PAGE突發(fā)事件檔案征集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司突發(fā)事件檔案的征集工作，確保突發(fā)事件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮突發(fā)事件檔案在公司應(yīng)急管理、決策支持、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)各類(lèi)突發(fā)事件檔案的征集工作，包括但不限于自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案征集工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證征集到的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映突發(fā)事件的全過(guò)程。3.及時(shí)有效原則：在突發(fā)事件發(fā)生后，及時(shí)開(kāi)展檔案征集工作，確保檔案信息的時(shí)效性。4.集中統(tǒng)一原則：公司各類(lèi)突發(fā)事件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，便于查閱和利用。二、征集內(nèi)容（一）事件基本信息1.事件名稱(chēng)：準(zhǔn)確記錄突發(fā)事件的具體名稱(chēng)。2.發(fā)生時(shí)間：詳細(xì)記錄事件發(fā)生的年、月、日、時(shí)、分。3.發(fā)生地點(diǎn)：明確事件發(fā)生的具體地理位置，包括省、市、縣、鄉(xiāng)、村及具體場(chǎng)所。4.事件類(lèi)型：按照自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件等類(lèi)別進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)。（二）事件經(jīng)過(guò)1.事件起因：詳細(xì)描述引發(fā)突發(fā)事件的原因，包括自然因素、人為因素、技術(shù)故障等。2.發(fā)展過(guò)程：記錄事件從發(fā)生到發(fā)展的各個(gè)階段，包括事件的蔓延、變化情況，以及造成的影響范圍和程度。3.應(yīng)急處置措施：全面收集公司在突發(fā)事件發(fā)生后采取的各項(xiàng)應(yīng)急處置措施，包括指揮協(xié)調(diào)、救援行動(dòng)、疏散撤離、醫(yī)療救治、物資保障等方面的具體情況。（三）事件影響1.人員傷亡情況：統(tǒng)計(jì)事件造成的人員傷亡數(shù)量，包括死亡、受傷人數(shù)，并區(qū)分不同的傷亡程度。2.財(cái)產(chǎn)損失情況：詳細(xì)核算事件導(dǎo)致的直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失，包括固定資產(chǎn)損失、流動(dòng)資產(chǎn)損失、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)損失等。3.社會(huì)影響：評(píng)估事件對(duì)社會(huì)秩序、公眾心理、周邊環(huán)境等方面產(chǎn)生的影響，如是否引發(fā)社會(huì)恐慌、造成交通擁堵、對(duì)周邊居民生活造成不便等。（四）相關(guān)文件資料1.應(yīng)急預(yù)案：公司針對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件制定的應(yīng)急預(yù)案，包括總體預(yù)案、專(zhuān)項(xiàng)預(yù)案和現(xiàn)場(chǎng)處置方案等。2.應(yīng)急指揮文件：在突發(fā)事件應(yīng)急處置過(guò)程中形成的指揮調(diào)度文件，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作指令等。3.救援行動(dòng)記錄：救援隊(duì)伍的行動(dòng)記錄，包括救援人員的出勤情況、救援任務(wù)執(zhí)行情況、救援過(guò)程中的重要決策等。4.物資調(diào)配記錄：記錄應(yīng)急物資的調(diào)配情況，包括物資的種類(lèi)、數(shù)量、來(lái)源、去向等。5.醫(yī)療救治記錄：醫(yī)院對(duì)受傷人員的救治記錄，包括診斷證明、治療方案、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。6.現(xiàn)場(chǎng)照片和視頻：拍攝的突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)照片和視頻資料，能夠直觀反映事件發(fā)生時(shí)的場(chǎng)景、受損情況和應(yīng)急處置過(guò)程。7.新聞報(bào)道和媒體資料：收集的關(guān)于該突發(fā)事件的新聞報(bào)道、媒體評(píng)論、網(wǎng)絡(luò)輿情等資料，了解社會(huì)各界對(duì)事件的關(guān)注和反應(yīng)。（五）經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)1.事件處置經(jīng)驗(yàn)：總結(jié)在突發(fā)事件應(yīng)急處置過(guò)程中采取的有效措施和取得的成功經(jīng)驗(yàn)，為今后應(yīng)對(duì)類(lèi)似事件提供參考。2.存在問(wèn)題分析：深入分析事件處置過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足之處，如應(yīng)急響應(yīng)速度不夠快、救援力量不足、物資保障不及時(shí)等。3.改進(jìn)措施建議：針對(duì)存在的問(wèn)題，提出具體的改進(jìn)措施和建議，完善公司的應(yīng)急管理體系。三、征集渠道與方式（一）內(nèi)部渠道1.應(yīng)急處置部門(mén)：公司各應(yīng)急處置部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在突發(fā)事件應(yīng)急處置過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料，并及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)。2.相關(guān)人員：參與突發(fā)事件應(yīng)急處置的工作人員，如救援人員、醫(yī)護(hù)人員、物資保障人員等，應(yīng)主動(dòng)向檔案管理部門(mén)提供個(gè)人在事件中形成的與工作相關(guān)的檔案資料。（二）外部渠道1.政府部門(mén)：收集政府相關(guān)部門(mén)在突發(fā)事件應(yīng)急處置過(guò)程中形成的與公司有關(guān)的檔案資料，如政府部門(mén)的通報(bào)、指令、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。2.合作單位：與公司在突發(fā)事件應(yīng)急處置中有合作關(guān)系的單位，如救援隊(duì)伍、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、物資供應(yīng)商等，收集他們提供的與事件相關(guān)的檔案資料，如救援報(bào)告、醫(yī)療救治記錄、物資供應(yīng)清單等。3.媒體機(jī)構(gòu)：關(guān)注媒體對(duì)突發(fā)事件的報(bào)道，收集相關(guān)的新聞報(bào)道、視頻資料、媒體評(píng)論等，了解社會(huì)輿論對(duì)事件的反映。（三）征集方式1.主動(dòng)收集：檔案管理部門(mén)定期主動(dòng)向各應(yīng)急處置部門(mén)和相關(guān)人員了解突發(fā)事件檔案資料的形成情況，及時(shí)進(jìn)行收集整理。2.定向征集：針對(duì)特定的突發(fā)事件或某類(lèi)檔案資料，向相關(guān)部門(mén)和人員發(fā)出征集通知，要求其按照規(guī)定的內(nèi)容和格式提供檔案資料。3.現(xiàn)場(chǎng)收集：在突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)或應(yīng)急處置工作結(jié)束后，檔案管理部門(mén)及時(shí)趕赴現(xiàn)場(chǎng)，直接收集相關(guān)的檔案資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。4.網(wǎng)絡(luò)征集：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、社交媒體等渠道，發(fā)布突發(fā)事件檔案征集信息，鼓勵(lì)員工和社會(huì)公眾提供與事件相關(guān)的線(xiàn)索和檔案資料。四、征集流程（一）征集準(zhǔn)備1.制定征集計(jì)劃：檔案管理部門(mén)根據(jù)公司突發(fā)事件的特點(diǎn)和檔案管理工作的需要，制定年度突發(fā)事件檔案征集計(jì)劃，明確征集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間安排和工作要求等。2.組建征集小組：成立由檔案管理部門(mén)人員、應(yīng)急管理部門(mén)人員和相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成的征集小組，負(fù)責(zé)具體的檔案征集工作。3.培訓(xùn)征集人員：對(duì)征集小組人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉突發(fā)事件檔案征集的內(nèi)容、方法和流程，掌握檔案收集、整理、保管等方面的基本知識(shí)和技能。（二）征集實(shí)施1.發(fā)布征集通知：通過(guò)公司內(nèi)部文件、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、工作群等渠道，向各部門(mén)和相關(guān)人員發(fā)布突發(fā)事件檔案征集通知，明確征集的目的、范圍、內(nèi)容、時(shí)間要求和聯(lián)系方式等。2.收集檔案資料：征集小組按照征集通知的要求，通過(guò)主動(dòng)收集、定向征集、現(xiàn)場(chǎng)收集、網(wǎng)絡(luò)征集等方式，廣泛收集各類(lèi)突發(fā)事件檔案資料。在收集過(guò)程中，要注意與提供者溝通交流，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。3.初步整理：對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照事件類(lèi)別、時(shí)間順序、資料類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，對(duì)不完整的資料進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）審核鑒定1.真實(shí)性審核：對(duì)征集到的檔案資料進(jìn)行真實(shí)性審核，核實(shí)資料的來(lái)源、內(nèi)容是否真實(shí)可靠，有無(wú)偽造、篡改等情況。2.完整性審核：審核檔案資料是否完整，是否涵蓋了突發(fā)事件的各個(gè)方面，有無(wú)重要信息缺失。3.價(jià)值鑒定：根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和對(duì)公司應(yīng)急管理工作的作用，對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。（四）整理歸檔1.分類(lèi)編號(hào)：按照檔案管理的要求，對(duì)審核鑒定后的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立檔案目錄。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，形成規(guī)范的檔案案卷。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查閱和利用。4.上架入庫(kù)：將整理好的檔案案卷上架入庫(kù)，按照檔案保管期限和密級(jí)進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案的安全保管。五、管理與利用（一）檔案保管1.保管環(huán)境：為突發(fā)事件檔案提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案庫(kù)房的溫度、濕度、光照等條件符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期檢查：定期對(duì)突發(fā)事件檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，有無(wú)破損、霉變、褪色等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。3.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的突發(fā)事件檔案，采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用1.利用范圍：公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱突發(fā)事件檔案。涉及對(duì)外提供檔案資料的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：提供檔案查閱服務(wù)，為利用者提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便其查閱檔案資料。根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件、電子文檔等。3.利用登記：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者的姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等信息，確保檔案利用的規(guī)范有序。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)突發(fā)事件檔案征集工作進(jìn)行檢查，查看檔案征集計(jì)劃的執(zhí)行情況、檔案資料的收集整理情況、檔案保管和利用情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)突發(fā)事件檔案征集工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入了解檔案征集工作的實(shí)際情況，提出改進(jìn)措施和建議。3.社會(huì)監(jiān)督：鼓勵(lì)員工和社會(huì)公眾對(duì)突發(fā)事件檔案征集工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)反映，公司將認(rèn)真核實(shí)并處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)：建立突發(fā)事件檔案征集工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括檔案征集的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，檔案管理的規(guī)范性、安全性，檔案利用的服務(wù)質(zhì)量等方面的指標(biāo)。2.考核方式：采取定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)各部門(mén)突發(fā)事件檔案征集工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。定期考核每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工