PAGE郵政檔案業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強郵政檔案業(yè)務(wù)管理，確保郵政檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在郵政生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]及所屬各部門、分支機構(gòu)在郵政檔案的形成、收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則郵政檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌管理工作，各部門、分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，不得擅自分散保存檔案。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映郵政業(yè)務(wù)活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。在檔案形成過程中，相關(guān)人員應(yīng)如實記錄業(yè)務(wù)活動的各項內(nèi)容，確保檔案原始資料的真實性。3.完整性原則全面收集郵政業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。涵蓋郵政通信生產(chǎn)、經(jīng)營管理、基本建設(shè)、科研技術(shù)、教育培訓(xùn)等各個方面的檔案資料，不得遺漏重要信息。4.系統(tǒng)性原則按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。便于檔案的查找、利用和管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全。實體安全方面，要做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作；信息安全方面，要加強檔案數(shù)字化管理過程中的信息保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司/組織的檔案管理工作。2.制定和完善郵政檔案業(yè)務(wù)管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實施。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等具體業(yè)務(wù)工作。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。5.推進檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和在線利用。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉郵政業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負(fù)責(zé)本部門或分支機構(gòu)檔案的日常收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的移交、鑒定、統(tǒng)計等工作，按照檔案管理部門的要求提供檔案利用服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，防止檔案丟失、損壞和泄露。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案。2.明確本部門檔案管理的責(zé)任人，指導(dǎo)和督促本部門員工做好檔案的形成和積累工作，確保檔案質(zhì)量。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，參與檔案的鑒定、編研和利用等工作，為檔案管理工作提供業(yè)務(wù)支持和信息反饋。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.郵政業(yè)務(wù)活動中的各類文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求形成，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）收集范圍1.郵政通信生產(chǎn)類檔案包括郵件收寄、分揀封發(fā)、運輸、投遞等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)單據(jù)、清單、記錄、報表等。如郵件詳情單、包裹詳情單、分揀封發(fā)清單、運輸交接單、投遞記錄等。2.經(jīng)營管理類檔案涵蓋市場營銷、客戶服務(wù)、財務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等方面的文件材料。如市場調(diào)研報告、客戶資料、合同協(xié)議、財務(wù)報表、員工檔案、會議紀(jì)要等。3.基本建設(shè)類檔案有關(guān)郵政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。如項目可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。4.科研技術(shù)類檔案郵政科研項目研究、技術(shù)創(chuàng)新、設(shè)備維護等方面產(chǎn)生的檔案資料。如科研項目申請書、研究報告、技術(shù)方案、設(shè)備技術(shù)資料、維修記錄等。5.教育培訓(xùn)類檔案員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試成績等與教育培訓(xùn)相關(guān)的文件材料。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集本部門形成的檔案，并在次年上半年將上一年度的檔案整理完畢后移交檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[X]個工作日內(nèi)完成收集和初步整理，并及時移交檔案管理部門。（四）收集方式1.檔案管理人員應(yīng)定期到各部門進行檔案收集，指導(dǎo)和督促各部門做好檔案收集工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將本部門形成的檔案及時送交檔案管理人員，或按照檔案管理部門的要求通過檔案管理信息系統(tǒng)進行線上移交。3.對于零散的檔案資料，檔案管理人員可通過現(xiàn)場查閱、借閱等方式進行收集。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.對檔案進行系統(tǒng)化排列和編號，便于查找和統(tǒng)計。（二）分類方法1.年度分類法按照檔案形成的年度進行分類，將每年形成的檔案分為一個類別。如2020年度檔案、2021年度檔案等。2.機構(gòu)分類法根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的機構(gòu)類別。如綜合部檔案、市場部檔案、運營部檔案等。3.問題分類法按照檔案反映問題的性質(zhì)進行分類，如郵政業(yè)務(wù)類、經(jīng)營管理類、基本建設(shè)類等。（三）整理步驟1.裝訂對紙張破損、大小不一的文件材料進行修補和折疊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號在每份文件的右上角或右下角編寫頁號，以便統(tǒng)計和查找。頁號應(yīng)連續(xù)編寫，不得遺漏或重復(fù)。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、備注等項目。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，簡潔明了。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔號、年度、保管期限、機構(gòu)名稱等。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合郵政業(yè)務(wù)特點和實際工作需要，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、重點突出、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對郵政業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)營決策、歷史研究等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。如公司章程、重大改革方案、重要會議紀(jì)要、歷史統(tǒng)計資料等。2.定期保管分為[X]年和[X]年兩種期限。保管[X]年的檔案：在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。如一般性的業(yè)務(wù)文件、短期的經(jīng)營報表、階段性的培訓(xùn)資料等。保管[X]年的檔案：相對重要且需要保存較長時間的檔案。如重要合同協(xié)議、中期的財務(wù)資料、重要項目的過程記錄等。（三）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出鑒定意見，并填寫檔案鑒定表。3.鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可組織實地查看或召開鑒定會議，對檔案的保存價值進行集體討論和評估。4.根據(jù)鑒定小組的審核意見，確定檔案的存毀，并編制檔案銷毀清冊。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案上架1.按照檔案的類別、年度、保管期限等順序進行上架排列，確保檔案存放有序，便于查找。2.在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，確保電子檔案的安全和完整。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，查看檔案的保管狀況，如有無破損、霉變、蟲蛀等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。2.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、安全、合法的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織的各項工作提供有效服務(wù)。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用手續(xù)，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案機密。3.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，用于業(yè)務(wù)參考、決策支持、項目研究等。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、合作需要等，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.個人因歷史研究、權(quán)益維護等正當(dāng)理由，經(jīng)公司/組織審核同意后查閱、借閱本人相關(guān)檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部利用利用部門填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號、利用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將申請表提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容查找檔案，并進行登記。檔案管理人員按照規(guī)定的時間和地點提供檔案供利用人員查閱或借閱，利用人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。利用完畢后，利用人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.外部利用外部單位提出檔案利用申請，應(yīng)提交單位介紹信、利用目的說明等相關(guān)材料，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)審核意見，按照內(nèi)部利用程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并對利用過程進行全程監(jiān)督。利用完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時收回檔案，并對利用情況進行記錄和總結(jié)。3.個人利用個人提出檔案利用申請，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，說明利用目的和檔案內(nèi)容范圍。檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的，按照內(nèi)部利用程序辦理查閱、借閱手續(xù)。個人利用檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出指定場所。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要確需復(fù)制檔案的，利用人員應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，按照檔案保密規(guī)定進行復(fù)制操作。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有同等效力，利用人員應(yīng)妥善保管復(fù)制件，不得擅自傳播或用于其他非規(guī)定用途。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案及時移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.對于撤銷、合并的部門，其檔案應(yīng)按照規(guī)定及時移交檔案管理部門進行集中管理。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，如去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實現(xiàn)檔案基本信息的錄入、修改、刪除等功能，對檔案的形成、收集、整理、保管、利用等全過程進行記錄和管理。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔號、題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.利用管理記錄檔案利用申請、審批、查閱、借閱、歸還等流程，對利用情況進行統(tǒng)計和分析，實現(xiàn)檔案利用的規(guī)范化管理。4.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。同時，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲