PAGE檔案管理制度介紹一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的科學管理，提高檔案利用效率，有效保護和利用檔案資源，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案的收集、整理、歸檔應全面、完整，涵蓋公司/組織工作的各個方面。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.檔案的收集、整理、歸檔：負責收集、整理、歸檔公司/組織各部門及員工在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.檔案的保管和維護：負責檔案的保管和維護工作，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。4.檔案的查閱和利用：負責檔案的查閱和利用工作，為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱服務。嚴格按照檔案查閱規(guī)定，辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.檔案的鑒定和銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.檔案信息化建設：推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。7.培訓與指導：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行培訓和指導，提高檔案管理水平。（三）各部門檔案管理職責1.指定專人負責檔案管理：各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保檔案的真實、完整和安全。2.配合檔案管理部門工作：各部門應積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求，及時移交應歸檔的檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。3.遵守檔案管理制度：各部門應教育本部門員工遵守公司/組織的檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉借他人。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷、財務管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質量管理、技術研發(fā)等各類業(yè)務檔案。3.項目管理類：包括公司/組織承擔的各類項目的立項、可行性研究、設計、施工、驗收等全過程的檔案。4.合同協(xié)議類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。5.財務審計類：包括公司/組織的財務報表、審計報告、稅務資料等檔案。6.聲像檔案類：包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實物檔案類：包括公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用分類號+流水號的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：編號為XZGL+流水號，如XZGL001。2.業(yè)務管理類：根據(jù)不同業(yè)務類別，分別設定編號前綴，如市場營銷類編號為SYSC+流水號，財務管理類編號為CWGL+流水號等。3.項目管理類：編號為XMGL+項目編號+流水號，如XMGL00101+流水號。4.合同協(xié)議類：編號為HTXY+合同協(xié)議編號+流水號，如HTXY001+流水號。5.財務審計類：編號為CWSJ+流水號，如CWSJ001。6.聲像檔案類：編號為SXDA+流水號，如SXDA001。7.實物檔案類：編號為SWDA+流水號，如SWDA001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.明確收集范圍：檔案管理部門應根據(jù)檔案分類，明確各類檔案的收集范圍，并及時向各部門發(fā)布。各部門應按照收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.定期收集：各部門應定期將本部門的檔案移交檔案管理部門，一般每季度移交一次。對于重要緊急的檔案，應及時移交。3.主動收集：檔案管理部門應主動關注公司/組織各項工作的開展情況，及時收集相關檔案。對于涉及多個部門的檔案，應協(xié)調(diào)各部門共同收集。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。將同一類別的檔案按照時間順序、重要程度等進行排列。2.編號裝訂：對整理好的檔案進行編號，并按照編號順序進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于查閱和保管。3.編制目錄：為每一份檔案編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.建立電子檔案：對整理好的檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行存儲和管理。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.歸檔要求：檔案整理完畢后，應及時歸檔。歸檔的檔案應符合完整、準確、系統(tǒng)的要求，能夠真實反映公司/組織各項工作的實際情況。2.歸檔程序：檔案管理人員按照檔案分類和編號規(guī)則，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。將檔案盒存放在檔案庫房的相應位置，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進行登記。（二）檔案保管1.保管場所：公司/組織應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.保管設備：檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。4.檔案定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每半年檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。5.檔案的修復與復制：對破損、褪色的檔案，應及時進行修復和復制。修復和復制的檔案應與原件內(nèi)容一致，并注明修復和復制情況。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案的，還應經(jīng)公司/組織分管領導批準。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個人查閱公司/組織檔案的，應持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司/組織分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案的，還應經(jīng)公司/組織主要領導批準。（二）查閱程序1.申請：查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。申請表應經(jīng)所在部門負責人或相關領導批準。2.登記：檔案管理人員對查閱申請表進行審核，審核通過后，在檔案管理信息系統(tǒng)中進行登記，并為查閱人提供查閱服務。3.查閱：查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱時應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.保密限制：對涉及公司/組織機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司/組織批準，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案信息。2.商業(yè)限制：對涉及公司/組織商業(yè)秘密的檔案，查閱人應按照公司/組織的相關規(guī)定使用，不得用于商業(yè)目的或泄露給競爭對手。3.法律限制：檔案的查閱和利用應遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應包括檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對到期檔案進行初步審查，提出檔案的存毀意見。2.小組審議：檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的存毀意見進行審議，形成鑒定報告。3.領導審批：鑒定報告經(jīng)公司/組織分管領導審批后，確定檔案的銷毀范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)領導審批意見，編制檔案銷毀清單。銷毀清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀：銷毀清單經(jīng)公司/組織主要領導批準后，進行檔案銷毀。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應指定專人監(jiān)銷。監(jiān)銷人應認真核對銷毀清單，確保銷毀的檔案與清單