù)據(jù)。（三）報表報送要求1.各部門兼職檔案統(tǒng)計人員應按照規(guī)定的時間和格式要求，將本部門檔案統(tǒng)計報表報送至檔案管理部門。2.檔案管理部門專職統(tǒng)計人員在收到各部門報表后，應及時進行匯總、審核，編制公司整體檔案統(tǒng)計報表，并按時報送公司領導和上級主管部門。3.報表報送應采用紙質報表和電子報表兩種形式，紙質報表需加蓋填報單位公章，電子報表應確保數(shù)據(jù)準確無誤，格式符合要求。（四）報表存檔檔案統(tǒng)計報表編制完成后，應及時進行存檔。存檔期限按照公司檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。存檔的報表應分類整理，建立索引，便于查詢和利用。六、檔案統(tǒng)計資料的管理與利用（一）資料管理1.檔案統(tǒng)計人員應妥善保管檔案統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計臺賬、報表、分析報告、調查資料等。2.統(tǒng)計資料應按照類別、時間順序進行整理歸檔，并建立電子備份，確保資料的安全性和完整性。3.對涉及公司機密的統(tǒng)計資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱和使用范圍。（二）資料利用1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料時，應填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.檔案統(tǒng)計資料可用于公司檔案管理工作的總結、分析、評估，為制定檔案管理政策、規(guī)劃和改進措施提供依據(jù)。3.對外提供檔案統(tǒng)計資料應按照公司相關規(guī)定進行審批，確保資料的提供符合法律法規(guī)和公司利益要求。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門檔案統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性，報表報送的完整性、規(guī)范性等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案統(tǒng)計工作考核評價機制，對各部門兼職檔案統(tǒng)計人員和檔案管理部門專職統(tǒng)計人員的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括統(tǒng)計工作完成情況、數(shù)據(jù)質量、報表報送及時性、工作創(chuàng)新等方面，根據(jù)考核結果進行獎懲。3.對在檔案統(tǒng)計工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對工作不力、違反統(tǒng)