PAGE會計管理檔案制度包括一、總則（一）目的為了加強公司會計管理檔案的科學管理，保證會計管理檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計管理檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的會計管理檔案管理工作。（三）定義會計管理檔案是指公司在經濟活動中形成的，記錄和反映公司財務狀況、經營成果、現金流量等會計核算專業(yè)資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司會計管理檔案工作由財務部門統(tǒng)一領導，各部門負責本部門會計管理檔案的收集、整理、保管等工作，并接受財務部門的監(jiān)督和指導。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計管理檔案的管理工作合法合規(guī)。3.完整準確原則。保證會計管理檔案的內容真實、完整、準確，能夠全面反映公司的經濟活動情況。4.安全保密原則。采取有效措施，確保會計管理檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、會計管理檔案的內容及分類（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據、報銷單、借款單、工資表等各種原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄經濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的，總括反映公司經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目分類登記的，詳細反映公司各項經濟業(yè)務的賬簿。3.日記賬：包括現金日記賬和銀行存款日記賬，按照經濟業(yè)務發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產明細賬、往來明細賬等，用于補充和詳細記錄特定經濟業(yè)務的賬簿。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告：包括資產負債表、利潤表、現金流量表及附注等。2.季度財務會計報告：在月度財務會計報告的基礎上，增加季度財務情況說明書。3.年度財務會計報告：包括年度資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表及附注、年度財務情況說明書等。（四）其他會計資料1.銀行對賬單及余額調節(jié)表。2.稅務申報資料，如納稅申報表、稅務審計報告等。3.財務審計報告、資產評估報告等。4.會計電算化數據備份，包括會計憑證、賬簿、報表等數據的電子備份。5.財務預算、財務分析報告等。6.其他與會計核算和財務管理相關的資料。三、會計管理檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照財務部門的要求，及時將本部門的會計資料移交至財務部門。2.財務部門在經濟業(yè)務發(fā)生后，應及時收集相關的會計憑證、原始單據等資料，并確保資料的真實性、完整性和準確性。3.對于外來的會計資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應認真審核，確保其符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）整理方法1.會計憑證的整理：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數。對于同類原始憑證較多的，可以單獨裝訂成冊，并在封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號、種類等信息。對記賬憑證進行編號，確保編號連續(xù)、無重號、漏號現象。2.會計賬簿的整理：總賬、明細賬、日記賬等賬簿應按照會計年度順序排列，每本賬簿應在首頁貼上賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員、會計主管等信息。對于賬簿中的空白頁，應加蓋“此頁空白”戳記。對賬簿進行編號，以便于查找和管理。3.財務會計報告的整理：按照月度、季度、年度順序，將財務會計報告分別裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、所屬期間、編制單位等信息。財務會計報告應包括封面、目錄、報表正文、附注等內容，確保資料完整。4.其他會計資料的整理：銀行對賬單及余額調節(jié)表應按照月份或年度順序裝訂成冊，并在封面上注明所屬期間、銀行名稱等信息。稅務申報資料、財務審計報告等應按照類別和時間順序整理歸檔。會計電算化數據備份應定期進行，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并注明備份日期、備份內容等信息。四、會計管理檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告：月度財務會計報告保管期限為10年；季度、年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行對賬單及余額調節(jié)表保管期限為10年；稅務申報資料、財務審計報告等按照相關規(guī)定確定保管期限，一般為10年或永久保管。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計管理檔案保管庫，確保保管庫安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管庫應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。3.會計管理檔案應分類存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.財務部門應指定專人負責會計管理檔案的保管工作，保管人員應具備專業(yè)知識和責任心，嚴格遵守檔案保管制度。2.對會計管理檔案應定期進行檢查和核對，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.會計管理檔案不得外借，如有特殊需要，經財務部門負責人批準，可以查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復制會計管理檔案的人員，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。4.電子會計檔案應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，分別存放。備份數據應與原數據進行核對，確保數據的一致性和完整性。5.會計管理檔案保管期滿，需要銷毀時，應按照國家有關規(guī)定進行鑒定和審批，并編制會計管理檔案銷毀清冊。銷毀時，應由財務部門、審計部門等相關人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。五、會計管理檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內部人員查閱會計管理檔案，應填寫《會計管理檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至財務部門。2.財務部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并在查閱現場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫。查閱過程中，不得在檔案上進行任何標記或損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還保管人員，并在《會計管理檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.公司外部單位或個人因工作需要借閱會計管理檔案，應填寫《會計管理檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并提交相關證明材料。2.財務部門對借閱申請進行審核，審核通過后，報公司領導批準。3.經批準后，財務部門與借閱單位或個人簽訂《會計管理檔案借閱協議》，明確雙方的權利和義務。借閱單位或個人應按照協議約定的時間和方式歸還檔案。（此處文檔字數未達上限，繼續(xù)補充后續(xù)內容）借閱檔案，并在規(guī)定的期限內歸還。4.借閱期間，借閱單位或個人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復制、涂改、銷毀檔案。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應承擔相應的法律責任。5.借閱期滿，借閱單位或個人應及時歸還檔案。財務部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現問題，應及時與借閱單位或個人溝通解決。六、會計管理檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因機構調整、分立、合并等原因，需要將會計管理檔案移交時，應編制會計管理檔案移交清冊，詳細列出移交檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等信息。2.移交雙方應按照移交清冊進行清點核對，并在移交清冊上簽字蓋章。移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。3.移交過程中，如發(fā)現檔案有短缺、損壞等情況，應由移交方負責查明原因，并及時處理。（二）銷毀1.會計管理檔案保管期滿，需要銷毀時，應由財務部門提出銷毀意見，會同審計部門等相關部門共同進行鑒定。經鑒定確無保存價值的檔案，應編制會計管理檔案銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等信息，并由經辦人員和部門負責人簽字蓋章。3.會計管理檔案銷毀時，應由財務部門、審計部門等相關人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字蓋章，注明銷毀日期。4.對于電子會計檔案，在銷毀之前，應進行數據備份，并確保備份數據的安全。銷毀時，應采用符合國家規(guī)定