PAGE檔案實(shí)體安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案實(shí)體安全保密管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，防止檔案信息泄露，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案實(shí)體管理過(guò)程中的安全保密工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案實(shí)體安全保密工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全保密意識(shí)，建立健全各項(xiàng)防范措施，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和密級(jí)，實(shí)行分級(jí)分類管理，確保重點(diǎn)檔案的安全。4.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案實(shí)體安全保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全保密工作。二、檔案實(shí)體的保護(hù)（一）檔案庫(kù)房管理1.選址與建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。庫(kù)房建筑應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)防火規(guī)范的要求，具備良好的密封性和隔熱性。2.安全設(shè)施配備庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如滅火器、防盜報(bào)警裝置、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等。安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度，并做好記錄。3.庫(kù)房環(huán)境維護(hù)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔衛(wèi)生。按照規(guī)定的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，適時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。（二）檔案裝具管理1.檔案架（柜）選擇選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案架（柜），確保其質(zhì)量可靠、結(jié)構(gòu)牢固。檔案架（柜）應(yīng)便于檔案的存放、查找和搬運(yùn)，具有良好的通風(fēng)性能。2.裝具標(biāo)識(shí)在檔案架（柜）上標(biāo)明存放檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找和管理。3.裝具維護(hù)定期對(duì)檔案架（柜）進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)或更換損壞的部件。保持檔案架（柜）的清潔，防止灰塵、污垢等對(duì)檔案造成損害。（三）檔案包裝與保護(hù)1.檔案裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案整齊、牢固。采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，如線繩、縫紉機(jī)等，避免使用金屬裝訂物。2.檔案裝盒將裝訂好的檔案裝入專用檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、盒號(hào)等信息。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量好、無(wú)酸、無(wú)腐蝕的材料，以保護(hù)檔案紙張不受損害。3.特殊載體檔案保護(hù)對(duì)電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。照片檔案應(yīng)進(jìn)行沖印、裱糊等處理，并裝入專用相冊(cè)或檔案盒。錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行播放檢查，確保檔案內(nèi)容的完整性。三、檔案實(shí)體的借閱與利用（一）借閱審批1.借閱申請(qǐng)凡因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、類別、年度、保管期限、借閱目的等信息。借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，辦理檔案借閱手續(xù)。（二）借閱登記1.借閱登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的編號(hào)、名稱、類別、年度、保管期限、借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、部門等信息。借閱登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱歸還1.歸還檢查借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案的完整、無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。2.歸還登記檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期。（四）檔案利用管理1.利用范圍檔案利用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司內(nèi)部，用于工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等合法目的。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將檔案提供給外部單位或個(gè)人使用。2.利用方式檔案利用可采用查閱、借閱、復(fù)制等方式。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。3.利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定的范圍和方式。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)予以制止，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案實(shí)體的銷毀（一）銷毀鑒定1.鑒定小組組成成立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否達(dá)到銷毀條件。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。對(duì)已超過(guò)保管期限、確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可列入銷毀范圍。對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保存。（二）銷毀審批1.銷毀申請(qǐng)檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。銷毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后下達(dá)《檔案銷毀通知書》。（三）銷毀實(shí)施1.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。2.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立《檔案銷毀記錄簿》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀記錄應(yīng)做到真實(shí)、完整，并存檔備查。（四）監(jiān)銷制度1.監(jiān)銷人員職責(zé)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案銷毀過(guò)程的安全、規(guī)范。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄簿上簽字確認(rèn)，證明檔案已被銷毀。2.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定的程序和要求。五、檔案實(shí)體安全保密的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)1.成立監(jiān)督檢查小組公司成立檔案實(shí)體安全保密監(jiān)督檢查小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門相關(guān)人員為成員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案實(shí)體安全保密工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.職責(zé)分工組長(zhǎng)負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案實(shí)體安全保密監(jiān)督檢查工作，協(xié)調(diào)解決監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題。副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織實(shí)施監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，撰寫監(jiān)督檢查報(bào)告。成員負(fù)責(zé)按照監(jiān)督檢查計(jì)劃，對(duì)本部門及相關(guān)部門的檔案實(shí)體安全保密工作進(jìn)行檢查，并及時(shí)反饋檢查情況。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案庫(kù)房管理檢查檔案庫(kù)房的安全設(shè)施配備情況，如滅火器、防盜報(bào)警裝置、除濕機(jī)等是否正常運(yùn)行。檢查庫(kù)房的溫濕度是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)房環(huán)境是否整潔衛(wèi)生。檢查檔案架（柜）是否完好，標(biāo)識(shí)是否清晰。2.檔案裝具管理檢查檔案裝具的質(zhì)量是否符合要求，是否便于檔案的存放和查找。檢查檔案裝具的維護(hù)情況，是否及時(shí)修復(fù)或更換損壞的部件。3.檔案包裝與保護(hù)檢查檔案的裝訂、裝盒情況，是否符合檔案保護(hù)要求。檢查特殊載體檔案的保護(hù)措施是否落實(shí)到位，如電子檔案的備份、照片檔案的沖印裱糊等。4.檔案借閱與利用管理檢查檔案借閱審批手續(xù)是否齊全，借閱登記是否及時(shí)、準(zhǔn)確。檢查檔案利用是否符合規(guī)定的范圍和方式，是否存在違規(guī)提供檔案給外部單位或個(gè)人使用的情況。5.檔案銷毀管理檢查檔案銷毀鑒定工作是否規(guī)范，鑒定小組的組成是否符合要求。檢查檔案銷毀審批手續(xù)是否齊全，銷毀實(shí)施過(guò)程是否安全、規(guī)范。檢查檔案銷毀記錄是否完整，監(jiān)銷制度是否落實(shí)到位。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案實(shí)體安全保密檢查，對(duì)公司各部門的檔案實(shí)體安全保密工作進(jìn)行系統(tǒng)檢查。2.不定期抽查監(jiān)督檢查小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的檔案實(shí)體安全保密工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案實(shí)體安全保密工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，組織開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，采取有效措施加以整改。（四）問(wèn)題整改1.問(wèn)題反饋監(jiān)督檢查小組在檢查結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門反饋檢查情況，指出存在的問(wèn)題，并提出整改意見(jiàn)。2.整改措施制定被檢查部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查小組反饋的問(wèn)題，制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。3.整改落實(shí)被檢查部門應(yīng)按照整改措施認(rèn)真組織整改，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查小組提交整改報(bào)告。4.跟蹤復(fù)查監(jiān)督檢查小組應(yīng)對(duì)被檢查部門的整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保整改工作取得實(shí)效。對(duì)整改不力的部門，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。六、檔案實(shí)體安全保密的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.直接責(zé)任因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案實(shí)體安全事故發(fā)生的人員，應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任。直接責(zé)任人員包括檔案管理人員、借閱人員、利用人員等。2.領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門檔案實(shí)體安全保密工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。因管理不善、監(jiān)督不力導(dǎo)致檔案實(shí)體安全事故發(fā)生的，應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司檔案實(shí)體安全保密工作負(fù)有全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。因決策失誤、指揮不當(dāng)導(dǎo)致檔案實(shí)體安全事故發(fā)生的，應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育對(duì)違反檔案實(shí)體安全保密制度情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。2.警告處分對(duì)違反檔案實(shí)體安全保密制度情節(jié)較重的人員，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.罰款對(duì)因違反檔案實(shí)體安全保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的人員，根據(jù)損失情況給予相應(yīng)的罰款。4.解除勞動(dòng)合同對(duì)違反檔案實(shí)體安全保密制度情節(jié)嚴(yán)重、給公司造成重大損失或不良影響的人員，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.調(diào)查取證：由公司檔案管理部門或相關(guān)部門對(duì)檔案實(shí)體安全事故進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，查明事故原因和責(zé)任人員。2.提